Praktisk hjælp til arrangementer på Lyngby campus
DTU Lyngby Campus afholder hvert år en række større og mindre arrangementer. Der er institutternes konferencer, Ph.d. receptioner og jubilæer. Der er faglige og sociale studenteraktiviteter som fredagsbarer, introdage, DTU Science Show og meget mere.
CAS Servicecenter vejleder dig som arrangør. Du skal planlægge mange detaljer og måske tale med flere afdelinger. Du finder informationer om en del af det på disse sider. Vi sidder klar til at hjælpe dig med at skabe et vellykket arrangement.
Planlæg og book
Du skal i god tid forud for arrangementet tage kontakt til os så vi kan booke lokaler og tage en indledende snak om dine ønsker til arrangementet. Til dette møde kan du udfylde tjeklisten, som dækker de fleste behov ved et større arrangement. Du finder tjeklisten i boksen til højre.
Servicecenteret hjælper med opgaver som:
- Koordinering af flytninger
- Overblik af inventar til udlån
- Inventaropstillinger og pladsfordelingsplaner
- Oprettelse af gæstekort
- Kommunikation med eksterne leverandører.
Send venligst en mail til os eller book et møde her, hvis du har brug for hjælp med at planlægge dit kommende arrangement.
Det er vigtigt at give besked, når der kommer en ny kontaktperson på dit arrangement, så vi altid ved, hvem vi skal have fat i.
Ændringer eller aflysninger skal ske senest 14 dage før arrangementets afholdelse, så vi kan varsle vores leverandører og samarbejdspartnere. Du er som arrangør økonomisk ansvarlig for arrangementet, også ved aflysning.
Hjælp fra andre afdelinger
Der er forskellige afdelinger i CAS, der kan assisterer med de praktiske opgaver i forbindelse med dit arrangementer. Afhængig af opgaven og evt. behov for eksterne leverandører kan der tilgå udgifter. Du kan bestille serviceopgaver via Campus Service - Bestillinger og/eller DTU Service Portal.
| CAS Park og Vej | Afspærring af parkeringsplads, bestilling af affaldscontainere, fastgøring aftelte/pavilloner, opsætning af hegn, ekstra soignering af udeområder mv. |
| CAS EL | Ekstra strøm (stikkontakter, kabling til scener osv.) |
| CAS HVAC | Ventilation, varme, ekstra vand, tilslutning af toiletvogne mv. |
| CAS BMS | Udvidet adgangskontrol, fx udsættelse af automatiske låsning af døre mv. |
| CAS Beredskab | Brandlovgivning ved arrangementer kan du læse mere om her |
Derudover kan AKM hjælpe dig med det visuelle udtryk.
Behov for hjælp til IT og AV?
AIT hjælper gerne med IT eller AV-service til dit arrangement. Kontakt venligst ITservice via Serviceportalen for at høre nærmere.
