Det betyder, at alle udgifter til indkøb af varer, ydelser, rejser mv., udført i første kvartal skal godkendes inden. Dog skal udgifter vedrørende igangværende eller fremtidige rejser først afregnes og bogføres efter hjemkomst.

Herudover skal timesedler, omposteringer, interne og eksterne fakturaer vedrørende første kvartal også være endeligt godkendt for at komme med i regnskabet.

Se de eksakte afleveringsfrister her

Vær opmærksom på:

• Rejseafregninger og udlæg: Rejser, kreditkortkøb og kontantudlæg foretaget i første kvartal 2026 eller tidligere skal afregnes i Expense eller eForms (for eksterne) og godkendes inden fristen. Fremtidige rejser afregnes dog først, når de er foretaget.
• Varemodtagelse: Husk at varemodtage leverede varer og ydelser i DTU Fusion inden fristen, ellers kan fakturaen ikke betales og udgiften ikke bogføres på projektet. For indkøb, der er leveret i første kvartal 2026 eller tidligere, skal varemodtagelsen være dateret i marts måned.
• Ordrer på bagkant skal være udarbejdet og godkendt på de fakturaer, der ikke har en ordre på forkant og som vedrører indkøb, der er leveret i første kvartal 2026 eller tidligere.
• Leverandørfakturaer: Husk at oplyse projekt- og opgavenummer pr. e-mail til AOR-fakturabehandling@dtu.dk for fakturaer, som undtagelsesvist godkendes uden ordre, og hvor varen/ydelsen er modtaget inden den 31. marts 2026. Eventuelle henvendelser fra AOR-fakturabehandling@dtu.dk skal besvares hurtigst muligt.
• Timesedler: Vær opmærksom på særlige frister for lønbilag
• Debitorfakturaer (Billing Portal-fakturaer): Hvis DTU har udført arbejde for kunder i første kvartal 2026 eller tidligere, skal der udstedes Billing Portal-fakturaer til kunderne i periode 03-26.

Kundeoprettelse: Hvis nye kunder skal faktureres for første kvartal, bedes de nødvendige oplysninger indsendes hurtigst muligt og senest onsdag den 1. april.