Studerendes aktindsigt
Det forhold, at det er regelfastsat, at der under voteringen skal tages notater om præstationer og karakterfastsættelsen til brug for en eventuel klagesag, medfører, at der er taget stilling til disse notaters status som et dokument. Notater, der er taget under selve eksaminationen, bruges ifølge sagens natur i den efterfølgende votering.
Det har således ikke været tanken med reglen at udelukke dokumenter med notater taget under selve eksaminationen fra aktindsigt. Dette vil blive præciseret med en kommende regelændring. Hvis der rejses en klagesag (en afgørelsessag), hvori notaterne indgår, får notaterne således status som dokumenter i en afgørelsessag. Der skal således i forbindelse med en anmodning om partsaktindsigt i notaterne tages stilling til aktindsigt efter forvaltningslovens regler herom.
Ved siden af de almindelige regler om aktindsigt efter forvaltningsloven gælder reglerne om indsigt i medfør af databeskyttelsesreglerne. EU-dommen, C-434/1, fastslår bl.a., at en skriftlig besvarelse, som en deltager har givet i forbindelse med en faglig prøve, og eksaminators eventuelle rettelser og kommentarer til denne besvarelse, udgør personoplysninger.
Retten til indsigt i personoplysninger reguleres i databeskyttelsesforordningens artikel 15 med de undtagelser, der findes i databeskyttelseslovens § 22."
En studerende har således ret til at se eller modtage kopi af sin egen eksamensbesvarelse og eksaminators og censors vurderingsnoter, også uden at der er indgivet en eksamensklage. Med vurderingsnoter menes der de rettelser, noter og kommentarer, som censor og eksaminator ifølge eksamensbekendtgørelsen § 24 er forpligtede til at tage i forbindelse med bedømmelse ved både mundtlige og skriftlige prøver. Dette er begrundet i, at vurderingsnoter er oplysninger, der er knyttet til eksaminandens person, og dermed er omfattet af persondatadirektivet.
Man skal inden udlevering sikre sig den studerendes identitet. Dette gøres ved, at der kun må sendes til den studerendes studentermail (sxxxxxx@student.dtu.dk) eller den studerende skal vise sit studiekort.
EU-dommen sætter fokus på, at noterne skal skrives med omtanke, så de umiddelbart kan udleveres til de studerende i kopi, som de foreligger, hvad enten de er håndskrevne, indeholder forkortelser eller evt. er på fremmedsprog. Der må ikke efterfølgende redigeres i noterne.
Bemærk at anmodning om aktindsigt skal færdigbehandles inden 7 arbejdsdage efter modtagelsen, jf. offentlighedslovens § 36, stk. 2.