Krav til elektroniske bilag

Alle bilag, uanset format, skal opfylde DTU's krav til dokumentation. Her kan du se, hvilke elektroniske bilagstyper der er godkendt, og hvordan du sikrer, at kvaliteten er tilstrækkelig, og filformatet er korrekt.

DTU accepterer flere typer elektroniske bilag, så længe de indeholder alle nødvendige oplysninger og er tydelige og læsbare.Et elektronisk bilag skal være en nøjagtig gengivelse af originalen og gemmes i et filformat, som DTU’s systemer kan håndtere (fx PDF, JPEG, TIFF, MSG, DOC eller XLS). Undgå HEIC-filer (typisk fra iPhones), da de ofte er for store og ikke kan åbnes korrekt.

Konverter HEIC-filer til JPEG. Se DTU’s vejledning: Sådan ændrer du filformat på iPhone

Godkendte former for elektroniske bilag

  • Elektronisk originalbilag: Bilag modtaget direkte digitalt fra leverandør (fx PDF-faktura via e-mail)
  • Foto af originalt bilag: Hvis du har taget et billede af en papirregning i stedet for at skanne den
  • Billede af sms: Fx betaling af parkeringsbillet via sms
  • Skannet original bilag: Papirbilag, som er gjort elektronisk via indskanning

Det er dit ansvar, at bilaget er tydeligt og læseligt. Hvis oplysninger mangler eller er utydelige, kan udgiften blive afvist.

Indholdsansvarlig

Heidi Bielefeldt Teamleder Afdelingen for Økonomi og Regnskab

Opdateret 04 november 2025