Manual: håndtering af krænkende adfærd

Direktionen har vedtaget en delpolitik og retningslinje om håndtering af krænkende adfærd, der har været drøftet i HSU.

HR har udarbejdet en guideline (manual), der beskriver den praktiske håndtering af henvendelser om krænkende adfærd, samt nogle af de værktøjer ledere mv. kan bruge.

Lederens håndtering

Alle ledere skal tage henvendelser alvorligt og prioritere at igangsætte håndtering af henvendelsen. Håndtering vil afhænge af den konkrete henvendelse, herunder af grovhed, varighed og hyppighed.

I forbindelse med henvendelser om seksuel chikane, krænkende adfærd og grov eller gentagne mobning opfordres leder til at kontakte Koncern HR Legal & Politics for rådgivning før, under og efter håndtering af henvendelsen.

Lederen, Koncern HR og øverste ledelse har pligt til at handle på henvendelsen, hvis forseelsen har en sådan grovhed, varighed eller gentagende karakter, at den har medført fare for medarbejderes sundhed og sikkerhed. Dette beror på en konkret juridisk vurdering, der foretages af HR Legal & Politics.

Henvendelser i sager, hvor der er pligt til at handle, kan derfor ikke foretages anonymt.

Handlepligten bunder i retssikkerhedsmæssige hensyn til den formodede krænker og omsorgspligt for den krænkede.

Lederen har følgende opgaver:

Afdæk de konkrete omstændigheder

• Uanset, hvordan lederen får information om krænkelsen, skal lederen søge information om grovhed, varighed og karakter.
• Det er vigtigt at undersøge hændelsens karakter, fordi grove krænkelser kan medføre juridiske konsekvenser for den part, som har begået forseelsen.
• Vær opmærksom på at kende til nuancerne omkring henvendelsen ved at gå i dialog med flere parter og lyt til eventuelle vidners versioner (inddrage bevismateriale hvis sådanne findes).

Særlig opmærksomhed

Leder har et ansvar for, at alle parter behandles med omtanke og respekt (både den, der føler sig krænket og den eller de, der undersøges for at være krænkere).

Hvordan behandles hændelsen

Det skal konkretiseres, hvordan der følges op på hændelsen.

Krænkelser dækker over en vifte af forseelser som beskrevet i retningslinjen om håndtering af krænkende adfærd.

Det er de berørte parters ansvar at afdække, hvordan den konkrete henvendelse skal behandles:

1. De berørte parter bliver efter drøftelser enige om ikke at gøre yderligere ved hændelsen.
2. De berørte parter bliver enige om, at henvendelsen bedst løses gennem en dialogproces, som HR kan bistå med. Flere vælger at supplere med en ekstern mægler. Enheden dækker selv omkostninger forbundet med ekstern mægling.

Leder vurderer forseelsen som grov og involverer HR. Den krænkede part får at vide, at der bliver foretaget en juridisk behandling af henvendelsen. Der kan ikke oplyses om undersøgelses forløb eller udfald. Parterne vil blive informeret, når den er afsluttet.

Ledelsesansvar at informere om sagens afslutning

1. Leder skal informere medarbejderen, der har henvendt sig og andre involverede om, at sagen er afsluttet.
2. Leder må ikke oplyse parterne/afdelingen om eventuelle juridiske konsekvenser.
3. Den part, som har været udsat for den krænkende hændelse, kan vælge at kontakte Koncern HR, hvis vedkommende vurderer, at den lokale proces er utilstrækkelig.

Koncern HR’s rolle

• HR skal rådgive lederen om processen og ledelsesansvaret for at håndtere den konkrete sag bl.a. i forhold til grovheden og eventuelle juridiske konsekvenser.
• HR skal vejlede ledere om, hvordan det kan forebygges, at krænkelser kan ske igen, og hvordan lederen kan medvirke til at genopbygge samarbejdsrelationer og arbejdsfællesskaber efter en konkret sag.
• HR kan give almene råd og vejledning til de berørte parter.

TR og AMR’s roller (har ikke handlepligt)

• En medarbejder, der oplever en krænkelse, kan i fortrolighed henvende sig til sin tillids- og/eller arbejdsmiljørepræsentant (TR og AMR).
• TR og AMR kan, til forskel fra HR og leder, tilbyde støtte, råd og vejledning uden handlepligt.