Kontoret for Studieadministration

Mission/vision
At sikre driften af alle DTU’s uddannelser, herunder eksamensafholdelse, karakterindberetning, kursustilmeldinger, udstedelse af diplomer og daglig studiedrift m.v. De fleste henvendelser fra de studerende rettes til dette kontor. Kontoret for studieadministration er således krumtappen i afviklingen af uddannelsesprocessen på DTU. En anden vigtig opgave for kontoret er at sikre, at de studerende overholder tidsfrister i deres uddannelsesforløb.

Kontoret har særligt fokus på

• at yde den studerende den bedst mulige service, så administrative forhold omkring uddannelsen forløber så let og smidigt, som muligt
• at sikre koblingen som supportfunktion til institutterne på det studieadministrative område med fokus på de studerende
  

Struktur og arbejdsgang
Kontoret har en kontorchef og 16 medarbejdere.

Medarbejdernes opgaver er organiseret med henblik på både at sikre gode interne processer og gode koblinger til institutterne.
Alle større opgaver i afdelingen afvikles i mindre projektgrupper, det kan f.eks. være studieregeltjek, planlægning af eksamensafholdelse, håndtering af studerendes studieskift eller indberetning af kursusdata, registrering og oprettelse af studieordninger m.v.

Alle kontorets processer gennemføres efter en fast procedure med opstartsmøde, udførelse af opgaven og en evaluering. Evalueringen og forslag til procesforbedringer gennemføres på baggrund af digitale dagbøger, som føres løbende under den enkelte opgave. Ansvaret er uddelegeret til projektgruppen om at forandre processen til det bedre, egen beslutninger tages og kontorchefen orienteres.

For at sikre en god kobling til institutterne er hver medarbejder tilknyttet et antal institutter. Den enkelte medarbejder har ansvaret for at sikre en god dialog med den ansvarlige på instituttet om studiedriftsspørgsmål. Dette gøres gennem løbende kontakt over telefon og mail, men også ved at medarbejderen med jævne mellemrum holder egentlige møder med de relevante kontaktpersoner på institutterne.