Brug for hjælp til varemodtagelse i DTU Fusion?
Har du spørgsmål til varemodtagelse i DTU Fusion, kan du kontakte din lokale superbruger.
Superbrugerne kan hjælpe med varemodtagelse, notifikationer og brug af DTU Fusion.
Registrere modtagelse af varer og ydelser
Har du bestilt varer eller ydelser til DTU? Så skal du huske at registrere i DTU Fusion, når varen eller ydelsen er modtaget.
Sådan registreres modtagelse af varer og ydelser i DTU Fusion
Det er ikke nok, at varen er modtaget fysisk, eller at ydelsen er leveret i praksis.
Modtagelsen skal også registreres i DTU Fusion, før fakturaen kan betales.
I DTU Fusion kaldes det systemmæssig varemodtagelse.
Notifikationer pr. mail
Så længe modtagelsen ikke er registreret i DTU Fusion, vil du modtage notifikationer pr. mail fra DTU Fusion. Notifikationerne ser forskellige ud afhængigt af, om du har bestilt fysiske varer (varekøb) eller ydelser (beløbsordrer)
Herunder kan du se, hvordan notifikationerne for varekøb og beløbsordrer ser ud, og hvad du skal være opmærksom på.
Når du har bestilt en fysisk vare, modtager du en notifikation pr. mail fra DTU Fusion, som har dette emnefelt:
Handling påkrævet: Indkøbsordren DTUXXXXXXX
kræver modtagelsesbekræftelse
Du kan registrere varemodtagelsen direkte fra notifikationen.
- Receive in Full = hele ordren er modtaget
- Receive up to the Invoiced Amount = kun dele af ordren er modtaget
- Didn’t Receive = skal ikke bruges, tag fat i leverandøren hvis du ikke har modtaget dine varer.
Sådan gør du i notifikationen
- Kontrollér at varen og fakturaen stemmer
- Åbn mailen fra DTU Fusion
- Vælg den relevante knap
- Bekræft varemodtagelsen
Alternativt kan du gå direkte i DTU Fusion for at registrere modtagelsen
- Log ind i DTU Fusion
- Gå til Indkøb → Mine modtagelser
- Find indkøbsordren
- Klik Modtag
- Indtast modtaget antal
- Klik Afsend
Beløbsordrer bruges ved køb af kurser, service og konsulentydelser, hvor modtagelsen registreres som et beløb i stedet for et antal.
Du modtager en notifikation pr. mail fra DTU Fusion, som typisk har dette emnefelt:
FYI: Maximum received amount tilbageholdelse på faktura XXXXX til leverandøren XXXXX
Selvom der står FYI, kræver notifikationen stadig handling.
Det betyder, at fakturaen er modtaget, men at beløbet endnu ikke er registreret som godkendt til betaling i DTU Fusion.
Sådan registrerer du beløbet i DTU Fusion
- Kontrollér at fakturaen er korrekt via Invoice Overview
- Log ind i DTU Fusion
- Gå til Indkøb → Mine modtagelser
- Find indkøbsordren
- Markér linjen
- Klik Modtag
- Indtast det beløb, der skal godkendes til betaling
- Klik Afsend
Når beløbet er registreret som modtaget i DTU Fusion, kan fakturaen behandles til betaling.
Andre notifikationer fra DTU Fusion
Hvis du modtager andre typer notifikationer fra DTU Fusion, kræver indkøbsordren typisk en anden form for handling, før du kan registrere modtagelsen.
Det kan fx være:
- Prishold på varekøb
Fakturaens pris stemmer ikke med den pris, der er bestilt på indkøbsordren. - Faktureret mere end bestilt på beløbsordre
Der er faktureret for et højere beløb, end der er registreret eller godkendt i DTU Fusion.
Se gennemgang af andre typer notifikationer og fakturahold i videoguiden Håndter fakturahold
Guides til varemodtagelse i DTU Fusion
Indholdsansvarlig
Martin Johnson Teamleder Afdelingen for Økonomi og Regnskab majohn@dtu.dk