Når du bliver kontaktet af pressen

DTU’s forskningsbaserede rådgivning er kendetegnet ved, at den ofte udøves i et krydsfelt mellem forskning, forvaltning, politiske interesser og erhvervsinteresser. Samtidig er rådgivningsopgaver ofte genstand for stor pressebevågenhed.

• DTU agerer proaktivt, rettidigt og troværdigt i sin kommunikation med pressen.
• DTU prioriterer formidling af viden og faglige resultater inden for forskningsbaseret rådgivning samt at bidrage aktivt til en oplyst debat på områder, der har særlig offentlig relevans.
• DTU er åben omkring det faglige grundlag og de aftalemæssige forhold, som danner basis for de ydelser, der leveres i den forskningsbaserede rådgivning med henblik på at sikre gennemsigtighed og faglig troværdighed.
• DTU’s dialog med medier om områder relateret til forskningsbaseret rådgivning afspejler det forhold, at vores viden bygger på nyeste faglige og ajourførte viden.
• DTU’s dialog med medier baserer sig på et videnskabeligt, faktuelt og redeligt grundlag.
• DTU anerkender i dialogen med medier, at universitetets egne forskere kan have forskellige, indbyrdes modstridende videnskabeligt funderede synspunkter.
• DTU tager pressekritik af enkelte medarbejdere seriøst, og løser disse  i en åben og saglig dialog med alle berørte parter.

Se i øvrigt Kodeks for forskningsbaseret rådgivning på DTU. 

Overordnede retningslinjer for pressehåndtering:

Mandat for udtalelser til pressen

Som medarbejder ved DTU må du meget gerne udtale dig offentligt om faktiske forhold inden for dit eget arbejdsområde. Ved tvivl skal du rette henvendelse til nærmeste overordnede eller DTU’s kommunikationsdirektør: tkh@adm.dtu.dk

Når du udtaler dig på andre områder end dit eget arbejdsområde samt på vegne af en interesseorganisation, betragter DTU det som private udtalelser. Når du udtaler dig til pressen som privatperson, skal du udtrykkeligt meddele de pågældende pressefolk, at det er som privatperson og ikke som DTU-ansat, at du udtaler dig. Du skal forlange at blive refereret uden angivelse af arbejdssted og ansættelsestitel.

Modstridende faglige vurderinger i udtalelser til pressen

DTU anerkender, at der internt på DTU kan være kvalificerede, modstridende videnskabelige vurderinger af samme sag, som ofte har bund i komplekse faglige problemstillinger. Du bør loyalt redegøre for evt. uenigheder og gerne henvise til andre mulige kilder, hvor det er relevant i forhold til den journalistiske historie.

Aktindsigt

Ved henvendelse med begæring om aktindsigt skal henvendelsen behandles efter reglerne i Offentlighedsloven eller Forvaltningsloven. Fra anmodningen stilles, er der en svarfrist på 7 arbejdsdage, og derfor er det vigtigt, at du straks kontakter din institutdirektør, som tager videre handling i samarbejde med Afdeling for Forskning, Rådgivning og Innovation: aktindsigt-jura@dtu.dk 

Læs mere om DTU’s retningslinjer om aktindsigt

Tavshedspligt

Som DTU-medarbejder engageret i aftaler/projekter med en ekstern part har du pligt til at sætte dig ind i aftalens/projektets regler for tavshedspligt. Disse regler skal følges ved dialog med medier. Generelt gælder det, at du har tavshedspligt, når en oplysning ved lov eller anden gyldig bestemmelse er betegnet som fortrolig eller når det i øvrigt er nødvendigt at hemmeligholde den for at varetage væsentlige hensyn til offentlige eller private interesser. Samtaler med pressen, som kan tænkes at nærme sig emner for tavshedspligt bør i videst muligt omfang foregå efter dialog med nærmeste overordnede/projektansvarlige.

Læs mere om DTU’s retningslinjer om tavshedspligt

Pressekritik

Ved kritiske omtaler i pressen er det DTU’s udgangspunkt, at DTU’s ansatte er ansvarlige og kompetente medarbejdere, som antages at have fulgt retningslinjer og procedurer for pressehåndtering.

Hvis du som medarbejder oplever at blive udsat for kritik i presse, sociale medier mv. bør du kontakte din nærmeste overordnede, uanset om kritikken har form af personlige angreb eller er rettet mod dine ansvarsområder.

Det er samtidig en del af DTU-lederes ansvar at være opmærksomme på, om der opstår pressesager inden for deres ansvarsområder og i givet fald kontakte de berørte med­arbejdere.

Konkret håndtering af pressesag:

• Kontakt din nærmeste leder, instituttets evt. kommunikationsansvarlige og/eller DTU’s Kommunikationsdirektør: tkh@adm.dtu.dk. I samråd tages beslutning om håndtering af sagen.
• Hvem skal svare på kritikken?
• Hvad skal form og indhold i et svar være?
• Er der grund til at gøre andet end blot at besvare kritikken i pressen (fx direkte personlige henvendelser til involverede eller lignende)?
• Ved større sager er det vigtigt at pressekontakt koordineres af instituttets evt. kommunikationsansvarlige og/ellerAfdeling for Kommunikation og Medier (AKM).

Hvis du er involveret i en debat, der indebærer kritik, er det vigtigt, at du altid forholder dig sagligt i dine indlæg. Du kan få sparring på tekster hos instituttets evt. kommunikationsansvarlige og/eller Afdeling for Kommunikation og Medier.

Ekspertliste

Institut/center kan vælge at lave en ekspertliste, der angiver de væsentligste fagområder samt en kontaktperson for hvert område.

Pressekontakt-skema

Når du som medarbejder har udtalt dig til pressen på vegne af DTU, skal du udfylde et pressekontaktskema. Skemaet angiver medie, tidspunkt og emne for medarbejderens samtale med journalisten.

Skemaet findes på dansk og engelsk.

Formålene med udfyldelse af skemaet er:

• at registrere omfanget af såvel indad- og udadgående kontakt med pressen mhp. dokumentations- og afrapporteringshensyn;
• at være på forkant med pressens mulige interesseområder;
• at kunne orientere relevant myndighed for dennes rettidige pressehåndtering.

Skemaet udfyldes samme dag, som du har haft kontakt med pressen.

I tilknytning til skemaet angiver det enkelte institut dets retningslinjer og procedurer for, hvem skemaet sendes til som orientering og mhp. systematisk registrering.

Nogle institutter opererer med en mailingliste med fri tilmelding, hvor der orienteres om al pressekommunikation.

Pressehåndtering af emner indenfor forskningsbaseret rådgivning

Institutter med opgaver inden for forskningsbaseret rådgivning skal, udover at følge de her angivne generelle retningslinjer og procedurer for pressehåndtering, være særligt opmærksomme på om og i så fald, hvordan aftaler om publicering i samarbejdsaftaler påvirker pressehåndtering.

Institutter med myndigheds-beredskabsopgaver skal desuden have pressehåndteringsplaner omkring beredskabshændelser som udbrud m.v.

Kvikguide - når journalisten ringer

For en trinvis vejledning i håndtering af henvendelse fra journalist henvises til Kvikguide - når journalisten ringer.

Debatindlæg og artikler

For nogle medarbejdere er det en naturlig del af jobbet at udarbejde offentlige debatindlæg eller artikler m.v. Ofte bliver sådanne artikler offentliggjort med angivelse af instituttets navn, og du bør derfor orientere din nærmeste overordnede på forhånd.

Pressemeddelelser

Udsendelse af pressemeddelelser fra DTU sker via AKM, undtaget herfor er DTU Fødevareinstituttet.

Medieovervågning

AKM har medieovervågning af de fleste danske medier.

Alle institutter kan oprette et internt rss-feed på DTU Inside til orientering af medarbejdere om aktuelle omtaler.

Institut- eller centerdirektør samt evt. lokal kommunikationsafdeling modtager daglige mails med DTU’s samlede og de institut-/centerspecifikke omtaler, og har adgang til analyser om DTU’s fremtræden i medierne.

Læs mere om DTU’s medieovervågning.

Proaktiv pressekommunikation

Det er op til de enkelte institutter/centre via hjemmeside/sociale medier eller ved at kontakte medier med tip, historier mv. i forhold til at skabe øget kendskab til DTU’s forskning inden for instituttets/centerets faglige område.

AKM understøtter gerne dette arbejde, og kan ved strategisk vigtige områder for DTU’s kommunikation stille yderligere ressourcer til rådighed.