Kan forudbetaling ikke undgås?
Følg reglerne herunder, hvis indkøbet er under 100.000 kr.
Hvis indkøbet er over 100.000 kr., skal du kontakte Koncernindkøb.
Indkøbet defineres som beløbet for den samlede ordre (forudbetaling + restbetaling).
Betaling før levering (forudbetaling)
Som udgangspunkt må DTU ikke betale varer eller ydelser, før de er leveret. Alligevel oplever vi, at især udenlandske leverandører kræver forudbetaling. Her kan du se, om betalingen skal håndteres som forudbetaling, hvornår der gælder undtagelser, og hvad du skal gøre afhængigt af beløbet.
Der er tale om forudbetaling, når DTU skal betale, før varen eller ydelsen er leveret, herefter kaldet proformafaktura. DTU undgår som udgangspunkt denne type betaling, fordi Budgetvejledningen for staten ikke tillader betaling før levering og for at undgå økonomisk risiko.
Disse typer betaling regnes ikke som forudbetaling
- Rejser, konferencer og personlige udlæg
- Kreditkortbetalinger
- Medlemskaber og kontingenter
- Abonnementer og andre faste, periodiske ydelser
- Softwarelicenser (hvis de ikke findes på en rammeaftale)
- Husleje
Hvis din betaling ikke falder i en af disse kategorier, skal du altid først forsøge at afvise kravet om forudbetaling eller finde en anden leverandør.
Kontakt
Enheden/Rekvirenten håndterer processen selv
Hvis beløbet er under 20.000 kr. betales med DTU’s kreditkort, hvis muligt.
Hvis kreditkort ikke kan bruges eller beløbet er 20.000–99.999 kr. følges denne proces:
- Undersøg alternativer
Sikr, at alle muligheder for at undgå forudbetaling er afsøgt (jf. regnskabsinstruks) - Udfyld og få godkendt erklæring
Udfyld “Erklæring vedrørende forudbetaling”, hvor du bekræfter, at alle alternativer er afsøgt, og at risikoen er vurderet. Erklæringen skal underskrives af en person med dispositionsbeføjelse til at købe for det pågældende beløb (fx budgetansvarlig, projektleder eller anden med godkendelsesret ifølge Regnskabsinstruksen bilag C) - Journalisering
Journalisér erklæringen i DTU DOC på det relevante projekt. - Opret indkøbsordre (PO) i DTU Fusion
Vælg “ikke-katalog beløb” med to linjer:
• Linje 1: Forudbetaling - pris = forudbetalingsbeløb
• Linje 2: Restbeløb - pris = tilbudspris minus forudbetaling
Vedhæft erklæringen til ordren. - Indkøbsordrenummer skal stå på fakturaen og betalingsbetingelser skal følge den aftale, der gælder for købet (standard: 30 dage netto).
Hvis der ønskes betaling tidligere, skal Kreditor kontaktes. - Når proformafakturaen modtages
Rekvirenten skal sende proformafakturaen sammen med den underskrevne erklæring som én samlet PDF til kreditor@adm.dtu.dk
Sådan modtages proformafakturaen fra leverandøren:
-
Danske leverandører: sender proformafaktura via EAN
(rekvirenten skal give leverandøren DTU’s EAN-nummer og indkøbsordrenummer). -
Udenlandske leverandører: sender proformafakturaen pr. mail til kreditor@adm.dtu.dk
(rekvirenten skal informere leverandøren om indkøbsordrenummeret).
-