Personaleudgifter er udgifter, der direkte kommer DTU's ansatte til gavn for at understøtte og styrke et godt arbejdsmiljø og god trivsel.
Personale- og repræsentationsudgifter
Skal du afholde personale- eller repræsentationsudgifter? Læs, hvilke udgifter der er tilladt, hvem der kan godkende, og hvad forskellen er på personale- og repræsentationsudgifter.
Før du kan afholde personale- eller repræsentationsudgifter, er det vigtigt at kende de overordnede rammer. DTU har klare regler for, hvornår udgifter er tilladt, hvem der kan godkende dem, og hvordan de skal dokumenteres.
Ledelsesansvar og godkendelse
Når du afholder personale- eller repræsentationsudgifter, skal der altid være en erhvervsmæssig relevant anledning og en selvstændig interesse for DTU. Udgifterne skal stå i et rimeligt forhold til både anledning og deltagerkreds.
Som leder har du ansvar for, at udgifterne følger DTU's retningslinjer:
- Kun ansatte med ledelsesansvar kan beslutte at afholde personale- eller repræsentationsudgifter.
- Bilaget skal altid godkendes af den budgetansvarlige. Den budgetansvarlige kan uddelegere godkendelsen til en anden medarbejder, dog maksimalt ét ledelsesniveau ned. Se også afsnit 5.3 om godkendelse i Regnskabsinstruksen.
- Hvis du som godkender selv deltager i arrangementet, skal udgiften aftales med din nærmeste leder på forhånd. Din leder skal også godkende bilaget bagefter – medmindre det kun drejer sig om forplejning på niveau med DTU's faste kantineleverandør.
- For direktionsmedlemmer og institutdirektører kan en medarbejder med kendskab til transaktionen stå for godkendelse, jf. Regnskabsinstruksen afsnit 4.2.
Vær opmærksom på, at repræsentationsudgifter af større omfang eller ekstraordinær karakter ikke afholdes må afholdes uden, at der er særskilt hjemmel til det enten på finansloven eller særskilt forelæggelse for Finansudvalget, jf. Finansministeriets Budgetvejledning 2021 afsnit 2.4.14.
Herunder kan du se definitioner af og eksempler på personaleudgifter og repræsentationsudgifter. Fold sektionerne ud, så kan du nemt vurdere, hvilken kategori din udgift hører til.
Eksempler på personaleudgifter er:
- Udgifter til receptioner
- Forplejning i forbindelse med interne møder og kurser
- Personaleseminarer og teamarrangementer
- Sommerfester
- Julearrangementer
- Andre aktiviteter, der understøtter personalets trivsel og kompetenceudvikling
Reglerne gælder uanset, hvordan udgifterne finansieres (ordinære midler, midler fra kommerciel indtægtsdækket eller tilskudsfinansieret virksomhed).
Repræsentationsudgifter er udgifter rettet mod personer uden for DTU, hvor formålet er at afslutte, bevare eller etablere et samarbejde.
Det handler altså om udgifter, der har karakter af opmærksomhed eller kommerciel gæstfrihed, hvor hvor hovedparten af deltagerne ikke er medarbejdere på DTU.
Eksempler på repræsentationsudgifter er:
- Forplejning i forbindelse med møder med eksterne samarbejdspartnere
- Udgifter til aktiviteter eller arrangementer, hvor ekstern part deltager
- Gaver til en ekstern part
DTU's politik er, at repræsentationsudgifter kun afholdes i et begrænset omfang.
Der skal desuden være en rimelig balance mellem antal eksterne samarbejdspartnere og DTU-ansatte, der deltager ved repræsentationsarrangementer.
Kontakt
Gitte Hurup Sektionschef, Koncernøkonomi Afdelingen for Økonomi og Regnskab ghhe@adm.dtu.dk