Indkøbsordre (PO) – hvad, hvorfor og hvordan?
På DTU skal der som udgangspunkt altid laves en indkøbsordre (PO), når du køber ind. Her kan du læse, hvad en PO er, hvorfor den er vigtig, og hvornår der kan være få undtagelser.
Hvad er en indkøbsordre (PO)?
En indkøbsordre, forkortet PO (Purchase Order), er en ordre, du opretter i DTU’s system, inden du køber en vare eller ydelse. Den sendes til leverandøren som en bekræftelse på bestillingen.
En PO fungerer som en forhåndsgodkendelse af indkøbet og hjælper med at sikre:
- at udgiften er budgetteret
- at pris, leverandørvalg og kontering er korrekt, inden købet gennemføres
- at der er styr på økonomien i projekter og enheder.
En PO er selve bestillingen og fungerer som en intern og ekstern reference, som både DTU og leverandøren bruger. Fakturaen er regningen, der sendes efter levering.
Når fakturaen matches med PO’en, bliver det enkelt at kontrollere, at pris og indhold stemmer med det bestilte.
Hvorfor skal du altid lave en PO?
- Styrker budgetoverholdelsen – udgiften er på forhånd godkendt og synlig i projektets eller enhedens økonomi.
- Giver sporbarhed – man kan altid følge sammenhængen mellem bestilling og betaling.
- Styrker kontrol – gør det lettere at kontrollere, at fakturaen stemmer med det bestilte.
- Reducerer fejl – minimerer risiko for dobbeltbetaling og forkerte leverandører.
Som hovedregel skal der altid laves en PO på indkøb til DTU!
Hvornår er en PO IKKE nødvendig?
I nogle få særlige tilfælde giver en PO ikke ekstra værdi, eller det er ikke praktisk muligt at lave en. Læs mere om undtagelser fra kravet om PO (OPDATER LINK!)
OBS!
- En PO er ikke det samme som en faktura.
- Fakturaen skal altid matche den oprettede PO.
- En PO er først gyldig, når den er godkendt i systemet.