Administration og drift af tjenestebiler
Når en tjenestebil er anskaffet, har instituttet eller afdelingen ansvar for, at bilen administreres korrekt i den daglige drift. Denne side giver et samlet overblik over de faste opgaver, der skal varetages af den udpegede ansvarlige for bilen (herefter kaldet bilansvarlig).
I den løbende drift af en tjenestebil indgår en række faste administrative og praktiske opgaver. Følgende opgaver skal håndteres i den daglige drift af bilen:
| Opgaveområde | Bilansvarlig skal… |
|---|---|
| Service og vedligehold | Sikre, at bilen serviceres og repareres hos de værksteder, der er tilknyttet DTU’s rammeaftale via Automester Danmark |
| Brændstof og brændstofkort | Administrere Q8-brændstofkort og sikre korrekt registrering af PIN-kode og kilometertal ved tankning |
| Køretøjsdokumenter | Sikre, at forsikringsbevis og kopi af registreringsattest altid ligger i bilen |
| Kørebog og registrering | Sørge for, at der føres kørebog i henhold til Rigsrevisionens krav |
| CO₂-indberetning | En gang årligt indberette antal kørte kilometer til Koncernindkøb til brug for DTU’s bæredygtighedsrapportering |
| Skader og hændelser | Modtage skadesrapporter ved uheld og sikre, at bilen repareres hos godkendt værksted |
| Registrering og ændringer | Informere Koncernindkøb og AØR ved salg, ejerskifte eller afmelding af bilen |
Service og værksteder
Service, vedligehold og reparation af tjenestebiler skal udføres via DTU’s rammeaftale med Automester Danmark.
En oversigt over tilknyttede værksteder kan findes i retningslinjernes bilag.
Forsikring
| Situation | Regel |
|---|---|
| Kørsel i Danmark | DTU er selvforsikret – der tegnes hverken ansvar- eller kaskoforsikring |
| Kørsel i udlandet | Der skal tegnes korttidsforsikring via Tryg Forsikring |
| Forsikringsbevis | Skal ligge i bilen udfyldt med registreringsnummer og institut |
Skader og bøder
| Hændelse | Handling |
|---|---|
| Skade eller uheld | Føreren udfylder skadesrapport (findes i bilen) og afleverer den til bilansvarlig |
| Reparation | Bilansvarlig sikrer, at skaden udbedres hurtigst muligt hos godkendt værksted |
| Bøder (fx fart eller parkering) | Betales altid af føreren, også selv om den er givet i arbejdstiden |