Krav til bilag
Når du afregner udgifter på vegne af DTU, skal alle bilag og fakturaer leve op til bestemte krav. Når dokumentationen er rigtig, betyder det, at DTU kan trække moms fra, og at udgifterne kan godkendes uden forsinkelser. Her finder du de vigtigste krav til bilag, uanset om det gælder rejser, udlæg, transport eller køb via DTU kreditkort.
Når du køber på vegne af DTU, skal du være opmærksom på, hvilke oplysninger en faktura og bilag skal indeholde. Krav til faktura og bilag afhænger bl.a. af beløbsstørrelse og typen af vare eller ydelse.
Generelle krav til bilag
Et bilag skal være:
- Originalt og udstedt af leverandøren
- Tydeligt specificeret med, hvad der er købt
- Udformet som en faktura eller kvittering
En kreditkortkvittering alene er ikke tilstrækkelig dokumentation ved fx taxakørsel.
Hvis bilaget ikke lever op til kravene, risikerer DTU at miste retten til momsfradrag. Det betyder, at projektet eller enheden skal betale den fulde moms.
På siden kan du læse om de formelle krav til fakturaer samt udlægs- og rejsebilag, jf. Regnskabsinstruksen afsnit 4.2.
For mindre udgifter under 3.000 kr. kan du anvende forenklede bilag, fx kasseboner eller håndskrevne bilag. De skal indeholde:
- Udstedelsesdato (fakturadato)
- Sælgers navn og adresse eller momsregistreringsnummer (CVR-nr./SE-nummer)
- Momssats, enten i procent eller beløb
Ved udgifter over 3.000 kr. inklusiv moms skal bilaget være udformet som en faktura eller kvittering, hvor det tydeligt fremgår, at DTU er kunden.
Du må gerne betale med DTU kreditkort, men bilaget skal stadig være udstedt til DTU, så momsen kan fratrækkes.
Bilag for transportudgifter, både kørsel i privat bil, offentlig transport eller taxa, skal altid ledsages af en kort forklaring med:
- Start- og slutpunkt for turen
- Formålet med transporten (i hvilken anledning)
- Hvem der deltog i kørslen (ved samkørsel)
Derudover afhænger den specifikke dokumentation af hvilken transportform, du har brugt:
- Flyrejser: Vedhæft CWT-fakturaen (bookingbekræftelse er ikke nok)
- Bus og tog: Vedhæft billetten. Optankning af Rejsekort refunderes ikke - kun det faktiske forbrug. Forbruget skal dokumenteres med udskrift af rejsekorttransaktioner. Hvis din billet er købt via fx mobil, kan du læse mere om krav til elektroniske bilag her
- Taxa: Vedhæft både kreditkortkvittering og specificeret regning for at få dækket eventuelle kortgebyrer
- Bro og parkering: Som eneste undtagelse accepteres kreditkortkvittering som gyldigt bilag
- Lufthavnsparkering: Vedhæft både reservationsbekræftelse og kontoudtog
- Ved afregning i anden valuta end på dokumentationen skal valutakurs dokumenteres via bankkontoudtog eller udskrift fra valutakursomregner.
- Du skal bruge CWT skal til rejser for ikke-ansatte, hvor det er økonomisk hensigtsmæssigt. DTU-kontaktpersonen kan derfor skulle bestille fly og hotel.
- Bankoverførselskvitteringer kun kan bruges som supplement til en faktura eller bon.
Når bilaget er indsendt, foretager Team Kreditor og Bogføring den regnskabstekniske kontrol og færdiggør godkendelsen af udgiften.
Indholdsansvarlig
Heidi Bielefeldt Teamleder Afdelingen for Økonomi og Regnskab hep@adm.dtu.dk