Direktionen og materiale til direktionsmøder

DTU’s direktion har 7 medlemmer og holder møde hver onsdag. Sekretariatet i APR samler og udsender mødematerialet til direktionen. På denne side kan du læse mere om materiale til direktionsmøderne.

Formelle krav til materiale, der skal på et direktionsmøde

Materialet skal være set og godkendt af et direktionsmedlem.
Skabelonen ”Direktionsnotat” i Sharepoint i Word skal altid bruges.
Materialet skal sendes elektronisk til Sisse Marie Sjøgren Nielsen med Christian Walther Bruun cc - cbruun@dtu.dk.
Dokumenterne skal sendes i enten Word eller pdf- format.
Forklæde og bilag(ene) fremsendes som separate filer.

Direktionsnotatet (også kaldet forklædet) giver et kort overblik over sagen.

DTU’s direktions læser ofte mere end 100 sider til hvert møde. Et godt forklæde er derfor ”beslutningsvenligt” og opsummerer sagen kort og præcist mhp., at direktionen kan træffe beslutning på et kvalificeret grundlag. Det er en stor hjælp for direktionen, at du laver en entydig indstilling.

Tænk gerne i ”DTU-vinklen” og fremhæv, hvilke konsekvenser sagen har for universitetet.

Et direktionsnotat skal indeholde:

En kort indstilling til, hvad direktionen skal tage stilling til (orientering, diskussion eller beslutning).
En kort sagsfremstilling, der opsummerer sagens baggrund og hovedfakta (max 1/2 side). Grafer, tabeller og lign. vedlægges som bilag. Hvis sagen omhandler en større rapport, evaluering el. lign, skal de væsentligste hovedkonklusioner fremgå kort i sagsfremstillingen.
Sagens økonomiske konsekvenser, hvor det fremgår, hvordan eventuelle udgifter i sagen forventes finansieret (afholder afdelingen fx selv udgifterne? beder afdelingen direktionen om en ekstra bevilling?).
Eventuelle supplerende bemærkninger, kan indeholde afdelingens vurdering af sagen ud fra korte ”for og imod”- argumenter eller redegøre for den videre proces i sagen.
Bilag, vedlægges hvis det er relevant for sagen (skal begrænses til det mest nødvendige).