Vejen til et vellykket arrangement

Træf bevidste valg

Det er i forberedelsesfasen, du skal træffe bevidste valg om dit arrangement – allerede inden du beslutter, hvad programmet skal være. Først skal du forholde dig til mål og rammer for dit arrangement, dernæst til deltagere og til ressourcer. Først derefter kan du – på et bevidst grundlag – træffe beslutning om selve programmet.

Mål og rammer

Målene og rammerne for arrangementet handler grundlæggende om, hvad baggrunden for arrangementet er, og hvilke mål, du vil have opfyldt med afholdelse af arrangementet. Hvad skal resultatet af arrangementet være: Hvad skal der komme ud af dine anstrengelser?

Det skal gerne række ud over arrangementet, så arbejd med langsigtede mål. Der er grænser for, hvor mange målsætninger, du kan have for dit arrangement, så du bør også lave en afgrænsning for, hvad arrangementet skal omfatte.

Endelig må du vurdere, om et fysisk møde er nødvendigt, eller om målet kan nås på andre måder. Kunne det f.eks. være et helt eller delvist virtuelt arrangement?

Deltagere 

 Når du beslutter, hvem der skal deltage i dit arrangement, for at det bliver en succes, skal det hænge sammen med dine mål. Du skal invitere de ”rigtige”, og de skal også helst deltage.

Nogle af deltagerne vil være nøgledeltagere eller beslutningstagere. Andre kan bidrage til resultatet. Nogle deltagere skal måske bidrage med noget konkret under arrangementet, og andre kan have særlige forventninger. Der kan sågar være nogle, som ikke er positive over for dit arrangement.

Ressourcer

Ressourcer handler både om tid, penge, lokaler, teknik og udstyr. Ved ethvert arrangement bør du derfor forholde dig til, hvad ressourcetrækket vil være:

Hvor meget tid skal der bruges på planlægningen af og afviklingen af arrangementet? Og hvor meget tid skal der bruges på opfølgning på arrangementet? Hvilket budget er der til forplejning, underholdning og udgifter til oplægsholdere mv.? Hvilke lokaler skal bruges, og hvad koster de? Og er der brug for teknisk udstyr og mandskab hertil?

Under ressourcer skal du også træffe beslutning om tid og sted: Hvornår skal arrangementet holdes og hvor? Endelig skal du forholde dig til, om der er viden eller information, som deltagerne skal have inden arrangementet.

Byggesten til et vellykket program

Når du har truffet bevidste valg om mål og rammer, deltagere og ressourcer, kan du planlægge programmet for dit arrangement i detaljer. Skal du lykkes med dit arrangement, er det nødvendigt, at du sammensætter programmet på den helt rigtige måde.

Når du sammensætter programmet til dit arrangement, kan du tænke på det som byggesten, som du kan sætte sammen på forskellige måder. Nogle af byggestenene har fokus på den opgave, der skal løses. Andre af byggestenene har fokus på stemningen og de sociale rammer. Afhængig af målet med dit arrangement, skal du bruge forskellige byggesten.

Byggesten med fokus på opgaven er ”råvarerne” og kan være alt fra den indledende præsentation og velkomst til indlæg, debatter og afrundingen i slutningen af arrangementet.

Byggesten med fokus på sociale aktiviteter er ”krydderierne”, der kan medvirke til at skabe en god stemning, og de kan være alt fra pauser og frokost til forskellige involveringsteknikker.

Fysisk eller virtuelt arrangement?

Fysiske arrangementer har mange fordele: Særligt i forhold til det personlige møde, samværsfølelsen og oplevelsen af nærvær og ikke mindst muligheder for at skabe netværk.

Virtuelle arrangementer har andre fordele: De kan potentielt række ud til hele verden og kan have en lang levetid.

Elementer fra virtuelle arrangementer kan også indarbejdes i fysiske arrangementer, så de bliver både fysiske og virtuelle.

Læs mere her om særlige forhold, som du skal være opmærksom på ved virtuelle arrangementer.

APR Stakeholder Management har udarbejdet et afklaringsskema, som du kan bruge til at forberede og planlægge dit arrangement:

Download afklaringsskema til arrangementer (Word-dokument)