Arrangementer

Når du afholder arrangementer på DTU – store som små – er der faste rammer og regler for, hvad du kan gøre, og hvordan udgifter skal håndteres. Her finder du en samlet oversigt over reglerne for bl.a. seminarer, personalefester, receptioner og andre fejringer.

Som arrangør har du ansvar for, at udgifter og afholdelse sker efter DTU’s retningslinjer. Det betyder blandt andet, at du skal være opmærksom på:

  • Hvilken type arrangement der er tale om

  • Hvem deltagerne er

  • Hvordan du dokumenterer udgifterne

Der kan afholdes personaleseminarer og teamarrangementer for hele organisatoriske enheder. I den forbindelse kan der afholdes udgifter til begrænset servering som kaffe/te/vand evt. med brød eller frugt. Hvis arragementet varer en hel dag, kan der desuden dækkes udgifter til frokost/middag.

Personaleseminarer kan afholdes både på DTU's campusser og eksternt. Husk altid, at der skal være et rimeligt forhold mellem anledningen, deltagerkredsen og de samlede udgifter.

Der kan afholdes udgifter til begrænset servering, fx snacks og drikkevarer, ved fejring af projektafslutninger.

Hvis din enhed ønsker at afholde en personalefest – fx sommerfest, udflugt, julefrokost eller lignende – skal arrangementet godkendes:

  • af institutdirektøren, eller

  • af universitetsdirektøren (hvis det gælder administrationen).

Enheden kan inden for en passende beløbsramme pr. deltager dække merudgifter til arrangementet og stille faciliteter til rådighed. Der skal dog altid være deltagerbetaling (se næste afsnit). Ved afregning skal du vedhæfte dokumentation for deltagerbetaling, fx en indbydelse.

Deltagerbetaling

Ved personalefester er deltagerbetaling altid et krav og skal have en passende størrelse. Husk at vedhæfte dokumentation ved afregning (fx indbydelse).

DTU’s årsfest

DTU må som udgangspunkt ikke helt eller delvist dække medarbejderens billet til årsfesten. Der er dog to undtagelser:

  • Medarbejdere med særlige opgaver i forbindelse med årsfesten eller som er pålagt at deltage

  • Rektors særligt indbudte gæster

Sportsarrangementer

Deltager du som repræsentant for DTU i større sportsarrangementer, skal du følge HR’s regler om sundhed, motion og sport (INDSÆT LINK).

Du kan kun bruge DTU-midler til receptioner eller fejringer i disse tilfælde:

  • Når en medarbejder har 25-, 40- eller 50-års jubilæum i staten, på DTU eller i sin stilling
  • Når en medarbejder går på pension på grund af alder eller sygdom
  • Når en medarbejder stopper for at skifte til et andet job uden for DTU, hvis vedkommende har været ansat i mange år
  • Når en ph.d.-studerende afslutter sit forløb
  • Når en elev eller praktikant afslutter sin uddannelse på DTU
  • Når et institut, en enhed eller en afdeling har et større jubilæum eller indvier nye lokaler

Herudover dækker DTU ikke udgifter til receptioner.

Bemærk, at runde fødselsdage er altid private begivenheder og kan derfor ikke afholdes på DTU’s regning.

Fejringer for studerende

Direktionen kan beslutte, at DTU dækker rimelige udgifter i forbindelse med en markering af studerendes færdiggjorte studium. Udgifter til den studerendes nærmeste familie eller ledsager kan også dækkes.

Afregning af udgifter

Når du afregner udgifter til en reception eller fejring, skal du altid oplyse:

  • Dato
  • Sted
  • Anledning

Derudover skal du vedhæfte offentliggørelsen af arrangementet (fx invitation eller opslag).

Kontakt

Gitte Hurup Sektionschef, Koncernøkonomi Afdelingen for Økonomi og Regnskab

Opdateret 09 december 2025