Skal du bestille sandwich til et møde, planlægge en sommerafslutning i sektionen eller arrangere grill på enheden? Uanset anledning gælder det nemlig, at du skal kunne oplyse:

• dato
• sted
• anledning
• deltagerkreds (interne og eksterne deltagere)

Sådan dokumenterer du forplejningen

Hvordan oplysningerne skal registreres, afhænger af, hvordan forplejningen er købt. Det betyder blandt andet:

Betaler du med DTU kreditkort eller laver kontant udlæg? 
Så skal oplysningerne registreres i DTU Expense. Det kan enten være i kommentarfeltet eller som vedhæftet dokumentation.

Bestiller du med efterfølgende faktura?
Så skal oplysningerne afgives som svar på den mail, du modtager fra aor-fakturabehandling.

Bestiller du via Compass Group?
Så skal oplysningerne angives direkte i bestillingssystemet.

Bestiller du via årsordre?
Så skal oplysningerne kunne findes frem ved forespørgsel, fx via mødeindkaldelser eller dagsordener.

Hvad med deltagerlisten? 

Hvis arrangementet omfatter en hel organisatorisk enhed, kan du nøjes med enhedens navn og antal medarbejdere.

Hvis arrangementet omfatter deltagere fra forskellige enheder, skal det angives. Ansatte på DTU kan skrives med initialer, mens eksterne deltagere altid skal skrives med fulde navne samt den virksomhed eller institution de repræsenterer.

Ved åbne arrangementer som fx jubilæer eller åbent hus kan en invitation bruges som dokumentation.

Husk også dokumentation for deltagerbetaling ved personalefester.

Få det fulde overblik på DTU Inside

Du finder de samlede retningslinjer for forplejning på DTU Inside. 

Er du interesseret at læse mere om de økonomiske rammer, finder du dem her.