Journalisering på DTU
Som offentlig institution skal vi journalisere og arkivere alle dokumenter af historisk, retslig eller administrativ betydning, da vi skal overholde følgende love:
- Forvaltningslovens krav om borgernes ret til aktindsigt i sager, skaber et behov for at kunne dokumentere sagsgange.
- Lov om offentlighed i forvaltningen skal sikre offentlighedens ret til indsigt i den offentlige forvaltnings administrative sagsbehandling.
Du har journaliseringsansvaret for dine dokumenter
Du har som DTU-medarbejder ansvaret for at arkivere dine dokumenter i en sag. En sag kan bestå af en samling dokumenter, der beskriver, hvordan en opgave er blevet løst, og på hvilket grundlag beslutninger er blevet truffet.Rigsarkivet har bedt DTU om at sikre datakvaliteten af vores journaliserede dokumenter. Derfor bliver udvalgte sager og dokumenter kontrolleret hvert halve år lokalt af de enkelte enheder.
På DTU bruger vi DTUDOCX som vores journaliseringssystem.
Ombudsmandens hovedregel er, at dokumenter skal journaliseres inden for 3-4 arbejdsdage efter afsendelse eller modtagelse. Det anbefales, at blandt andet e-mails journaliseres samtidig med, at de sendes.
Alle dokumenter af historisk, retslig eller administrativ betydning skal registreres med en sigende titel, så de kan findes frem igen. Dette inkluderer:
- Dokumenter, der forpligter DTU juridisk eller økonomisk.
- Oplysninger, beslutninger og aftaler, der dokumenterer et sagsforløb.
- Henvendelser til/fra eksterne virksomheder, myndigheder og organisationer.
- Dokumentation, som DTU skal kunne genfinde, fx beslutningsreferater og indstillinger.
Eksempler på dokumenter
- Modtaget og sendte e-mails.
- Egenproducerede dokumenter f.eks. regnskaber, notater, indstillinger og afgørelser.
- Papirpost (skal indscannes).
Eksempler på administrative sagsområder
- Forskningsprojektansøgninger og bevillinger.
- Personaleadministration.
- Patenter.
- Forskningsbaseret rådgivning.
- Studenteradministration.
- Høringer.
- Økonomirapportering.
- Leverandørkontrakter.
- Byggesager og ombygninger.
- Uddannelsessamarbejde.
- Klagesager.
Ifølge de gældende regler skal DTU opbevare kopier af afsluttende projekter (kandidatspecialer, bachelorprojekter og diplomingeniørprojekter) i 30 år. Læs mere her.
Inden du journaliserer, skal du vide, hvilken sagstype du skal journalisere under.
- Generel case: Er en fællesnævner for alle de sager, der omhandler generel sagsbehandling.
- GDPR case: Dokumentation om et specifikt datasæt fx fortegnelse, tjekliste, databehandleraftale, oplysningstekst.
- Research case: Skal bruges til alle forskningsprojekter.
- Student case: Oprettes på alle studerende og indeholder relevante dokumenter om studieforholdet fx meritter. Kan kun oprettes af AUS.
- Ph.d. case: Skal bruges i forbindelse med Ph.d.-studerende, og kan kun oprettes af Ph.d.-kontoret i Koncern HR.
- Legal case: Oprettes ved juridiske sager, og kan kun oprettes af AFRI.
- Patent case: Skal bruges i forbindelse med patenter, og kan kun oprettes af DTU Jura & Tech Transfer i AFRI.
- Financial audit case: Skal bruges i forbindelse med revision.
Her kan du læse mere om, hvordan du opretter de forskellige sagstyper.