Tips til at holde et virtuelt arrangement

Skal du planlægge og holde et virtuelt arrangement for første gang? Her får du tips til, hvordan du laver et arrangement, som ikke bare har det rette faglige indhold og fungerer rent teknisk, men også sikrer deltagerne en god oplevelse.

Der er mange aspekter at overveje, hvad end det drejer sig om et 100% virtuelt arrangement eller et virtuelt supplement til et fysisk arrangement. Her giver vi dig nogle tips til at skabe et arrangement, hvor deltagerne får oplevelsen af at være aktivt involveret og en del af et fælleskab med mulighed for at netværke.

Aktiv deltagelse og tovejskommunikation er vejen til involvering og engagement hos dine deltagere. Heldigvis understøtter mange platforme dette ved at stille forskellige funktioner til rådighed.

Quizzer (f.eks. via Kahoot), afstemninger, små problemløsningsopgaver og fysisk aktivitet foran skærmen: Stil efter at have et par korte, veldefinerede og meningsfulde muligheder for aktiv involvering i løbet af en præsentation af 15 minutters varighed.
Fotos, illustrationer, animationer og videoer: Lige som ved fysiske præsentationer hjælper disse til at fastholde opmærksomheden og gør det lettere for deltageren at bearbejde det faglige indhold.
Tavle- og notefunktioner: Gode værktøjer til deltagernes egne noter og brainstorming under arrangementet.
Chat, Q&A og håndsoprækning: Deltagerne kan dele tanker, tilkendegive holdninger, stille spørgsmål og lave anmodninger rettet mod oplægsholderen og de andre deltagere. Sørg for at have en assistent/moderator til at håndtere de indkomne ting samt styre køen af spørgsmål (gem en kopi af Q&A og chat).
Smileys og virtuelle klap: En måde for deltagerne at kunne give en hurtig reaktion og for oplægsholderen at kunne få en bedre fornemmelse af stemning og nærvær, da fysiske signaler og kropssprog kan være vanskelige at afkode på afstand.
Live tweeting, hashtags og postings på sociale medier: En måde at få deltagerne til at tage ejerskab og føle, at de er en del af et arrangement.
Synlig oplægsholder: Sørg for at deltagerne kan se oplægsholderen også under visning af eventuelle slides. Det giver en oplevelse af nærvær.

Det sociale element og følelsen af fællesskab spiller lige som ved fysiske arrangementer en vigtig rolle, og for nogle deltagere er muligheden for at netværke lige så stor en del af forventningen til arrangementet som det faglige stof. Der kan derfor med fordel indlægges tid til interaktion og elementer af networking.

Hils på hinanden i mindre grupper: Velkendte elementer fra den fysiske verden såsom kort at introducere sig kan let overføres til den digitale verden.
Opdeling i arbejdsgrupper/workshops/rundbordsaktiviteter: Nogle platforme (f.eks. Zoom) understøtter breakouts med 4-5 deltagere. Ligesom ved fysiske arrangementer kan opdeling ske på baggrund af matchmaking efter faglig interesser, ansvarsområder, brancher etc.
Supplerende chatrooms: Lukkede grupper som deltagerne selv kan vælge at være en del af.
1:1 træningssessioner med erfaringsudveksling og læring.
Fysiske elementer: Kan sendes ud til deltagerne umiddelbart inden arrangementet for at gøre det mere sanseligt og håndgribeligt.

Andre ting som du med fordel kan have in mente:

Deltagernes koncentration og indlæringsevne daler hurtigere foran en skærm end ved fysisk tilstedeværelse. Reducer varigheden eller opdel i mindre bidder med indlagte strække-ben-pauser.
Det er vanskeligere at fastholde deltagernes opmærksomhed, når man er på afstand, og der kan være mange distraktioner dér, hvor den enkelte deltager befinder sig. Ved anvendelse af præsentationsslides er det derfor vigtigt med hyppige skift og kort taletid til hver.
Nogle deltagere er på via deres mobiltelefon eller andet udstyr med lille skærm. Sørg derfor for stor font og høj farvekontrast på alt skriftligt materiale, som skal fremvises.
Ligesom ved det fysiske arrangement er det lettere for deltagerne at fokusere på at lytte, hvis de ikke samtidig skal fokusere på at skrive for mange ting ned. Hvis de på forhånd informeres om, at præsentationer mm. vil blive delt efterfølgende, giver det mere ro til at få det hele med.
Deltagerne vil gerne føle, at deres mening tæller. Opfordr gerne til at give feedback ved afslutningen af dit arrangement/lav en evaluering efterfølgende.
Send en opfølgningsmail til deltagerne inden for et døgns tid. Ud over et tak for sidst kan den indeholde filer med slides, relaterede artikler, demovideoer, kopi af Q&A og chat, evt. link til at gense hele eller dele af arrangementet.

Du kan læse nærmere og få yderligere hjælp på disse sider: