Bestille hotel

DTU bruger CWT som rejsebureau, og hotel skal som udgangspunkt altid bestilles gennem CWT i forbindelse med en tjenesterejse.

Hvornår må CWT fravælges?

I særlige tilfælde kan hotel bestilles uden om CWT:

• Konferencer: Hvis konferenceudbyderen har aftaler med specifikke hoteller. Du må bruge disse, så længe hoteldispositionsbeløbet ikke overskrides.
• Universitets-gæsteboliger: Fx ved besøg på et andet universitet, hvor de tilbyder egne gæsteboliger.
• Længere ophold i udlandet: Ved ophold på mere end én uge samme sted (fx udstationering) må du benytte Airbnb, HomeAway eller lignende, så længe hoteldispositionsbeløbet overholdes.

Hoteldispositionsbeløb

Hoteldispositionsbeløbet er den maksimale sats, DTU må dække pr. hotelovernatning på en tjenesterejse. Satsen er fastsat af staten og angiver det økonomiske råderum pr. nat - uanset bookingform. Se de gældende satser i Satsreguleringscirkulæret, her 

Ved rejser over 28 sammenhængende dage nedsættes satsen fra dag 29:

• Danmark, Grønland og udlandet: nedsættes med 1/4

• Færøerne: nedsættes med 1/6

Overskrides beløbet uden acceptabel forklaring, kan DTU kun dække op til satsen.

Dokumentation og afregning

Når du har betalt for dit ophold, skal du indhente en hotelfaktura. Den bruges som dokumentation, når du afregner udgiften i DTU Fusion.

Udokumenteret nattillæg

Det er muligt at få godkendt udgifter efter reglerne for udokumenteret nattillæg. Det kan fx være en lille gestus ved privat indkvartering (som en buket blomster).

Ændring eller afbestilling af hotel

Hvis du skal afbestille dit ophold, skal du kontakte CWT. Bemærk, at du ikke må tegne afbestillingsforsikring i forbindelse med tjenesterejser på grund af statens regler om selvforsikring. Det betyder, at du kun kan få refunderet en del af udgiften ved afbestilling, afhængigt af CWT’s og hotellets betingelser.