DTU kreditkort

Der er to typer af DTU kreditkort; et DTU faktureret og et privatfaktureret.

DTU faktureret

Kreditkort med firmafakturering, hvor korttransaktioner hæves på DTU’s bankkonto. Brugeren af kreditkortet skal efterfølgende foretage rejse- og/eller udlægsafregning i DTU Fusion, for at udgifterne bliver registreret på rette projekt.

Privat faktureret

Kreditkort med privat fakturering, hvor korttransaktioner faktureres månedsvis fra Eurocard til medarbejderen. Brugeren af kreditkortet skal efterfølgende afregne udgifterne som kontante udlæg i DTU Fusion, for at udgifterne bliver registreret på rette projekt og for at få beløbene refunderet fra DTU.

Ved brug af DTU-faktureret kreditkort bliver afregningen i DTU Fusion enklere, da alle transaktioner automatisk indlæses på brugerens profil. Nogle af DTU’s aftaleleverandører tilbyder desuden særlige rabatter ved brug af DTU kreditkort.

Hvis du skal på rejse for DTU eller ofte foretager mindre tjenstlige indkøb, kan du ansøge om et DTU kreditkort. Aftal med din leder, om der er behov, og ansøg først, når behovet er aktuelt

Indkøb af varer og ydelser skal altid ske i overensstemmelse med DTU’s indkøbspolitik.

Sådan ansøger du

Du ansøger via DTU Fusion (følg guiden "Ansøg om et DTU kreditkort" i Guided Learning).

Vær obs på, at du bruger browseren Edge eller Chrome.

1. Indsend ansøgningen i DTU Fusion
2. Når ansøgningen er godkendt, modtager du en mail fra AirPlus
3. Færdiggør ansøgningen via linket i mailen
4. Log på med MitID og følg AirPlus’ instruktioner
5. Når kortet er udstedt, sendes det direkte til enheden

DTU kreditkort må kun bruges til udgifter, der kan godtgøres i henhold til cirkulære om tjenesterejseaftalen eller er omfattet af DTU's retningslinjer for brug af DTU kreditkort.

DTU dækker udgifter til oprettelse, vedligeholdelse og gebyrer for tjenstlige transaktioner.

Kortet må bruges til:

• Parkering
• Taxa
• Hotel (efter bestilling gennem CWT)
• Konferencegebyrer
• Indkøb af varer og ydelser under 3.000 kr., som ikke kan købes via DTU’s indkøbsaftaler
• Hævning af valuta i udlandet eller i internationale lufthavne i Danmark før afrejse
• Andre dokumenterede, tjenstlige udgifter

Kortet må ikke bruges til:

• Privatkøb (heller ikke som midlertidigt udlæg)
• Indkøb, der kan foretages via DTU’s aftaleleverandører eller indkøbsaftaler

Beløbsgrænse for kreditkorttransaktioner

Grænsen for køb med DTU-kreditkort er maksimalt 30.000 kr. pr. transaktion, og grænsen er maksimalt 15.000 kr. i kontanter inden for 30 dage. 

Hvis du har et særligt behov for at overskride beløbsgrænsen, skal du:

1. Indhente skriftlig godkendelse fra din nærmeste leder
2. Kontakte kreditkort@adm.dtu.dk, CC din leder, og angiv type af indkøb samt købspris
3. Vedhæfte lederens godkendelse, når du afregner udgiften i DTU Fusion

På tjenesterejser kan du få brug for at hæve kontanter med dit DTU-kreditkort. Som udgangspunkt bør du dog betale direkte med kortet, når det er muligt.

Hvor og hvordan du må hæve?

• Du må ikke hæve kontanter i Danmark. Du må dog gerne hæve udenlandsk valuta i internationale lufthavne i Danmark før afrejse.
• Du må gerne hæve kontanter i udlandet.
• Hæv som udgangspunkt i destinationslandets valuta, medmindre fx USD er mere anvendelig.

Hvor meget må du hæve?

• Højst 3.000 kr. pr. døgn.
• Højst 15.000 kr. i løbet af 30 sammenhængende dage.

Hæv ikke flere kontanter, end du forventer at få brug for, og vær opmærksom på, hvor meget du er berettiget til i time-/dagpenge. Ellers risikerer du at skulle betale penge tilbage til DTU.

Sådan afregner du kontanter i DTU Fusion

Når du hæver kontanter med dit DTU-kreditkort, skal beløbet registreres som personlig i DTU Fusion. Det er først, når du bruger pengene, at der er en faktisk udgift at afregne.

Du kan kun få dækket udgifter, som du dokumenterer og begrunder som arbejdsrelaterede i DTU Fusion.

Hvad sker der med kontanter du ikke har brugt?

Har du hævet flere kontanter, end du har brugt eller kan få dækket via time-/dagpenge? Hvis du har hævet flere kontanter, end du har brugt på arbejdsrelaterede udgifter, kan det resterende beløb normalt udlignes, når du afregner dine time-/dagpenge. Hvis beløbet ikke kan udlignes fuldt ud, skal du betale forskellen tilbage til DTU.

Se Hvis du skylder DTU penge for information om, hvordan du betaler eventuelt restbeløb tilbage.

Hævegebyr

Du kan få dækket hævegebyret af DTU.
Husk dokumentation for selve hævningen, fx en kvittering.

AirPlus-appen

Med AirPlus-appen får du en enkel udgiftshåndtering direkte fra mobilen. Du får adgang til en række funktioner, der forenkler administrationen af kreditkortet. Appen gør det nemt at holde styr på udgifter, organisere kvitteringer og få et klart overblik over forbruget direkte fra mobilen.

Du får nem adgang til disse praktiske funktioner:

• Se din aktuelle saldo og fakturaer
• Scanne dine papirkvitteringer med appen
• Se din PIN-kode
• Spærre dit kort og bestille et nyt
• Se valutakurser og omregne udenlandske køb til DKK

Sådan downloader du appen:

1. Gå til App Store eller Google Play
2. Søg efter "AirPlus"
3. Download og installér appen
4. Log ind med dine AirPlus-oplysninger

Smarte kvitteringer

Funktionen "Smarte kvitteringer" i AirPlus-appen gør det nemt at håndtere kvitteringer. Kvitteringen scannes direkte i appen og tilknyttes automatisk den relevante transaktion

Nogle butikker tilbyder automatisk digital overførsel af kvitteringen, uden at du behøver scanne. 

Fordele ved brug af smarte kvitteringer er bl.a.: 

• Hurtig registrering af kvitteringer
• Automatisk tilknytning til transaktioner
• Digitale kvitteringer fra udvalgte forhandlere
• Integration med DTU Fusion for færre fejl
• Overblik over udgifter ét sted

Det kræver ingen særlig opsætning at bruge smarte kvitteringer. 

Glemt PIN-kode

Du kan se din PIN-kode i AirPlus-appen eller ved at logge ind på AirPlus’ hjemmeside under "Korttjenester → Se din pinkode".

Du skal bruge MitID til identifikation.

AirPlus kan også sende en kopi af din eksisterende kode med posten til din privatadresse (5-10 hverdage).

Lukning af kreditkort

Når en medarbejder fratræder DTU, skal enheden:

1. Inddrage kreditkortet senest på sidste arbejdsdag
2. Sikre, at alle transaktioner er afregnet i DTU Fusion
3. Destruere kortet
4. Sende mail til kreditkort@adm.dtu.dk med oplysninger om medarbejderens fulde navn, initialer og enhed

Derudover bliver DTU kreditkort, som ikke aktiveres inden for tre måneder efter udstedelse eller ikke anvendes i 15 måneder, automatisk lukket jævnfør retningslinjerne for brug af DTU kreditkort.

Udløb af DTU kreditkort

Du modtager automatisk et nyt kort ca. to uger før udløb.

Skal du på længere rejse hen over udløbsdatoen, kan du bestille et nyt i god tid ved sende en mail til kreditkort@adm.dtu.dk med oplysninger om dit fulde navn, initialer og enhed.

Det nye kort har samme kortnummer og PIN-kode, men ny udløbsdato.

Kortet kan også bestilles direkte i AirPlus-appen.

Hvis dit DTU kreditkort er bortkommet, stjålet, kopieret eller misbrugt, eller hvis andre kender din PIN-kode, skal du spærre kortet straks hos AirPlus.

AirPlus (døgnåbent):

+45 70 30 12 01
Oplys CPR-nummer ved spærring.

Du kan også selv spærre og genåbne kortet i AirPlus-appen.

Et nyt kort fremsendes til enheden inden for 5-10 hverdage. Det koster ikke noget ved misbrug, men 150 kr., hvis kortet blot er bortkommet.

Hvis kortet er misbrugt

Lav straks en indsigelse via AirPlus’ formular via linket .

AirPlus vurderer sagen og afgør, om du får beløbet refunderet. Hvis kortholder har handlet uagtsomt ved fx at opbevare PIN sammen med kortet eller har delt oplysninger, dækkes misbruget ikke. Hvis misbruget dækkes, sker tilbagebetalingen som en kreditnota i DTU Fusion.

Hvis du ikke afregner dine kreditkorttransaktioner eller køb foretaget via CWT senest 30 dage efter købsdatoen eller hjemkomst fra tjenesterejse, vil dine køb efter endt rykkerproces blive betragtet som privatkøb jf. retningslinjerne for DTU kreditkort. Det kan få følgende konsekvenser:

• Udstående indkøb på DTU kreditkort og hos CWT modregnes i din nettoløn
• Dit DTU kreditkort bliver lukket

Derudover kan manglende afregning af kontante udlæg og kørsel betyde, at udlægget og kørslen betragtes som privat, og derfor ikke refunderes af DTU. 

Som kortholder er du ansvarlig for at kende og følge retningslinjerne for brug af kortet, og derfor er det vigtigt, at du løbende afregner dine kreditkortudgifter i DTU Fusion og holder øje med, at alle poster er behandlet.

Hvis du har udgifter i forbindelse med en fremtidig rejse, skal du vente med at afregne hele rejsen, til den er afsluttet. Men du kan med fordel oprette udgiftsrapporten i DTU Fusion med det samme, markere den som en 'fremtidig rejse' med datofelterne og tilføje udgifter løbende.