Om aktindsigt

DTU er som offentlig institution underlagt reglerne om aktindsigt, hvorefter enhver har ret til at søge adgang til dokumenter og oplysninger på DTU.

En anmodning om aktindsigt behøver ikke at indeholde ordet aktindsigt, for at udgøre en aktindsigtsanmodning. Det vil sige, at en hvilken som helst anmodning om dokumenter eller andet materiale sendt fra en person uden for DTU, som udgangspunkt skal behandles som en aktindsigtsanmodning.

1. Modtagelse af aktindsigtsanmodning

• Personen som anmoder om aktindsigt kan sende anmodningen til DTU på e-mail eller på anden måde.
• Når anmodningen modtages hos en medarbejder på DTU, skal medarbejderen kontakte Jura og Tech Trans Aktindsigt (AFRI). Dette skal gøres hurtigst muligt på grund af de korte lovbestemte frister, der er for færdigbehandlingen af en aktindsigtsanmodning.
• Det er instituttet/DTU-enheden, hvis sag der anmodes om aktindsigt i (herefter omtalt ”instituttet”), der har det overordnede ansvar for behandlingen af anmodningen. Instituttet skal desuden sende en kvittering for modtagelse af aktindsigtsanmodningen til anmoder hurtigst muligt efter modtagelsen heraf. Jura og Tech Transfer hjælper med de juridiske aspekter af behandlingen af aktindsigtsanmodningen, som nærmere beskrevet nedenfor.
• Såfremt aktindsigtsanmodningen modtages i en afdeling på DTU, som selv har jurister, der kan behandle anmodninger om aktindsigt, er det ikke nødvendigt at inddrage Jura og Tech Trans.

2. Præcisering af aktindsigtsanmodningen

• Såfremt aktindsigtsanmodningen er uklar eller for bredt formuleret, således at det ønskede materiale ikke kan findes eller afgrænses, eller fordi det vil kræve en uforholdsmæssig stor mængde ressourcer at fremfinde materialet, skal aktindsigtsanmoder bedes præcisere sin anmodning. Dette bør ske i dialog mellem anmoder og instituttet. Jura og Tech Transfer kan vejlede i relation til denne dialog.

3. Indsamling af materialet

• Alt det materiale, som er omfattet af aktindsigtsanmodningen (sager, dokumenter, e-mails mv.), skal fremfindes af instituttet.

4. Foreløbig gennemgang af materialet

• Materialet gennemgås først af instituttet. Instituttet skal gennemgå sagen med øje for, om der er noget i materialet, der efter instituttets opfattelse af den ene eller anden grund ikke bør udleveres til offentligheden. Instituttet giver herefter meddelelse herom til Jura og Tech Trans. Hvis der indgår dokumenter eller oplysninger fra andre myndigheder eller virksomheder, skal dette også noteres, da der i så fald skal laves en høring af den pågældende myndighed/virksomhed. Se nedenfor.

5. Høring af andre

• Indgår der i aktindsigtsmaterialet dokumenter, oplysninger eller andet som kommer fra en anden myndighed eller virksomhed, kan det være nødvendigt at foretage en høring af myndigheden eller virksomheden, der herefter har mulighed for at udtale sig imod udleveringen af materialet. Høringen gennemføres i samarbejde med Jura og Tech Trans.

6. Undtagelse af bestemte dokumenter eller oplysninger fra aktindsigt

• DTU er efter loven forpligtet til at udlevere materiale, som er omfattet af en aktindsigtsanmodning, medmindre bestemte dokumenter eller oplysninger kan undtages fra aktindsigt efter en af de lovbestemte undtagelsesregler.
• Når materialet er indsamlet og eventuelle høringer foretaget, vil Jura og Tech Trans gennemgå materialet ud fra de bemærkninger, som instituttet har givet ved deres gennemgang af materialet under punkt 4. Jura og Tech Trans vil vurdere, om det eventuelle materiale, som instituttet ønsker undtaget fra aktindsigt, er omfattet af de lovbestemte undtagelser fra aktindsigt. Jura og Tech Trans vil desuden vurdere, om der er yderligere informationer, som DTU er forpligtet til at undtage fra aktindsigt.

7. Afgørelse og svarbrev

• Til sidst vil Jura og Tech Trans hjælpe med at udforme en afgørelse om aktindsigt, som fremsendes til anmoder sammen med materialet til udlevering. Hvis der er undtaget materiale til udlevering, som ellers var omfattet af aktindsigtsanmodningen, skal dette begrundes konkret i afgørelsen med henvisning til de korrekte paragraffer i den relevante lovgivning. Dette vil Jura og Tech Trans hjælpe med.

Læs mere om journaliseringspligt og DTUs sags- og dokumenthåndteringssystem (DTUDOCX).