Som hovedregel skal der altid oprettes en indkøbsordre (PO) på indkøb til DTU. Der findes dog enkelte undtagelser. Her kan du se, hvordan du vurderer, om dit køb kræver PO.
En PO fungerer som en forhåndsgodkendelse af indkøbet og hjælper med at styre økonomien og godkende indkøb på forhånd, understøtte brugen af aftale- og godkendte leverandører samt gøre det lettere automatisk at matche, kontrollere og behandle fakturaen.
Men der findes situationer, hvor PO ikke er nødvendigt - typisk fordi betalingen ikke fungerer som et almindeligt køb af varer eller ydelser, eller fordi fakturaen under alle omstændigheder skal behandles manuelt.
Er du i tvivl om, der skal oprettes PO, kan du stille nedenstående spørgsmål til dit køb og se de mest almindelige situationer, hvor der normalt ikke skal oprettes PO.
I nogle tilfælde er leverandøren eller betalingen fastlagt på forhånd. Det kan fx være, når leverandøren er en offentlig institution, og DTU derfor ikke har indflydelse på valg af leverandør.
Her er der typisk ikke tale om et almindeligt indkøb, hvor DTU skal vælge mellem forskellige leverandører, forhandle pris eller gennemføre et almindeligt bestillingsflow.
|
Det gælder fx:
|
Typiske betalinger:
|
Nogle betalinger følger ikke et almindeligt indkøbsflow, og leverandøren bruger derfor typisk ikke PO i faktureringen.
|
Det gælder fx:
|
Typiske betalinger:
|
Partnerbetalinger er ikke et almindeligt køb af varer eller ydelser. Her overføres midler, som allerede er aftalt i projektets budget og kontrakt, til en samarbejdspartner i projektet uden brug af PO.
|
Det gælder fx:
|
Typiske betalinger:
|
Det er ikke nødvendigt at oprette PO, hvis fakturaen stadig skal behandles manuelt, før den kan godkendes og bogføres. Det gælder typisk betalinger, hvor moms skal korrigeres manuelt, deltagerlister skal kontrolleres, eller der skal tages stilling til regler for repræsentation og forplejning.
Her understøtter PO ikke den automatisering, som PO normalt bruges til, fordi fakturaen stadig kræver særskilt kontrol og behandling.
|
Det gælder fx:
|
Typiske betalinger:
|
Ved små engangskøb hos leverandører, som ikke bruges jævnligt, er det normalt ikke nødvendigt at oprette PO. Her vil oprettelse af leverandør og PO ofte gøre processen mere omfattende end selve købet.
Det gælder typisk køb under 3.000 kr., som i stedet betales med DTU kreditkort og afregnes efter reglerne for kortbrug.
Ved køb fra udenlandske leverandører skal der normalt oprettes PO. Det skyldes, at udenlandske køb ofte kræver ekstra kontrol i forbindelse med fakturabehandling og betaling.
Partnerbetalinger til udenlandske samarbejdspartnere er dog typisk undtaget, da betalingen ikke fungerer som et almindeligt køb af varer eller ydelser.
Se afsnittet om partnerbetalinger i forsknings- og udviklingsprojekter.
I tvivl om PO?
Din lokale superbruger kan hjælpe dig med at vurdere, om dit køb kræver PO, og hvordan købet eller fakturaen skal håndteres i DTU Fusion.
Falder dit køb under en af ovenstående situationer, skal fakturaen normalt behandles uden PO via det almindelige fakturaworkflow. Husk stadig at angive relevante oplysninger som projektnummer, mv. så fakturaen kan behandles korrekt.
Ved små engangskøb under 3.000 kr. skal DTU kreditkort anvendes, og købet afregnes efter reglerne for kortbrug.
Er du stadig i tvivl om, hvorvidt der skal oprettes PO, kan du spørge din lokale superbruger