Tiltag til at undgå afskedigelse begrundet i forhold hos medarbejderen

Formål

Denne retningslinje vedrører afskedigelse begrundet i forhold hos medarbejderen og beskriver en række tiltag, som ledelsen skal have gennemført, inden en afskedigelse kan iværksættes. Dette gælder dog ikke, hvis der er tale om bortvisning. Her er situationen så alvorlig, at der må handles hurtigt.

Overordnet

Afskedigelse er en meget indgribende foranstaltning over for medarbejdere. Derfor bør andre tiltag overvejes, før der træffes beslutning om afskedigelse. Dette gælder såvel ved afskedigelse begrundet i instituttets/enhedens forhold som ved afskedigelse begrundet i medarbejderens forhold.

Uformel påtale (tilrettevisning)

Hvis en medarbejder ikke varetager sin stilling tilfredsstillende, skal lederen påtale de forhold, som lederen ønsker, at medarbejderen skal ændre på. Der kan lægges et notat i personalemappen, og medarbejderen skal have en kopi af notatet.

Tjenstlig samtale (mundtlig advarsel)

Hvis en uformel påtale ikke medfører, at forholdene bliver bedre, indkaldes medarbejderen til en egentlig tjenstlig samtale. Indkaldelse til samtalen skal ske skriftligt pr. mail eller brev. Medarbejderen skal have mulighed for at have en bisidder med, enten en tillidsrepræsentant eller en anden person efter medarbejderens valg. Under samtalen skal det klart præciseres fra ledelsens side, hvad det er, man er utilfreds med, og hvad konsekvensen vil blive, såfremt der ikke sker ændringer i medarbejderens adfærd.

Der tages referat af samtalen, og medarbejderen bør tiltræde referatet eller – hvis det ikke kan lade sig gøre – få udleveret en kopi.

Det er vigtigt for dokumentationen i sagen for begge parter, at ovennævnte notat/referat udarbejdes, fordi det i en evt. senere udvikling i sagen vil lette argumentationen og give DTU en større troværdighed. Hvis sagen senere overdrages til behandling i Medarbejder- og Kompetencestyrelsen, er det vigtigt at kunne dokumentere hele sagsforløbet, og det gøres bedst ved, at notater og referater er udarbejdet.

Skriftlig advarsel

Allerede ved den tjenstlige samtale kan det overvejes at give en skriftlig advarsel. Det er også muligt at vente med at give en skriftlig advarsel, til det står klart, om den tjenstlige samtale har båret frugt.

En skriftlig advarsel vil være et klart signal til medarbejderen om sagens alvor. Advarslen skal være sagligt begrundet, og der skal foretages en partshøring, inden advarslen gives. En partshøringsperiode er som regel 14 dage.

Indholdet af den skriftlige advarsel er typisk en beskrivelse af de forhold, der skal ændres, og hvilken adfærd medarbejderen skal udvise for at rette op på situationen. Samtidig beskrives de konsekvenser, det vil få, hvis medarbejderen ikke ændrer sin adfærd, som regel ansættelsesretlige følger.

Skriftlige advarsler mister over tid deres gyldighed som grundlag for en afskedigelse.

Særligt om prøvetidsperioden

Der bør udvises særlig opmærksomhed i forhold til tidsaspektet i afskedigelsessager, der indledes under er prøvetidsperiode. Sammenholdt med DTU’s opsigelsesvarsel på 14 dage giver det i realiteten kun to måneder til at vurdere den nye medarbejder.

Ikrafttræden

Retningslinjen om tiltag til at undgå afsked begrundet i forhold hos medarbejderen er godkendt af direktionen og drøftet i HSU i marts 2017. Retningslinjen træder i kraft ved offentliggørelse på DTU Inside.

Ændring

Retningslinjen kan ændres med 3 måneders varsel efter behandling i HSU. Ændringer kommunikeres via DTU Inside.