Planlægning af kommunikation

1. Hvad er formålet med din kommunikation?

Vil du give målgruppen en bestemt information? Vil du opfordre målgruppen til at handle på en bestemt måde – fx søge ind på en uddannelse? Vil du lægge op til debat med målgruppen?

2. Hvem er målgruppen?

Er det fx gymnasieelever, journalister, kolleger, fagfæller?

3. Hvad er budskabet?

Hvad er det enkle, klare og præcise budskab, du har til målgruppen, fx ”kom til åbent hus den 5. november”.

4. Hvilken genre og hvilket medie er mest velegnet?

Det afhænger især af formålet med kommunikationen og målgruppen – hvilke medier benytter de sig af?

Skriftlig kommunikation er ikke altid den mest hensigtsmæssige løsning. Nogle gange kan det være et telefonopkald eller et møde.
Du kan også satse på flere genrer/medier på en gang – fx bliver de pressemeddelelser, vi sender ud, også lagt på DTU’s hovedside og på hjemmesiden for det institut, den stammer fra. I så tilfælde er det en god idé at lave en handlingsplan, hvoraf aktiviteter, tider og ansvarsfordeling fremgår.

5. Hvordan skal kommunikationen udformes?

Tænk over en disposition for teksten. Hvilke informationer skal med? Hvordan skal de vægtes, og hvilken rækkefølge skal de komme i?

• Skriv det vigtigste først. En tekst kan disponeres efter flere principper, men informationerne skal komme i en meningsfuld rækkefølge.
• Overhold formalia. Ud over dispositionen er der en række andre ting, du skal tænke over, når du kommunikerer. Hvilke ønsker/krav til udformningen har det medie, du kommunikerer igennem? Ofte er det en god ide at tænke over billeder. Skriver du en artikel til Dynamo er der en række faste elementer, du altid skal have med. Se hvilke her.
• Hav målgruppen i tankerne, når du skriver. Hvilket forhåndskendskab har målgruppen til emnet? Sproget og informationsniveauet skal indrettes derefter. Hvor interesserede er målgruppen i at lytte til budskabet? Hvordan kan eventuelle barrierer overkommes?