Det betyder, at alle udgifter til indkøb af varer, ydelser, rejser mv., der er leveret i første halvår eller tidligere, skal godkendes inden da.

Dog skal udgifter vedrørende igangværende eller fremtidige rejser først afregnes og bogføres efter hjemkomst.

Herudover skal timesedler, omposteringer, interne og eksterne fakturaer, der vedrører første halvår eller tidligere, også være endeligt godkendt for at komme med i regnskabet.

Du finder de eksakte afleveringsfrister her

I ugerne 26-32 er der sommerferiebemanding i AØR, og derfor kører der kun én ugentlig betaling.

Du skal være opmærksom på:

• Rejseafregninger og udlæg: Rejser, kreditkortkøb og kontantudlæg, der er foretaget i første halvår eller tidligere, skal afregnes i Expense eller eForms (ikke-ansatte) og godkendt indenfor fristen. Fremtidige rejser skal dog først afregnes, når de er foretaget.
• Varemodtagelse: Husk at varemodtage leverede varer og ydelser i DTU Fusion inden ferieafholdelse (ellers kan fakturaen ikke blive betalt og udgiften ikke bogført på projektet). For indkøb, der er leveret i første halvår 2026 eller tidligere, skal varemodtagelse være dateret i juni måned.
• Ordrer på bagkant: Ordrer på bagkant skal være udarbejdet og godkendt på de fakturaer, der ikke har en ordre på forkant og som vedrører indkøb, der er leveret i første halvår 2026 eller tidligere.
• Leverandørfakturaer: Vær opmærksom på at oplyse projekt- og opgavenummer pr. e-mail til AOR-fakturabehandling@dtu.dk for fakturaer, som undtagelsesvist godkendes uden ordre, og hvor varen/ydelsen er modtaget inden den 30. juni 2026. Øvrige henvendelser fra AOR-fakturabehandling@dtu.dk, fx om manglende PO-numre bedes besvares hurtigst muligt.
• Timesedler: Hvis en medarbejder har ferie over afleveringstidspunktet (3. juli 2026 eller 12. august 2026), bør timesedlen afsluttes senest den sidste arbejdsdag inden ferien.
• Debitorfakturaer (Billing Portal-fakturaer): Hvis DTU har udført arbejde for kunder i første halvår af 2026 eller tidligere, skal der udstedes Billing Portal-fakturaer til kunderne i periode 06-2026.

Har du godkenderrolle i DTU Fusion? Husk at sætte ferieregel op

Inden du går på sommerferie, skal du som godkender i DTU Fusion opsætte en ferieregel. Med en ferieregel uddelegerer du din godkenderrolle til en kollega, så timesedler, udgifter og andre godkendelser kan behandles i dit fravær, og fristerne kan overholdes.  

Måske har du allerede opsat en ferieregel, men vær opmærksom på under Tasks at vælge All Tasks, så alle opgaver bliver dækket.

Nederst på denne Inside-side får du vejledning til, hvordan du opsætter feriereglen i DTU Fusion.

Hvis du selv planlægger at håndtere godkendelser under din ferie, er det ikke nødvendigt at oprette en ferieregel.