Koordinering og afvikling

DTU Eventteam i Stakeholder Management

DTU Eventteam i Stakeholder Management er din professionelle samarbejdspartner, når du skal planlægge og gennemføre events og konferencer. Vi fungerer som en samlet indgang til hele processen, fra de første idéer til den afsluttende evaluering.

Vores mål er at gøre planlægningen enkel for dig og samtidig sikre et professionelt, værdiskabende og velgennemført arrangement, der understøtter dine mål og skaber en stærk deltageroplevelse.

Hvorfor vælge Eventteamet?

Professionalisme

• Erfarne og uddannede eventkoordinatorer planlægger og gennemfører dit event fra start til slut.
• Professionel projektledelse med fokus på kvalitet, struktur og sikker afvikling.

Netværk

• Stærkt netværk af pålidelige leverandører og samarbejdspartnere.
• Adgang til attraktive løsninger og konkurrencedygtige aftaler.

Innovation

• Opdateret viden om eventteknologi og digitale løsninger.
• Fokus på innovative værktøjer, der styrker deltageroplevelsen og eventets effekt.

Vores services

Møder og rådgivning

• Løbende møder og sparring gennem hele planlægningsprocessen.
• Transparent samarbejde i Teams med adgang til relevante dokumenter, planer og statusopdateringer.

Eventafklaring og logistik

• Afklaring af formål, målgruppe, succeskriterier og budget.
• Rådgivning om format, indhold og praktisk gennemførelse.

Økonomistyring

• Udarbejdelse af detaljerede budgetter i tæt samarbejde med eventejer.
• Forhandling med leverandører for at sikre de bedste løsninger inden for budgettet.
• Håndtering af leverandørfakturering på baggrund af afdelingens PO-numre.
• Løbende budgetopfølgning, økonomistyring og rapportering.

Eventstrategi og konceptudvikling

• Udarbejdelse af tids- og aktivitetsplaner før, under og efter eventet.
• Udvikling af koncept og design tilpasset formål, målgruppe og ønsket deltageroplevelse.

Markedsføring og kommunikation

• Udvikling af grafisk materiale, herunder websites, invitationer og skiltning.
• Branding og visuel implementering.
• Produktion af indhold til websites, nyhedsbreve og sociale medier.

Sponsorer og udstillere

• Udvikling af sponsorpakker.
• Koordinering af sponsor- og udstillingsområder.

Abstract-håndtering

• Administration af abstract submission-systemer.
• Koordinering af review- og udvælgelsesprocesser.

Oplægshåndtering

• Professionel kommunikation med oplægsholdere.
• Koordinering af praktiske forhold, præsentationer og programindhold.

Indkvartering og transport

• Forhandling og koordinering af hotelaftaler.
• Planlægning og koordinering af transportløsninger.

Deltagerhåndtering

• Opsætning og vedligeholdelse af eventwebsite.
• Opsætning og administration af konference-app.
• Håndtering af invitationer og deltagerkommunikation.
• Administration af deltagerlister, registrering og betaling.
• Onsite deltagerregistrering og support.

Venue og faciliteter

• Rådgivning om valg af venue samt booking og kontraktforhandling.
• Udarbejdelse af plantegninger med fokus på logistik, flow og deltageroplevelse.
• Koordinering af lokaler, inventar og tekniske løsninger.

Sociale aktiviteter

• Planlægning og gennemførelse af sociale aktiviteter, herunder åbningsevents, netværksaktiviteter og gallamiddage.

Leverandørstyring

• Koordinering, kontraktstyring og forhandling med leverandører.
• Styring af catering, AV, lys, lyd, underholdning og øvrige leverancer.

Dekoration

• Adgang til DTU's interne dekorationer.
• Samarbejde med eksterne dekorationsleverandører efter behov.

Merchandise

• Rådgivning om og koordinering af indkøb af DTU-merchandise.

Bemanding

• Koordinering af bemanding på eventdagen.
• Udarbejdelse af vagtplaner og briefinger.
• Hjælp til rekruttering og koordinering af frivillige.

Eventdag: Afvikling og koordinering

• Minimum tre erfarne eventkoordinatorer til stede under afviklingen.
• Styring af programforløb og håndtering af uforudsete situationer.
• Ledelse og koordinering af personale, leverandører og frivillige.
• Sikring af en professionel og smidig gennemførelse af eventet.

Opfølgning og evaluering

• Evaluering af eventets resultater og målopfyldelse.
• Indsamling og analyse af deltagerfeedback.
• Anbefalinger og læringspunkter til fremtidige arrangementer.

Kontakt os

Kontakt gerne DTU Eventteam i Stakeholder Management for en uforpligtende dialog, hvis du planlægger et event eller en konference.

Vi hjælper gerne med at afklare behov, proces, muligheder og omkostninger og ser frem til at høre mere om dit arrangement.