Vejledning til evakueringsøvelser

Det overordnede formål med at afholde evakueringsøvelser er at træne brugerne af en konkret bygning i DTU’s evakueringsprocedure. Alle skal vide, hvordan de skal agere i tilfælde af en evakueringssituation, og alle er forpligtede til at gøre sig fortrolige med:

DTU’s evakueringsprocedure – herunder de tre vestes funktioner
Beredskabstavlernes placeringer
Samlingspladsens placering
Lokale flugtvejsforhold
Samt søge aktiv deltagelse

Ovenstående skal blandt andet ske gennem træning af DTU’s evakueringsprocedure og ved at udvikle kendskabet til placeringen af beredskabstavler og samlingspladser.

Evakueringsøvelser skal gennemføres mindst én gang årligt i hver bygning med mere end 50 personer. Hvis der er forhold, som taler for en øvelse i en bygning med færre personer, er det den lokale beredskabstovholder (BT), som vurderer behovet i samarbejde med den lokale arbejdsmiljøorganisation. Hvis man ønsker at afvikle mere end én årlig øvelse, skal det afklares i samråd med den lokale ledelse.

Forberedelse

Start med at indhente viden om egne bygninger, og find relationer til evt. andre universitetsenheder for samme bygning. Evakueringsøvelsen skal udføres samlet for hver bygning, og derfor kan det være nødvendigt at inddrage flere universitetsenheder/beredskabstovholdere i de tilfælde, hvor der er flere enheder i samme bygning.

Planlægning

Definer øvelsesgruppens deltagere og udpeg en øvelsesleder. Ved at bruge værktøjet ”Guide til øvelser” og tilhørende oversigt, kan der skabes overblik over processen og de tilknyttede arbejdsopgaver. På samme måde kan der gøres brug af skabelonen ”Drejebog og roller”, som er et simpelt styringsværktøj, hvori man kan indskrive kendte og forventede aktioner/handlinger i forhold til udførelslen af øvelsen. Det er vigtigt at beskrive formålet med øvelsen med mål, der er tilpasset brugernes erfaring med evakueringsproceduren. Husk at der er tale om en læringskurve for øvelsesdeltagerne, hvor der er stor forskel på førstegangsdeltagere og mere øvede deltagere.

Varsling før øvelsen

14 dage før:

Orientér CAS AB om dato, tid og bygningsnummer ved mail til Jesper Fløche eller Søren Fulgeberg
Orientér på samme vis CAS EL; Lyngby, Ballerup eller Risø. For øvrige findes lokale aftaler og ellers kontakt CAS EL Lyngby for råd. Under mailforslag findes 'Varsling (CAS)'. Bemærk, at det er CAS som ved fremmøde aktiverer/deaktiverer brandalarmen, og hvis nødvendigt varsler den tilknyttede eksterne vagtcentral om, at der blot er tale om en øvelse.
Orientér CAS HVAC, sektionsleder Niels Gjerring Hansen, såfremt øvelsen vedrører B202, B220, B409, B127 og B324.

7 dage før:

Det anbefales at sende en orienteringsmail ud til bygningens brugere, så de har mulighed for at forberede sig - der er tale om uddannelse og ikke test. Under mailforslag findes 'Varsling (egen enhed)'.

Særligt for Risø

Forud for øvelsen skal portvagten orienteres tlf. 46 77 44 44 og ved øvelser på halvøen, da orientering til Dansk Dekommissionering 46 33 63 00.

Udførelse og evaluering

Følg den aftalte plan (drejebog) og sørg for, at observatører og øvrige hjælpere er bekendt med deres ansvar og roller forud for øvelsesstarten. Gør evt. brug af evalueringsskemaet i værktøjskassen. Evaluer øvelsen og afrapporter til CAS AB ved Jesper Fløche eller Søren Fugleberg.

Orientér bygningens brugere og ledelse om øvelsens resultat og læringspunkter. Under mailforslag til højre findes 'Afrapportering (CAS/egen enhed)'.