Skal et anlægsaktiv overdrages fra én DTU-enhed til en anden? Her kan du se, hvordan overdragelsen skal registreres, hvad du skal oplyse til Team Anlæg, og hvilke økonomiske regler der gælder.
En intern overdragelse er, når et eksisterende anlægsaktiv overdrages fra én DTU-enhed til en anden, fx laboratorieudstyr fra ét institut til et andet.
Anlægget forbliver DTU's ejendom og skal derfor ikke registreres som en ny anskaffelse. I stedet skal anlæggets stamdata i DTU's anlægsregister opdateres med oplysninger om fx placering og ansvarlig enhed.
En intern overdragelse er ikke det samme som et salg, hvor anlægget sælges ud af DTU. Se Salg af materiel og anlægsaktiver.
Kontakt Team Anlæg, inden anlægget overdrages, så oplysningerne i anlægsregistret kan blive opdateret.
Send en mail til Anlaeg@adm.dtu.dk med følgende oplysninger:
Hvilket anlæg eller hvilke anlæg der overdrages.
Hvor anlægget fremover skal være placeret.
Hvilken DTU-enhed der overtager anlægget.
Hvem der er ansvarlig for anlægget i den modtagende enhed.
Oplysningerne bruges blandt andet ved den årlige tilstedeværelseskontrol og sikrer, at DTU's anlægsregister er korrekt og opdateret, samt at oplysningerne kan dokumenteres over for revisionen.
Et anlægsaktiv kan ikke registreres som en ny anskaffelse ved intern overdragelse, da anskaffelsen allerede er foretaget og registreret i DTU's samlede regnskab. Det gælder uanset, hvordan anlægget oprindeligt er finansieret.
Overdragelsen skal derfor behandles som en overførsel af et eksisterende anlægsaktiv. Der må ikke ske intern fakturering eller betaling, hvor anlægget konteres som en ny anlægsinvestering.
Hvis der er aftalt en økonomisk udligning mellem enhederne
De involverede enheder kan aftale en intern økonomisk udligning i forbindelse med overdragelsen.
En eventuel økonomisk udligning skal:
Håndteres som almindelig intern handel mellem enhederne.
Foretages via UK10 (driftsmidler) i overensstemmelse med gældende økonomiske regler.
Holdes adskilt fra anlægsregnskabet og håndteres uden om Team Anlæg.
Har du spørgsmål til den økonomiske håndtering, kan du kontakte din Business Controller i AØR Enhedsøkonomi.
Ved intern overdragelse afhænger håndteringen af resterende afskrivninger af, hvordan anlægget oprindeligt er finansieret.
| Oprindelig finansiering | Kan resterende afskrivninger overføres til et eksternt finansieret projekt? |
|---|---|
| Eksterne midler (UK95 +UK97) | Nej. Afskrivninger, der allerede er finansieret af eksterne midler, må ikke finansieres igen via et andet eksternt projekt. |
| DTU's egne midler (UK10) | Ja. Resterende afskrivninger kan overføres som en driftsudgift på et eksternt finansieret projekt (UK95-dækkede afskrivninger). |
Registrering og overdragelse af anlæg:
Kontakt Team Anlæg på Anlaeg@adm.dtu.dk
Intern økonomisk udligning:
Kontakt din Business Controller i AØR Enhedsøkonomi.
Hvorfor er det vigtigt?
Korrekt håndtering af interne overdragelser sikrer, at: