Anskaffelse og køb af tjenestebil
DTU kan anskaffe tjenestebiler til transport af medarbejdere, udstyr og materialer i forbindelse med DTU-relaterede opgaver. Her finder du retningslinjerne for hvornår en tjenestebil kan indkøbes, hvordan anskaffelsen skal foregå, og hvem der har ansvar for hvad i processen.
Køb af tjenestebiler sker altid gennem Koncernindkøb, som guider institutter og afdelinger igennem anskaffelsen.
Hvornår kan der anskaffes en tjenestebil?
Et institut eller en afdeling kan anskaffe en bil, hvis der er et dokumenteret behov for regelmæssig transport i DTU-regi.
Kriterier for anskaffelse
| Biltype | Hvornår kan den anskaffes? |
|---|---|
| Personbil (<3,5 ton) | Hvis der køres mere end 15.000 km årligt i forbindelse med DTU-opgaver |
| Varebil (<3,5 ton) | Hvis der er løbende behov for transport af udstyr, materialer eller prøver |
| Specialkøretøj | Hvis særlige faglige formål kræver det – kræver evt. godkendelse fra Direktionen |
Bæredygtighedskrav
DTU skal bidrage til den offentlige omstilling til grøn transport.
Derfor skal der ved valg af bil altid vælges den mest miljøvenlige løsning, som passer til formålet - fx el, hybrid, gas eller brint.
Bilansvarlig
Alle institutter og afdelinger, der anskaffer en bil, skal udpege en bilansvarlig.
Den bilansvarlige har ansvar for den daglige administration af bilen (fx service, forsikringsbevis, brændstofkort og kørebog).
Navnet meddeles til Koncernindkøb og AØR i forbindelse med bestillingen.
- Institut/afdeling vurderer kørselsbehovet
- Kontakt Koncernindkøb via strategiskindkob@dtu.dk, som herfra hjælper med valg af bil, rammeaftale og konfiguration
- Tilbud og bestilling sker via Statens Indkøbsaftale (SKI 50.86)
- Bilansvarlig udpeges, og Koncernindkøb / AØR informeres
- Bilen registreres som anlægsaktiv, hvis prisen overstiger 100.000 kr.
- Logo, farve og udstyr fastlægges
– Alle biler leveres som standard i hvid med DTU-logo
Registreringsafgift og bilens dokumentation
DTU’s person- og varebiler er fritaget for registreringsafgift i henhold til registreringsafgiftslovens § 2, stk. 1, nr. 2, da DTU er en statsinstitution.
| Dokumenttype | Placering |
|---|---|
| Registreringsattest (original) | Opbevares hos instituttets bilansvarlige og journaliseres i DTU DOCX |
| Kopi af registreringsattest | Skal ligge fysisk i bilen |
| Toldattest og øvrige papirer | Opbevares sammen med registreringsattesten hos bilansvarlig |