Behandling af personoplysninger ved ansættelse

Som led i din ansættelse på DTU, vil DTU behandle en række oplysninger om dig. Efter Databeskyttelsesforordningens[1] artikel 13 og 14 skal DTU give dig en række oplysninger, når DTU modtager oplysninger om dig fra dig eller andre.

DTU behandler de oplysninger, som er relevante for dit ansættelsesforhold. DTU’s hjemmel til at behandle oplysninger om dig er databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra b og e/ Databeskyttelseslovens §12. DTU vil kun i sjældne tilfælde basere behandling af oplysninger på samtykke fra dig.

DTU behandler dine data fortroligt. Alle medarbejdere, som har adgang til dine personoplysninger, har tavshedspligt. De fleste af de oplysninger, som DTU behandler om dig er obligatoriske, idet de er nødvendige i forhold til dit ansættelsesforhold og DTU’s drift.

Typer af oplysninger og formål

Formålet med behandlingen af personoplysninger om dig vil primært være for at håndtere dit ansættelsesforhold, herunder din løn, dine ansættelsesvilkår, din ferie og særlige feriedage, medarbejderudvikling, personalepleje, fratrædelser samt andre forhold, der opstår som led i ansættelsen og/eller er en del af DTU’s arbejdsretlige forpligtelser. Et andet formål er at sikre korrekt opfyldelse af DTU’s forpligtelser i forhold til dig som medarbejder, samt opfylde forpligtelser i henhold til lovgivning og gældende kollektive overenskomster. Dertil er der nødvendige registreringer i DTU’s systemer og lignende som du bruger til løsning af dine arbejdsopgaver.

De oplysninger, som DTU typisk behandler om dig er dit navn, adresse, telefonnummer, foto, fødselsdato, dine nærmeste pårørende, CPR-nr., din løn, dine bankoplysninger, dit sygefravær og andet fravær, helbredsoplysninger, såsom lægeerklæringer, dine faglige kvalifikationer og dine personlige kompetencer. Endvidere kan det være dine eksamensbeviser eller andre oplysninger om dine akademiske grader, udgivelser og tidligere ansættelser. Det kan også være oplysninger om sygdom, referater fra MUS samtaler, din arbejdsindsats og nærmere omkring dit arbejde.  Hvis du har fået påtaler eller advarsler, vil DTU også behandle oplysninger om dette.

DTU behandler oplysninger om din brug af IT, internet og emails med henblik på at sikre, at DTU opfylder sine forpligtelser til behandlingssikkerhed og kan varetage andre legitime interesser i henhold til databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra b, c og e. Endelig behandler DTU andre relevante oplysninger, som er knyttet til din ansættelse på DTU.

DTU vil således indsamle, registrere, opbevare og anvende oplysninger om dig. Det kan være oplysninger, som du selv har givet DTU i forbindelse med din ansættelse eller under din ansættelse. Det kan dog også være oplysninger, som DTU modtager eller indhenter hos andre herunder offentlige myndigheder, når det er nødvendigt eller relevant for din ansættelse på DTU.

DTU vil endvidere behandle oplysninger i forbindelse med dine indkøb for DTU og dine rejser for DTU. Disse oplysninger vil primært blive anvendt i forbindelse DTU’s håndtering af dine indkøb og rejser. Oplysningerne vil i enkelte tilfælde også blive brugt til at undersøge indkøbshistorik og rejsehistorik.

Dine data kan også indgå i statistisk materiale i anonymiseret form og på en sådan måde, at information om enkeltindivider ikke kan udskilles og forbindes med navngivne personer.

Videregivelse af dine oplysninger

Data om dig bliver som udgangspunkt ikke videregivet til tredjemand. DTU vil dog videregive oplysninger om dig i det omfang DTU er forpligtet til det. Dette kan for eksempel være som led i aktindsigt i personalesager og personaleoplysninger i overensstemmelse med gældende regler. Det kan også være videregivelse af oplysninger til andre offentlige myndigheder, som DTU er forpligtet til, herunder Skattestyrelsen, ATP, Politiet, Arbejdsmarkedets Feriefond og Feriekonto, Danmarks Statistik, Økonomistyrelsens Nemkonto, Arbejdsskadestyrelsen mv.

Derudover kan der også ske videregivelse af oplysninger til banker og pensionsselskaber. Det kan endvidere være videregivelse af oplysninger i forbindelse med revision eller lignende, herunder DTU’s eksterne revision. Endelig kan data blive videregivet til DTU’s samarbejdspartnere i forbindelse med udførelsen af trivselsmålinger og andre lignende spørgeskemaundersøgelser.

Dine rettigheder

Du har efter databeskyttelsesforordningen en række rettigheder i forhold til vores behandling af oplysninger om dig. Hvis du vil gøre brug af disse rettigheder, skal du kontakte os.

Ret til indsigt

Du har ret til indsigt i de oplysninger, som DTU behandler om dig. Hvis DTU har registreret forkerte oplysninger har du også ret til, at oplysningerne bliver berigtiget. Derudover har du ret til at gøre indsigelser mod behandlingen, ligesom du i visse tilfælde har ret til at modtage dine personoplysninger i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format samt at få overført disse personoplysninger fra én dataansvarlig til en anden uden hindring.

Hvis DTU undtagelsesvist behandler oplysninger om dig på baggrund af dit samtykke, har du ret til at tilbagekalde dit samtykke.

Ret til sletning

 Du har i visse tilfælde ret til at få slettet oplysninger om dig, inden tidspunktet for DTU’s almindelige generelle sletning indtræffer. Data om dig vil blive slettet eller arkiveret, når der ikke længere er et legitimt og arbejdsrelateret behov for at opbevare dem til opfyldelse af ovennævnte forpligtelser eller opgaver, eller når der i øvrigt ikke længere er hjemmel til at opbevare oplysningerne. Oplysninger overføres løbende til Rigsarkivet efter arkivlovens regler og Statens Arkivers bestemmelser herom.

Dataansvarlig

 DTU har og beholder ansvaret som ”dataansvarlig”, og DTU er derfor den ansvarlige for overholdelse af persondataloven og persondataforordningen.  Den dataansvarlige er derfor Danmarks Tekniske Universitet, Anker Engelunds Vej 1, 2800 Lyngby.

Kontakt

DTU har udpeget en databeskyttelsesrådgiver, som kan kontaktes på dpo@dtu.dk.

Klagemulighed

Du har ret til at indgive klage til Datatilsynet, som er tilsynsmyndighed.

[1] Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) 2016/679 af 27. april 2016 om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger og om fri udveksling af sådanne oplysninger og om ophævelse af direktiv 95/46/EF. Af artikel 14, stk. 1, fremgår det, at den dataansvarlige skal give den registrerede en række oplysninger, når personoplysninger ikke indsamles hos den registrerede.