Arbejds- og flekstid

Retningslinje for teknisk-administrative (TAP) medarbejdere på DTU om flekstid

Denne retningslinje supplerer bestemmelserne om arbejdstid i

• AC overenskomsten
• Fællesoverenskomst mellem Finansministeriet og Offentligt Ansattes Organisationer (Det Statslige Område) med tilhørende organisationsaftaler
• Fællesoverenskomst mellem Finansministeriet og Lærernes Centralorganisation og CO10 - Centralorganisationen af 2010 med tilhørende organisationsaftaler

Formål

Formålet med retningslinjen er at give medarbejderne mulighed for ud fra princippet om selvledelse at kunne planlægge og tilrettelægge arbejdet, så opgaver kan varetages effektivt og forsvarligt.

Samtidig tilgodeses muligheden for at skabe balance mellem arbejds- og privatliv.

Dækningsområde

Retningslinjen omfatter TAP personale på DTU med undtagelse af ledere med personaleansvar.

TAP på DTU omfatter alle ikke-videnskabelige medarbejdere.

Medarbejdere i fleksjob eller løntilskud er ikke omfattet af denne retningslinje, idet arbejdstiden aftales individuelt. Den aftalte tid kan ikke overskrides, og derfor kan der ikke oparbejdes flekstid.

Principper

Arbejdstiden skal altid tilrettelægges således, at opgaverne kan løses, og sådan at der altid er den fornødne bemanding. Det er medarbejderens ansvar at tilrettelægge sin arbejdstid indenfor de grænser, der er fastsat for flekstid på DTU. Det er lederens ansvar, at der er overensstemmelse mellem arbejdstid og arbejdsmængde.

Den gennemsnitlige ugentlige arbejdstid følger bestemmelserne i ovennævnte overenskomster og organisationsaftaler.

Det forudsættes, at eventuelle vagtordninger, bemandingskrav og andre særligt indgåede aftaler vedrørende arbejdstiden, ikke berøres af denne retningslinje. Det samme gælder også for medarbejdere på DTU’s skibe samt for kommercielle aktiviteter, hvis disse har et omfang og en karakter, hvor tidsregistreringssystemets funktionalitet ikke rækker, jfr. i øvrigt principperne i denne retningslinje. På de nævnte områder kan der eventuelt ske en anden form for registrering efter nærmere aftale med Koncern HR.

Fikstid

Hvis lokale forhold begrunder det, kan der fastsættes fikstid på det enkelte institut/enhed.

Flekstid og -timer

I flekstiden kan medarbejderen vælge, hvornår resten af arbejdstiden placeres. Den enkelte medarbejder placerer flekstid under hensyntagen til arbejdsopgaverne og i øvrigt efter aftale med sine kolleger og nærmeste leder.

Flekstimer er de timer, der ligger ud over den arbejdstidsnorm, der er reguleret i overenskomsterne.

Ved månedens udgang kan flekstimerne højest udgøre 37 timer mere end arbejdstidsnormen og højest 10 timer mindre end arbejdstidsnormen. Der kan i særlige tilfælde aftales overskridelse af både øvre og nedre grænse med den nærmeste leder, så længe lønallokeringen og projektregnskabsudarbejdelser ikke kompromitteres. Hvis der konteres mange ekstra timer på et projekt (< 37 timer), som ikke kan afvikles inden dets afslutning, skal dette ske umiddelbart efter.

Overskridelse af maximalt niveau

Det aftales med nærmeste leder, hvordan timer, der undtagelsesvis ligger over 37 timer i forhold til arbejdstidsnormen, skal afvikles. Lederen kan pålægge medarbejderen at afvikle flekstimer.

Deltidsansatte

Deltidsansatte aftaler fiks-/flekstid med nærmeste leder.

Registrering

Alle medarbejdere registrerer arbejdstid i det til enhver tid værende tidsregistreringssystem m.h.p. at sikre korrekt lønallokering.

Medarbejderen afslutter hver måned sin tidsregistrering/lønallokering og står herved inde for korrektheden af de registrerede oplysninger. Månedsopgørelsen godkendes af nærmeste leder.

Afvikling af flekstimer

Hovedreglen er, at opsparede flekstimer frit kan afvikles, såfremt der er koordineret med kolleger og forudsat, at enheden kan fungere tilfredsstillende. Hvis der er aftalt fikstid, afvikles flekstimer uden for fikstiden. Timerne afvikles 1:1.

Efter aftale med nærmeste chef kan opsparede flekstimer også afvikles som hele eller halve dage.

Ved tilrettelæggelse af arbejdet skal der hele tiden være en balance mellem afvikling af flekstimer og forudsigelige arbejdsopgaver, så der undgås over-/merarbejde. Der må f.eks. ikke afvikles flekstimer, hvis det kan forudses, at overholdelse af f.eks. tidsfrister risikerer at medføre over-/merarbejde.

Fratrædelse

Ved fratrædelse skal positive flekstimer være afholdt inden for opsigelsesperioden og udbetales ikke, uanset årsag til den manglende afvikling.

I forbindelse med fratrædelse skal leder og medarbejder aftale en afviklingsplan for eventuelle positive flekstimer.

Overflytning mellem institutter/enheder 

Ved overflytning til et andet institut/enhed aftales det konkret mellem de pågældende institutter/enheder og medarbejderen, hvorledes eventuelle positive eller negative flekstimer håndteres således, at medarbejderens saldo overføres.

Lederopmærksomhed

Ledere har pligt til løbende at følge med i udviklingen af medarbejdernes flekstimer og tage aktion, hvis flekstimerne overstiger arbejdstidsnormen med mere end 37 timer.

Det er afgørende, at der er ledelsesmæssig fokus på arbejdstid.

Over-/merarbejde

Der skelnes mellem positive flekstimer og over-/merarbejde. Over- og merarbejde opgøres afhængig af overenskomst og i henhold til reglerne for honorering af over- og merarbejde.

Honorering kan kun ydes for tjenstligt over- og merarbejde, som er pålagt den ansatte i henhold til særlig ordre eller har været en klar forudsætning for den forsvarlige varetagelse af tjenesten.

Rådighedsforpligtelse

Medarbejdere med rådighedsforpligtelse honoreres med et rådighedstillæg. Der skal tages højde for den merarbejdsforpligtelse, der er forudsat honoreret gennem rådighedstillægget.

Det betyder, at merarbejde ligger udenfor de 37 maksimale flekstimer og godtgøres efter de gældende regler herfor. Merarbejde honoreres hermed først, når man har mere end 20 timers merarbejde pr. kvartal.

Ikrafttræden

Retningslinjen er godkendt af direktionen og drøftet i HSU i marts 2017. Den træder i kraft ved offentliggørelse på DTU Inside.

Opsigelse

Retningslinjen kan ændres eller bortfalde efter godkendelse i direktionen og drøftelse i HSU.