Fakturakrav ifølge momsloven
Når DTU handler med varer og ydelser, stiller momsloven en række krav til, hvordan fakturaer skal udformes ved almindelige salg, samlefakturaer og afregningsbilag. Find de vigtigste krav, så du sikrer korrekt dokumentation og undgår fejl i momshåndteringen.
Uanset om du køber eller sælger på vegne af DTU, skal du være opmærksom på, hvilke oplysninger en faktura skal indeholde. Fakturakravene afhænger bl.a. af typen af vare eller ydelse, omfanget af handlen og hvor modtageren befinder sig.
Der gælder særlige regler for fx samlefakturaer, kasseboner, afregningsbilag og blandede leverancer. Hvis fakturaen ikke lever op til momslovens krav, risikerer DTU at miste fradragsret for købsmoms eller at skulle efteropkræve moms ved salg.
Du kan fold menuen herunder ud og find de relevante regler for netop din situation.
I følgende tilfælde kan udstedelse af fuldstændig faktura til momsregistrerede købere undlades:
- Hvis virksomheden overvejende sælger til private
- Hvis salgsbeløbet er under kr. 3000 inkl. moms
I stedet udstedes en forenklet faktura/kassebon med følgende indhold:
- Sælgers navn og adresse eller momsnummer
- Fortløbende fakturanummer (ikke et krav på kasseboner)
- Udstedelsesdato (fakturadato)
- Afgiftsbeløbets størrelse, eller at afgiften udgør 20 procent af det samlede beløb
En af de væsentlige forskelle er, at købers navn ikke behøver at fremgå, hvilket blandt andet er tilfældet op kasseboner, P-billetter o.l.
Hvis virksomheden imidlertid har kutyme for at skrive navn på fakturaen (eksempelvis telefonregninger), så skal det være DTU's navn, der fremgår for at kunne få fradrag, uanset om fakturabeløbet er under kr. 3.000
Momslovens fakturakrav gælder også for afregningsbilag.
Ved afregningsbilag forstås salgsbilag, som køberen af en vare/ydelse udsteder på vegne af sælger.
Afregningsbilag kan kun anvendes, hvis begge parter er momsregistrerede. Det påhviler køberen at sikre sig, at sælger er registeret for moms. Det kan du bl.a. gøre på Europa-Kommissionens hjemmeside.Her kan du tjekke, alle virksomheder indenfor EU for validt CVR-nr.
Betingelserne for anvendelse af afregningsbilag anses for opfyldt, hvis den sker på baggrund af en skriftlig aftale, eller vedtægtsmæssige eller lignende ensartede regler for levering og prisfastsættelse af varer. Hvis udstedelse af afregningsbilag sker på baggrund af en skriftlig aftale, skal den ansvarlige ledelse hos begge parter have underskrevet denne, og opbevare et eksemplar af aftalen.
Faktureringen skal stadig ske på grundlag af nærmere specifikke oplysninger, som beror hos køber.
Ved varer og de typer af ydelser, hvor det påhviler køberen at afregne moms i et andet EU-land, også kaldet omvendt betalingspligt, skal der på fakturaen påføres:
- Købers momsnummer (hvis køber ikke har et momsnummer, skal der pålægges moms). Momsnummeret kommer automatisk på, hvis køber er oprettet korrekt i debitorkartoteket
- Ved ydelser skal momskoden 'EU Services Sales' anvendes
- Ved varer skal momskoden 'Eu Goods Sales' anvendes
Det er vigtigt, at der skelnes mellem ydelser og varer, fordi varer skal indberettes til Danmarks Statistik.
Varer er alt fysisk, som kan tælles og vejes samt følgende: vand, gas, varme, kulde og el. Ydelser er resten, dvs. alt det, som ikke er en vare.
Følgende ydelser skal dog altid pålægges moms: udlejning af lokaler og adgang til konferencer, hvis der også er moms på leje/gebyr til danske lejere/deltagere. Hvis konferencer er vurderet til at være momsfri (se gerne afsnittet om konferencer på denne side), skal der ikke lægges moms på. Hverken til danske eller udenlandske deltagere.
Kontakt
Christian Landsgaard Financial Controller Afdelingen for Økonomi og Regnskab chris@adm.dtu.dk