Samtaler, referencer og tests

Et veltilrettelagt interviewforløb er afgørende for at sikre både relevante indsigter om ansøgeren og et positivt indtryk af arbejdspladsen. Forberedelsen bør tage udgangspunkt i enhedens specifikke behov og mål.

Tidsplan og samtalestruktur

Fastlæg på forhånd, hvordan og hvornår samtalerne skal afholdes. Overvej antallet af samtalerunder, varigheden af hver samtale (typisk én time), og hvem der deltager. Indlæg gerne en pause på ca. 30 minutter mellem samtalerne, så I kan vende jeres umiddelbare indtryk og justere tilgangen til de efterfølgende samtaler.

Fordeling af roller og opgaver

Aftal tydeligt, hvem der varetager hvilke dele af samtalen – fx velkomst, præsentation af arbejdspladsen, spørgsmål om faglige og personlige kompetencer, forventningsafstemning om løn og information om det videre forløb. En klar rollefordeling bidrager til et struktureret og professionelt interview.

Mangfoldighed og lovgivning

Ved udvælgelse af ansøgere til samtale bør der tænkes i mangfoldighed og nye perspektiver. Under samtalen skal I være opmærksomme på, at arbejdsgivere ifølge Ligebehandlingsloven og Forskelsbehandlingsloven ikke må spørge ind til eller lægge vægt på forhold som religion, politisk overbevisning, graviditet og familieplaner, seksuel orientering, etnisk oprindelse samt visse helbredsoplysninger.  

Fortrinsadgang til samtale for ansøgere med handicap

Som offentlig arbejdsgiver er DTU forpligtet til at indkalde ansøgere med handicap til samtale, inden en ledig stilling besættes – forudsat at ansøgeren har de nødvendige kvalifikationer og ønsker at benytte sig af fortrinsadgangen. Vurderingen af ansøgerens kvalifikationer sker i samarbejde med den tilknyttede HR-konsulent. Læs mere under socialt kapitel.

Bibeskæftigelse

For at sikre, at en ansøgers eventuelle bibeskæftigelse ikke er uforenelig med en ansættelse på DTU, skal den ansættende leder spørge ind til bibeskæftigelse hos den kandidat, der ønskes ansat. Hvis ansøgeren har bibeskæftigelse, skal vedkommende udfylde DTU’s indberetningsskema for bibeskæftigelse i henhold til gældende retningslinjer.

Institutdirektøren vurderer, om bibeskæftigelsen er forenelig med ansættelsen og godkender dette ved at underskrive skemaet. Denne godkendelse skal foreligge før ansøgeren modtager et tilbud om ansættelse.

Ved ansættelse af udenlandske kandidater er det særligt vigtigt, at den ansættende leder informerer om pligten til at indberette og få forhåndsgodkendt bibeskæftigelse. Pligten gælder også i det løbende ansættelsesforhold.

Se procedure til afdækning af evt. uforenelig bibeskæftigelse forud for ansættelsen. 

Første samtale

De udvalgte ansøgere indkaldes til samtale. Inden samtalen gennemføres, skal den forberedes grundigt. Der vil ofte være flere deltagere i ansættelsesudvalget, og derfor er det en god idé at tydeliggøre hvem der har hvilke roller.

Første samtale bruges typisk til at afdække ansøgernes faglige kompetencer.

Anden samtale

Ved anden samtale er der mulighed for at anvende testværktøjer. Kontakt gerne den tilknyttede HR-konsulent for rådgivning. HR-konsulenterne er certificerede i brugen af test i forbindelse med rekruttering.

Testresultaterne anvendes som grundlag for en dialog om personlige kompetencer, adfærd, behov og præferencer.

Ved anden samtale er der mulighed for at anvende personligheds- og kognitive tests. På DTU benytter vi disse tests som dialogværktøjer til at afdække ansøgerens arbejdsstilspræferencer og adfærd i jobbet. Den tilknyttede HR-konsulent giver tilbagemelding på de valgte tests under anden samtalerunde. Til samtalen deltager den ansættende leder.

Indblik i en persons karaktertræk, adfærd og reaktionsmønstre kan i høj grad hjælpe os med at forstå og forudsige, hvordan personen vil præstere og agere i en given rolle, samt hvordan vedkommende vil passe ind i organisationens kultur og arbejdsmiljø. Personlighedstests kan hjælpe til med at til at klarlægge det.

Feedback

HR anbefaler, at der maksimalt deltager tre personer (inklusiv den ansættende leder og en certificeret HR-konsulent) i tilbagemeldingen på testresultaterne Kollegaer bør ikke deltage, da samtalen er personlig og fortrolig, og det er vigtigt at sikre et trygt rum for kandidaten. For mange deltagere kan skabe unødigt pres.

På DTU anvender vi tre forskellige tests:

MPA – Master Person Analyse

MPA er en personlighedstest, der giver hurtigt indblik i kandidatens foretrukne adfærd i arbejdssammenhæng. Testen hjælper med at vurdere, hvem der matcher bedst til stillingen.

MPA måler ni egenskaber fordelt på tre hovedområder:

• Ego-drive (jeg-adfærd): Handler om evnen til at opnå mål, tage styring og anvende energi i arbejdet.
• Sociale faktorer (vi-adfærd): Omhandler interaktion med andre, følelsesmæssig tilgang og tillid
• Arbejdsstil (opgave-adfærd): Relaterer sig til opgaveløsning, overblik, nytænkning og beslutningstagning.

MPA lever op til internationale standarder for professionelle tests.
Feedbacktid: cirka 60–90 minutter.

ACE – Kognitiv test

ACE måler kandidatens potentiale for at håndtere kompleksitet og træffe logisk funderede beslutninger. Testen giver også indblik i evnen til at tilegne sig ny viden.

Du får viden om:

• Jobkompleksitet: Vurdering af, hvilken grad af kompleksitet kandidaten kan håndtere.
• Tilegnelse af ny viden: Indsigt i tilgang og hastighed ved læring.
• Logisk og analytisk ræsonnement: Evnen til at analysere og træffe velovervejede beslutninger.

ACE tester tre generelle kognitive evner:

• Numerisk ræsonnement: Løsning af opgaver via beregning.
• Spatialt ræsonnement: Identifikation af mønstre i figurer
• Verbalt ræsonnement: Løsning af verbale opgaver via analogier og matricer.

Feedbacktid: cirka 5–15 minutter.

EASI – Typologisk test

EASI afdækker adfærd og motivation i arbejdssammenhæng og er et visuelt værktøj til medarbejder- og lederudvikling. Testen opdeler personer i fire typer baseret på særlige kendetegn. Hver type har sin foretrukne adfærd og motiveres af forskellige faktorer. Man kan have elementer fra flere typer i varierende grad.

EASI er let at forstå og anvende, og de fleste vil kunne genkende sig selv og andre i typerne.

Testen kan anvendes til:

• Rekruttering af kandidater med begrænset erhvervserfaring
• Individuel udvikling
• Teamudvikling
• Lederudvikling

Feedbacktid: cirka 30 minutter.

Ansættelse af professorer

• HR fremsender bedømmelserne af kandidaterne til rektor, dekanen og institutdirektøren.
• Rektor beslutter, hvilke kandidater der skal indkaldes til uddybende samtale.
• HR indkalder kandidaterne til samtaler med deltagelse af rektor, dekanen, institutdirektøren samt formanden for bedømmelsesudvalget.
• Rektor meddeler HR, hvilken kandidat der ønskes ansat
• HR sender ansættelsestilbud til den valgte kandidat og afslag til de øvrige.

Ansættelse af adjunkter, forskere, lektorer og seniorforskere

• HR fremsender bedømmelserne til institutdirektøren eller sektionslederen med ansættelseskompetence.
• Den ansættelseskompetente leder indkalder udvalgte kandidater til samtale, hvor vedkommende deltager sammen med formanden for bedømmelsesudvalget.
• HR modtager besked om, hvilken kandidat der ønskes ansat
• Den ansættelseskompetente leder sender ansættelsestilbud til den valgte kandidat, og HR sender afslag til de øvrige.

Ansættelse af øvrige VIP’er

Institutdirektøren eller sektionslederen har kompetence til at beslutte, om der skal afholdes samtaler, og hvem der i så fald deltager.

Inden der træffes endelig beslutning om ansættelse af en kandidat, kan det være nyttigt at indhente referencer. Referencer kan bidrage til at bekræfte eller nuancere de indtryk, der er opstået under samtaleforløbet.

Vigtige forhold at være opmærksom på før referencetagning

Før du kontakter referencepersoner, er der flere forhold, du bør tage højde for:

• Ansøgerens samtykke skal indhentes, også selvom vedkommende har angivet referencepersoner i ansøgningen.
• Referencer bør først indhentes sent i rekrutteringsprocessen, når du er tæt på at træffe en ansættelsesbeslutning. Formålet er at få uddybet dine indtryk af kandidaten.
• Det anbefales at indhente to referencer for at opnå et mere nuanceret billede af kandidaten.

Spørgeguide til referencetagning

I visse tilfælde kan der være pligt til at partshøre ansøgeren efter referencetagning. Det gælder, hvis der fremkommer oplysninger, som er til ugunst for ansøgeren, og som har betydning for den endelige afgørelse. Inden sagen afsluttes, skal ansøgeren informeres om disse oplysninger og have mulighed for at udtale sig.

Spørgeguiden til referencetagning kan anvendes som støtte i samtalen med referencepersonerne.

Forventningsafstemmende samtale

I forbindelse med samtaler på instituttet tilbyder HR en forventningsafstemmende samtale med de to bedst kvalificerede internationale ansøgere. Formålet er at sikre et godt udgangspunkt for en vellykket rekruttering, både for kandidaten og instituttet.

Samtalen planlægges i samarbejde med den HR-konsulent, der er ansvarlig for den konkrete rekrutteringssag, og indeholder vejledning om relevante forhold såsom:

• Skat og pension
• Boligmuligheder
• Støtte til medfølgende børn og ægtefælle
• Praktiske forhold ved flytning til Danmark

Rejseomkostninger   

Instituttet har hjemmel til at afholde rimelige udgifter til rejseomkostninger i forbindelse med internationale kandidaters samtaler på DTU.