Gæsteforskere og gæstestuderende

Gæsteforskere:

Når DTU skal være vært for en gæsteforsker, er det som udgangspunkt et krav, at gæsteforskerens hjeminstitution underskriver DTU’s Visiting Scientist Agreement (VSA), der regulerer rammerne for gæsteforskerophold på DTU.

Indgåelse af VSA’en er påkrævet, når en gæsteforsker skal have adgang til DTU’s systemer eller faciliteter i forbindelse med et ophold på DTU.

Et gæsteforskerophold må vare op til 6 måneder, men institutdirektøren kan i særlige tilfælde godkende ophold op til 12 måneder.

VSA’en skal være underskrevet og journaliseret inden opholdets start.

DTU’s VSA kan downloades her.

Gæst eller besøgende

Vær opmærksom på forskellen mellem gæster og besøgende på DTU.

• En gæst (ofte benævnt som en gæsteforsker) får adgang til DTU’s systemer eller faciliteter, opholder sig ofte på DTU i en længere periode, og får normalt et adgangskort, så gæsten kan færdes på ikke-offentligt tilgængelige områder af DTU på egen hånd. Gæstens hjeminstitution skal underskrive en VSA. Bemærk, at en virksomhedsansat forsker ikke må opholde sig på DTU som gæst.
  
  
• En besøgende er på DTU i en kort, afgrænset periode, uden adgang til DTU’s systemer eller faciliteter, og altid ledsaget af DTU-medarbejdere på DTU’s ikke-offentligt tilgængelige områder. Der skal ikke underskrives en VSA for besøgende på DTU.

Læs mere her om definitionerne på henholdsvis en gæst og en besøgende.

Beslutningstræ for gæster og besøgende på DTU

Vi har udarbejdet et beslutningstræ, som kan ses her og er en støtte til at vurdere, hvilken aftaleform der er passende i den konkrete situation. I beslutningstræet vil det fremgå, at i visse tilfælde vil det være tilstrækkeligt at anvende et andet aftaleformat end VSA’en, og det vil også fremgå, at der ikke skal underskrives en VSA for besøgende på DTU.

Hvad regulerer VSA’en?

VSA’en regulerer rammerne for gæsteforskerophold på DTU. Hvis der er indgået en separat aftale mellem DTU og gæsteforskerens hjeminstitution, f.eks. en samarbejdsaftale om et konkret forskningsprojekt, vil VSA’en blot fungere som et supplement til denne aftale. I tilfælde af modstridende vilkår i VSA’en og en separat aftale vedrørende f.eks. IP, fortrolighed eller publicering, vil vilkårene herom i den separate aftale have forrang. Derudover kan det nævnes, at VSA’en indeholder vilkår om ansvars- og forsikringsforhold, som er nødvendige for at skærme DTU fra at ifalde ansvar for gæsteforskere, da DTU er selvforsikret.

VSA’en kan ikke anvendes med virksomheder

Personer ansat i en virksomhed må ikke opholde sig som gæster på DTU.

Virksomhedsansatte kan ikke være gæsteforskere på DTU, og VSA’en finder derfor ikke anvendelse for denne gruppe. Hvis en virksomhedsansat besøger DTU som led i et konkret forskningssamarbejde, skal der foreligge en samarbejdsaftale. Uanset om besøget indgår i et forskningssamarbejde eller ej, kan virksomhedsansatte kun få adgang til DTU som besøgende.

Ph.d-studerende ved DTU, som er ansat ved private virksomheder, må gerne opholde sig på DTU som led i ph.d.-uddannelsen. Her er det blot et krav, at virksomheden har indgået en af DTU’s ph.d-aftaler med DTU, og VSA’en er ikke relevant. Dette gælder også for privatister.

Håndtering af VSA’en på institutterne

DTU’s Direktion har besluttet, at VSA’en skal håndteres decentralt på institutterne. Det er værtsinstituttets ansvar at igangsætte og gennemføre følgende proces, når instituttet skal modtage en gæsteforsker.

1) Risikovurdering af gæsten

Inden processen kan begynde, er det nødvendigt at foretage en risikovurdering af gæsteforskeren med henblik på at vurdere, om et gæsteophold på DTU er hensigtsmæssigt. DTU’s vejledning til risikovurdering af gæster kan findes her. Dette trin er obligatorisk og skal udføres så tidligt som muligt for at undgå potentielle forsinkelser.

2) Indgåelse af VSA’en

Når risikovurderingen er godkendt af institutdirektøren, skal der indgås en VSA, hvis gæsteforskeren falder ind under DTU’s definition på en gæsteforsker. VSA’en skal underskrives og journaliseres, inden gæsteforskeren ankommer til DTU.

3) Afslutning af opholdet

Når gæsteforskeren afslutter sit ophold på DTU, skal værtsinstituttet sikre sig, at alle aktiviteter reelt er ophørt. Dernæst skal værtsinstituttet sørge for at lukke gæsteforskerens adgang til DTU’s systemer og faciliteter.

Gæstestuderende:

Studerende fra andre universiteter kan komme i praktik på DTU i kortere perioder efter aftale mellem et af DTU’s institutter og hjemmeuniversitetet, uden for de faste udvekslingsprogrammer, f.eks. Erasmus. Den studerende anses som praktikant på DTU, ikke som studerende indskrevet på DTU. Praktikanterne vil typisk deltage i projektarbejde på instituttet under vejledning af en af DTU’s forskere, uden nødvendigvis at være tilmeldt kurser på DTU og er derfor ikke nødvendigvis registreret i STADS.

Da DTU i mange forskningsprojektaftaler giver rettighedsoptioner, er det vigtigt, at rettigheder genereret af en gæstestuderende i et af DTU’s forskningsprojekter er reguleret, så de tilfalder DTU. Det er derfor nødvendigt at indgå en aftale med hjemuniversitetet og praktikanten omkring praktikopholdet, inden den gæstestuderende kommer til DTU. Aftalen indgås også med praktikanten, da denne ikke er ansat ved hjemuniversitetet, som tilfældet ville være for en gæsteforsker. Gæstestudenteraftalen kan downloades her.

DTU’s Direktion har besluttet, at indgåelse af Internship Agreement er en forudsætning for, at den gæstestuderende kan komme på DTU.

DTU’s Internship Agreement er ikke til forhandling, og instituttet skal sikre, at Internship Agreement er underskrevet og journaliseret forud for opholdet.

Yderligere spørgsmål

Har du spørgsmål til gæsteforskere eller VSA’en, kan du henvende dig til vsa-afri@dtu.dk. Postkassen skal kun benyttes til generelle henvendelser om selve VSA-processen, forbedringsforslag hertil eller særlige situationer. Postkassen kan ikke benyttes til juridisk bistand i forbindelse med konkrete gæsteforskeraftaler, da vilkårene i VSA’en ikke er til forhandling og skal håndteres decentralt på institutterne.