Når du har udgifter til en rejse, der endnu ikke er afsluttet, skal du først afregne efter rejsens afslutning. Du kan dog oprette udgiftsrapporten allerede, når den første udgift er afholdt og løbende tilføje udgifter til rapporten.
Alle udgifter, der hører til den samme rejse, skal samles i én udgiftsrapport i DTU Fusion. Du må først indsende rapporten til godkendelse, når rejsen er afsluttet og senest 30 dage efter afslutningen. Det betyder, at du ikke skal afregne enkeltstående udgifter for en kommende rejse (fx hotel, flybilletter eller konferencegebyr) med det samme, men samle alt i én udgiftsrapport.
Når du afregner din rejse, skal du vedhæfte bilag for alle udgifter, fx kvitteringer, hotelregninger og billetter. Bilagene skal være tydelige og specifikke og uploades i DTU Fusion sammen med udgiftsrapporten.
Opret udgiftsrapporten allerede, når du har din første udgift, og udfyld feltet med fremtidige ud- og hjemrejsedatoer i DTU Fusion.
Så undgår du at blive rykket for manglende afregning, hvis du har købt billetter eller betalt gebyrer længe før selve rejsen.
Ved rejser, der strækker sig over mere end 30 dage, skal du afregne de udgifter, du allerede har haft, inden for hver 30-dages periode jf. regnskabsinstruksen. Det sikrer, at DTU overholder betalingsfrister over for leverandører.
Den sidste periode skal være afregnet senest 30 dage efter rejsens afslutning.
Heidi Bielefeldt Teamleder Afdelingen for Økonomi og Regnskab hep@adm.dtu.dk