Afregning af udgifter og rejser

Få overblik over, hvordan du afregner udgifter, udlæg og rejser på DTU. På siden finder du information om frister, roller og proces i DTU Fusion

Udgifter, der ikke betales via en indkøbsordre, skal afregnes i en udgiftsrapport i DTU Fusion. Det gælder fx udgifter i forbindelse med dit arbejde på DTU som rejser, udlæg eller køb foretaget med DTU-kreditkort.

Eksempler på udgifter, der skal afregnes:

  • Rejser og transport bestilt via DTU’s rejseudbyder (CWT)
  • Udlæg, hvor du selv har lagt ud, og DTU skal dække omkostningen
  • Brug af DTU kreditkort
  • Kørselsgodtgørelse
  • Rejsegodtgørelse

Hvornår skal der afregnes?

Uanset hvilket udgift du har haft, skal afregning af kreditkortkøb, udlæg og tjenesterejser skal ske senest 30 dage efter hjemkomst eller købet.

Hvis udgifterne vedrører én rejse, skal de samles i én udgiftsrapport, som først afregnes, når rejsen er afsluttet.

Herunder finder du information om, hvem der har ansvar for hvad i processen.

Rolle 

Ansvar

Medarbejder

Den person, der har haft en udgift (kan selv have lagt ud for udlægget eller benyttet DTU kreditkort)
  • Udarbejder egen udgiftsrapport eller får hjælp fra en superbruger efter aftale
  • Sikrer at egen udgiftsrapport er korrekt, hvis en anden person har udarbejdet den
  • Har ansvaret for at få afregnet udgifter indenfor retningslinjer
Superbruger
  • Kan bestille fly, hotel mm. på vegne af andre
  • Kan udfylde udgiftsrapport på vegne af andre
  • Følger op på ikke-afregnede transaktioner (kreditkort- og CWT-afregninger) i egen enhed

Godkender

Den person, som er budgetansvarlig og kan godkende på vegne af DTU
  • Afklarer rammer med medarbejdere
  • Sikrer at godkendelse sker iht. gældende retningslinjer, lovgivning og godkenderhierarki
  • Har ansvaret for at informere medarbejdere om de overordnede retningslinjer
Koncernøkonomi (AØR)
  • Fastsætter retningslinjer for tjenesterejser, kørsel og udlæg
  • Foretager regnskabsmæssig kontrol af udgiftsrapporter
  • Afregner beløb overfor medarbejderen

Kontakt

Heidi Bielefeldt Teamleder Afdelingen for Økonomi og Regnskab

Opdateret 30 oktober 2025

Sider under denne