Kreditnotaer fra leverandører

Hvad er en kreditnota?

En kreditnota er et beløb, som leverandøren skylder DTU, typisk fordi en faktura er helt eller delvist forkert. Det er derfor vigtigt, at kreditnotaer håndteres hurtigt og korrekt, så beløbet modregnes rigtigt, og DTU undgår fejl eller unødvendige betalinger.

Hvornår skal der rekvireres en kreditnota?

Der skal rekvireres en kreditnota, hvis en faktura helt eller delvist ikke skal betales, fx ved:

• fejl i pris
• forkert mængde
• manglende eller forkert ydelse

Rekvirenten (varebestilleren) er ansvarlig for at tage kontakt til leverandøren.

Sådan gør du ved en fejlbehæftet faktura

Hvis du modtager en fejlbehæftet faktura, skal du:

1. Kontakte leverandøren hurtigst muligt og anmode om en kreditnota

2. Sende en mail til AOR-fakturabehandling@dtu.dk med information om, at der er rekvireret en kreditnota

Det er vigtigt at kontrollere, om den tilhørende faktura allerede er modtaget og betalt, så DTU ikke modregner et beløb for en faktura, der endnu ikke er betalt.

Opfølgning og modtagelse

Rekvirenten har ansvaret for at følge op på, at kreditnotaen modtages senest én uge efter, at den er rekvireret.

• Modtages kreditnotaen ikke, skal leverandøren rykkes

• Når kreditnotaen modtages, sendes en mail til AOR-fakturabehandling@dtu.dk med oplysning om, hvilken faktura kreditnotaen vedrører

• Ved delvis kreditering skal projekt og opgave oplyses til konteringen

Behandling af faktura og kreditnota

Hvis faktura og kreditnota samlet udligner hinanden til 0 kr., kan Kreditor og Bogføring kontaktes på AOR-fakturabehandling@dtu.dk

I disse tilfælde kan der foretages en intern udligning, så faktura og kreditnota ikke skal konteres og godkendes.

Hvis kreditnota ikke kan udstedes

I enkelte tilfælde kan leverandøren ikke udstede en kreditnota, fx ved:

• medlemskaber

• husleje

• abonnementer

• forsikringer

• fiskeri

I disse tilfælde skal rekvirenten indhente en skriftlig bekræftelse fra leverandøren på, at fakturaen ikke skal betales, og at DTU ikke skylder beløbet.
Den skriftlige bekræftelse sendes til AOR-fakturabehandling@dtu.dk som herefter annullerer fakturaen.

Faktura udstedt til forkert enhed

Hvis en faktura er udstedt til DTU, men til forkert enhed eller rekvirent, skal fakturaen ikke krediteres. Læs mere forkert EAN-nummer her