Afregning af udlæg for ansatte
Som ansat på DTU kan du få dækket rejse- og arbejdsrelaterede udgifter gennem forskellige godtgørelsesformer afhængigt af rejsens varighed og karakter. Find information om, hvordan du som ansat afregner arbejdsrelatede udgifter.
Når du har haft udgifter i forbindelse med dit arbejde på DTU, det kan fx være køb på DTU kreditkort eller udlæg, du selv har betalt, skal de afregnes via en udgiftsrapport i DTU Fusion.
Som ansat kan du få dækket dine merudgifter på tre forskellige måder:
- Time-/dagpengegodtgørelse dækker alle forplejningsudgifter under længere rejser
- Procentgodtgørelse dækker småfornødenheder, mens måltider refunderes efter regning
- Dokumenterede merudgifter refundering af faktiske, dokumenterede udgifter
| Kendetegn | Måltider | Små-fornødenheder | Lokal transport | |
| Time-/dagpenge (mere end 24 timer) | Højere sats | Afholdes af medarbejderen | Afholdes af medarbejderen | Afholdes af medarbejderen |
| Medarbejderen afholder som udgangspunkt alle omkostninger | Gratis måltider modregnes i godtgørelsen | |||
| Procentgodtgørelse (mere end 24 timer) | Lavere sats | Rimelige merudgifter mod kvittering | Afholdes af medarbejderen | Afholdes af medarbejderen |
| Måltider refunderes mod kvittering | ||||
| Gratis måltider modregnes ikke | ||||
| Medarbejdere afholder øvrige omkostninger | ||||
| Dokumenterede merudgifter | Alle udgifter | Rimelige merudgifter mod kvittering | Rimelige merudgifter mod kvittering | Rimelige merudgifter mod kvittering |
Hvillken af de tre godtgørelsesmetoder du skal bruge, afhænger af den enhed, du er ansat på. Enheden fastlægger som udgangspunkt, hvilken metode der skal bruges ved tjenesterejser og udgifter, og du kan derfor ikke selv vælge. Derudover kan de forskellige bevillingsgiveres regler også have indvirkning på, hvad der kan godtgøres.
Hvis du er i tvivl om, hvilken metode din enhed bruger, kan du spørge din lokale superbruger, før du afregner.
Uanset godtgørelsesform skal alle udgifter afregnes i DTU Fusion senest 30 dage efter hjemkomst eller købsdatoen jf. regnskabsinstruksen.
Kontakt
Heidi Bielefeldt Teamleder Afdelingen for Økonomi og Regnskab hep@adm.dtu.dk