Rekruttering og onboarding

Formål 

Politikken beskriver, hvordan rekruttering finder sted på DTU. Politikken gælder for alle ansættelsesforhold på DTU. 

Overordnet 

Det er DTU’s politik at tiltrække dygtige medarbejdere, der lever op til universitetets værdier. DTU ønsker derfor at rekruttere engagerede, målrettede og proaktive medarbejdere - herunder internationale medarbejdere - med relevante faglige og personlige kvalifikationer. 

Kvalificerede og motiverede medarbejdere er en forudsætning for at nå DTU´s mål, løse opgaverne effektivt og professionelt og videreudvikle DTU. 

Intern rekruttering

• Intern rekruttering og mobilitet er én måde at udvikle og motivere dygtige medarbejdere. Derfor støtter DTU en politik, der 
  Gør det muligt og attraktivt at flytte mellem organisatoriske enheder og/eller mellem jobfunktioner, hvis de rette kvalifikationer er til stede, og der er et behov 
• Sikrer en proces, som håndterer denne mobilitet på en gennemsigtig og ansvarsfuld måde, som tager hensyn til alle involverede parter 

Ligebehandling 
DTU har ingen forbehold over for køn, alder, etnisk baggrund eller religion og fokuserer på ligebehandling af alle ansøgere. 

Vellykket rekruttering

 En vellykket rekruttering forudsætter, at 

• DTU’s værdier og kultur står klart for ansøger 
• Kandidaten har fået et så reelt billede som muligt af jobbet og DTU som arbejdsplads 
• DTU og ansøgers forventninger og behov stemmer overens 

Der i processen er et tæt samarbejde mellem instituttet/enheden og Koncern HR 

Professionel rekruttering 

DTU’s rekruttering skal opleves som professionel af ansøgere og ledere. DTU har som mål at afslutte rekrutteringer så hurtigt som muligt under hensyntagen til en høj kvalitet i processen. Kandidater, der får afslag på en ansøgning, skal føle sig så godt behandlet, at de ønsker at søge et andet job på DTU i fremtiden. 

En professionel rekruttering er kendetegnet ved, at ansøgeren modtager hurtig respons på sin ansøgning, herunder eventuel indkaldelse til samtale, og at den eller de efterfølgende ansættelsessamtaler opleves som konstruktive og positive. Derudover er en hurtig sagsbehandling i forbindelse med ansættelseskontrakten med til at give et samlet billede af en professionel håndtering af rekruttering. 

Ikrafttræden 

Politik for rekruttering er er godkendt af direktionen og drøftet i HSU i marts 2017. Den træder i kraft ved offentliggørelse på DTU Inside. 

Ændring 

Politikken kan ændres med 3 måneders varsel efter behandling i HSU. Ændringer kommunikeres via DTU Inside

Formål 

Denne retningslinje beskriver, hvordan en rekrutteringsproces bør forløbe på DTU. 

Med undtagelse af professoransættelser gælder den beskrevne proces for alle stillinger på DTU. 

Før rekruttering 

Efter at der er truffet beslutning om nyansættelse eller genbesættelse af en stilling, bør der foretages en stillingsanalyse. 

En stillingsanalyse indeholder overvejelser om: 

• Stillingens placering, nærmeste chef, og hvem man skal arbejde med 
• De strategiske mål for enheden 
• Hvilke resultater der skal nås 
• Hovedopgaver i jobbet 
• De faglige og personlige kompetencer, jobbet kræver 
• Ansættelsesvilkår, løn og arbejdstid 
• Arbejdspladsens kultur og værdier 

Rekrutteringsproces

For at sikre en synlig og ensartet håndtering af rekrutteringsprocessen benyttes et web-baseret værktøj til rekruttering. 

Koncern HR sikrer, at ledige stillinger offentliggøres via DTU’s online-rekrutteringssystem. Endvidere sørger Koncern HR for al annoncering i fagblade og aviser. Ansøgninger modtages gennem DTU’s online-rekrutteringssystem og håndteres af instituttet eller af Koncern HR afhængigt af stillingen. Ansøgninger modtaget via e-mail eller post skal lægges ind i systemet. Kommunikation til kandidaterne i løbet af rekrutteringen sker fortrinsvis via online-rekrutteringssystemet. 

Der sendes et standardafslag via online-rekrutterings­systemet til alle eksterne ansøgere, der ikke har været til samtale. Ansøgere, der har været til samtale, skal så vidt muligt have et telefonisk afslag før et begrundet skriftligt afslag sendes. 

Proces ved intern rekruttering  

Søger en intern kandidat på et stillingsopslag fra et andet institut, gennemgår denne ansøger samme rekrutteringsproces som eksterne ansøgere og på lige vilkår. 

Dvs. at den interne kandidat: 

• Ansøger stillingen i henhold til kravene i opslaget 
• Bliver vurderet ud fra de kvalifikationer, som vedkommende har i forhold til stillingsopslaget 
• Modtager et personligt afslag, hvis vedkommende ikke går videre i processen 
• Indkaldes til samtale, hvis vedkommende har de rette kvalifikationer til stillingen 

Hele processen behandles fortroligt i forhold til kandidatens nuværende ledelse frem til en evt. aftale om ansættelse. 

Hvis resultatet af en afsluttende samtale bliver, at både den interne kandidat og det nye institut ønsker at gå videre til en ansættelse af kandidaten, skal følgende ske:

• Institutdirektøren for det institut, hvor kandidaten er ansat orienteres af institutdirektøren, som ønsker at ansætte personen 
• Det aftales, hvordan overgangen til den nye stilling kan ske ud fra et fælles ønske om at sikre den bedst mulige løsning for alle parter 

Ansættelsesudvalg 

Der bør nedsættes et rådgivende ansættelsesudvalg. Medlemmer af ansættelsesudvalget skal have præciseret deres roller og formålet med, at de sidder i udvalget. Der er udarbejdet en interviewguide til at understøtte processen i udvalget. 

Test af kandidater

 Der er mulighed for at teste kandidater. HR Rekruttering er certificeret i flere tests til brug i forbindelse med rekruttering af især ledere. Testen bruges primært til andet interview som grundlag for at tale om personlige kompetencer, adfærd og behov. De anvendte test opfylder de etiske standarder, som er udformet af Dansk Psykologforening. 

VIP-ansættelser 

For VIP-ansættelser er der særlige regler i ansættelsesbekendtgørelsen for videnskabelige medarbejdere ved universiteter, ligesom der på DTU er lokal praksis for processen ved VIP-ansættelser. En oversigt over den samlede proces for VIP-ansættelser findes her.

Lønfastsættelse

Sker i henhold til gældende overenskomster samt DTU’s lønpolitik. 

Ansættelseskontrakt

 Når lønfastsættelsen er sket, og al nødvendig information for at udarbejde ansættelseskontrakten er sendt fra instituttet/enheden til Koncern HR, sendes ansættelseskontrakten til den kommende medarbejder og tillidsrepræsentanten. 

Ikrafttræden 

Retningslinjen til politik for rekruttering er godkendt af direktionen og drøftet i HSU i marts 2017. Den træder i kraft ved offentliggørelse på DTU Inside. 

Ændring 

Retningslinjerne/politikken kan ændres med 3 måneders varsel efter behandling i HSU. Ændringer kommunikeres via DTU Inside. 

Professorerne på DTU udgør en særlig personalekategori, hvorfor det skønnes nyttigt at samle DTU’s holdninger til stillingen i en delpolitik. I en tilknyttet retningslinje uddybes ansættelsesproces mv.

Professorstillingen er en akademisk topstilling på et universitet. På DTU ønsker vi, at professorerne er og optræder som ”faglige stjerner”, der indadtil og udadtil repræsenterer universitetets kompetencer på højeste niveau inden for deres respektive ekspertiseområder. Professorerne skal være synlige udadtil som førende, faglige ressourcepersoner, indadtil som rollemodeller og bærere af DTU’s universitetskultur.

DTU ser professorstillingen som en lederstilling, hvor der udover forskningsledelse skal tages ledelsesansvar i andre sammenhænge: vejledning, undervisning, faglige bedømmelser og editor virksomhed, ansvar for konferencer og videnskabelige møder, lederskab i fagområdet, udvikling, personale m.m.

Professorstillinger oprettes inden for fagområder, som DTU vurderer er af væsentlig betydning for den faglige profil, som DTU har - eller ønsker at udvikle - som et teknisk universitet i international eliteklasse. Der er ingen foruddefineret begrænsning i antallet af professorstillinger. De høje kvalifikationskrav er imidlertid ubøjelige.

Forventninger til performance 

• Det forventes, at DTU’s professorer - ikke mindst gennem deres forskning - opretholder et højt fagligt niveau gennem hele deres professorkarriere. Svigt på dette område vil i værste fald kunne føre til afsked.

• Det forventes, at DTU's professorer engagerer sig i arbejdet/undervisningen af de studerende, således at de får en god uddannelse på et højt fagligt niveau. Det er en særskilt kvalitet hos DTU-professorer, at de altid er klar til at møde de studerende.

• Det forventes, at DTU's professorer er loyale over for deres kolleger, deres institut og deres universitet. Ikke således at DTU forventer eller ønsker faglig enighed eller enighed i det hele taget, men at en faglig eller anden uenighed giver sig udslag i en faglig debat eller anden meningsudveksling, der aftvinger respekt om DTU som akademisk institution.

Ændringer i ansættelsen

DTU har ikke tenure, dvs. at professorer i lighed med alle andre ansatte kan afskediges efter de til enhver tid gældende regler samt praksis.

Det er dog afgørende at anerkende, at professorerne som personalegruppe spiller en ganske særlig rolle i et universitetssystem, med en synlighed og et præstationspres, der må modsvares af en rimelig tryghed i ansættelsen.

Det betyder, at underperformance, herunder på ledelses- eller samarbejdsområdet af grov eller længerevarende karakter kan føre til afskedigelse. Hvis en professor derimod lever op til de krav og forventninger, man med rimelighed kan stille til vedkommende inden for hans eller hendes fagområde, kan et strategiskift på et institut eller bortfald af bevillinger ikke i sig selv føre til afsked med begrundelse i overflødiggørelse af fagområdet eller manglende bevillinger. Her må en faglig drejning eller sporskift for professoren vurderes.

Overgang til pensionering/emeritus

For DTU er det helt afgørende, at universitetet til stadighed har en professorstab, som kan fastholde og udvikle positionen som et førende eliteuniversitet. Dette indebærer bl.a., at DTU har behov for at sikre løbende og rettidige generationsskifter, så centrale forskningsområder ikke tabes eller sættes unødigt tilbage i forbindelse med ledende professorers overgang til pension/emeritusstatus.

Ethvert generationsskifte skal således balancere DTU’s behov for stærkeste forskningsledelse over for en respektfuld håndtering, når en professor nærmer sig pensionsalderen efter en lang og stor indsats for DTU.

Der henvises til DTU’s delpolitik for seniorer, hvor etablering af emeritus ordninger beskrives.

Ikrafttræden

Delpolitik om professorer er er godkendt af direktionen og drøftet i HSU i marts 2017.

Den træder i kraft ved offentliggørelse på DTU Inside.

Denne retningslinje ses i sammenhæng med delpolitik for professorer.

Ansættelsesproces

Ansættelse af en professor initieres af institutdirektøren med fremsendelse af særligt skema til direktionen - i praksis til det direktionsmedlem, som varetager professorsager.

Institutdirektøren skal i samarbejde med instituttets HR-Partner forinden stillingsopslag have vurderet muligheden for at rekruttere en professor på tilstrækkeligt højt DTU-niveau, såvel internationalt som nationalt, herunder vurderet om der er interne, potentielle kandidater. Personalepolitisk er det vigtigt, at interne kapaciteter ikke urimeligt forbigås, men rekruttering skal være aktiv internationalt.

Nedsættelse af bedømmelsesudvalg, behandling i Akademisk Råd og videre procedure er beskrevet her.

Bedømmelsesudvalget består normalt af tre medlemmer: en intern formand dvs. en DTU-professor og to eksterne særligt sagkyndige på professorniveau, hvoraf mindst den ene er ansat i udlandet, men gerne begge. Bedømmelsesudvalget skal vurdere ansøgernes faglige niveau ud fra en høj international standard svarende til tekniske universiteter eller faglige miljøer, som DTU ønsker at sammenligne sig med.

I sin konklusion står udvalget relativt frit i sit sprogbrug, men skal primært konkludere om den pågældende ansøger er kvalificeret eller ikke kvalificeret til det opslåede professorat. Udvalget skal ikke foretage en rangordning af evt. flere kvalificerede kandidater.

Professorsamtale

Blandt de kvalificerede ansøgere til en professorstilling beslutter rektor, hvem der skal indkaldes til en professorsamtale. I professorsamtalen deltager foruden rektor: institutdirektør, formand for bedømmelsesudvalget og et direktionsmedlem - typisk det direktionsmedlem, der har ansvar for professorsager. Der kan også være mulighed for at andre deltager i samtalen – f.eks. en forskningschef, en kommende professorkollega fra instituttet eller instituttets HR Partner. Efter gennemførelse af professorsamtalen/professorsamtalerne drøfter samtaledeltagerne (eksklusiv ansøgeren/ansøgerne) øvrige forhold, som er af betydning for besættelse af professorstillingen. Herefter træffer rektor beslutning om hvem, der skal ansættes i professorstillingen om nogen over hovedet. Det kan ske, at mere end én ansøger ansættes på baggrund af samme opslag.

Under professorsamtalen bliver ansøgerne præsenteret for DTU’s forventninger til professorer.

Professorstillinger

Stillingen som professor er en tidsubegrænset faculty stilling, hvortil der knytter sig en undervisningsforpligtelse på op til 50 %. Professorstillingen er enten en lønramme 37 stilling eller en lønramme 38 stilling. Lønramme 37 stillinger gradueres lønmæssigt i professor 1, professor 2, professor 3, og lønramme 38 stillinger gradueres lønmæssigt i professor A og professor B.

Ikrafttræden

Retningslinjen om professorer er godkendt af Direktionen og drøftet i HSU i marts 2017. Den træder i kraft ved offentliggørelse på DTU Inside.

Formål

Denne politik skal sikre, at alle nyansatte medarbejdere hurtigst muligt føler sig som en del af universitetet.

Politikkens holdninger

DTU forventer, at ledere og medarbejdere viser særlig opmærksomhed over for nye kolleger og medvirker til, at nyansatte hurtigst muligt får kendskab til universitetets organisatoriske opbygning, personalepolitik, kultur samt formelle og uformelle regler.

Samtidig introducerer lederen den nye medarbejder til de forventninger, DTU har til en ny medarbejder.

DTU Culture Day

Det er obligatorisk at deltage i introduktionsdagen ´DTU Culture Day´ for alle nye medarbejdere.

Ud over den generelle introduktion til DTU laver medarbejderens institut eller afdeling et introduktionsprogram for den nye medarbejder for hurtigt at give medarbejderen et kendskab til den lokale kultur og en introduktion til instituttets/afdelingens arbejdsområder.

Ikrafttræden

Politik for introduktion er godkendt af direktionen og drøftet i HSU i marts 2017. Den træder i kraft ved offentliggørelse på DTU Inside.

Ændring

Politikken kan ændres med tre måneders varsel efter behandling i HSU. Ændringer kommunikeres via DTU Inside.

Formål

Denne retningslinje beskriver, hvordan et introduktionsforløb for nye medarbejdere bør forløbe.

Introduktion af nye medarbejdere

Med ansættelsesbrevet sendes et program til en obligatorisk introduktionsdag ´DTU Culture Day´ for alle nye medarbejdere.

DTU Culture Day omfatter en velkomst af rektor, introduktion til DTU, hjælp til navigation i organisationen og mulighed for at danne netværk på tværs af institutter og afdelinger.

Introduktion på instituttet/enheden

De lokale enheder ”skræddersyr” ligeledes lokale introduktionsplaner.

Den nærmeste leder sikrer, at der er lagt et introduktionsprogram for den nyansatte, hvis varighed og indhold afhænger af jobindholdet. Et anbefalet forløb findes i tjekliste for introduktionsplan.

Nye medarbejdere skal hurtigst muligt introduceres til de relevante arbejdsopgaver, inddrages i samarbejdet og føle sig som en del af deres gruppe. Nye medarbejdere skal gøres fortrolige med DTU’s s kultur, sikkerhedsforhold, personalepolitik og DTU Inside mv.

Inden for de første tre måneder evalueres introduktionsforløbet af den nærmeste leder og den nyansatte. DTU anbefaler at benytte vores skabelon til prøvetidssamtalen. Den evaluerende samtale om introduktionsforløbet afsluttes med at præcisere væsentligste arbejdsopgaver indeholdende mål og midler for den kommende periode frem til næste MUS-samtale i det nye job.

Ikrafttræden

Retningslinjen til politik for introduktion er godkendt af direktionen og drøftet i HSU i marts 2017. Den træder i kraft ved offentliggørelse på DTU Inside.

Ændring

Retningslinjen kan ændres med tre måneders varsel efter behandling i HSU. Ændringer kommunikeres via DTU Inside.