Rekruttering og onboarding
Recruitment and Onboardings formål er at understøtte en faglig og ansvarlig rekrutterings- og onboardingproces, der skaber tillid hos både kandidater og organisationen. Fra den indledende behovsafklaring til kontrakten er sendt sikrer vi i RO, at processer og registreringer håndteres korrekt og professionelt.
Vi bidrager til, at DTU tiltrækker og ansætter de rette medarbejdere til de rette stillinger på det rette tidspunkt.
Formål
Denne retningslinje beskriver, hvordan en rekrutteringsproces bør forløbe på DTU.
Med undtagelse af professoransættelser gælder den beskrevne proces for alle stillinger på DTU.
Før rekruttering
Efter at der er truffet beslutning om nyansættelse eller genbesættelse af en stilling, bør der foretages en stillingsanalyse.
En stillingsanalyse indeholder overvejelser om:
- Stillingens placering, nærmeste chef, og hvem man skal arbejde med
- De strategiske mål for enheden
- Hvilke resultater der skal nås
- Hovedopgaver i jobbet
- De faglige og personlige kompetencer, jobbet kræver
- Ansættelsesvilkår, løn og arbejdstid
- Arbejdspladsens kultur og værdier
Rekrutteringsproces
For at sikre en synlig og ensartet håndtering af rekrutteringsprocessen benyttes et web-baseret værktøj til rekruttering.
Koncern HR sikrer, at ledige stillinger offentliggøres via DTU’s online-rekrutteringssystem. Endvidere sørger Koncern HR for al annoncering i fagblade og aviser. Ansøgninger modtages gennem DTU’s online-rekrutteringssystem og håndteres af instituttet eller af Koncern HR afhængigt af stillingen. Ansøgninger modtaget via e-mail eller post skal lægges ind i systemet. Kommunikation til kandidaterne i løbet af rekrutteringen sker fortrinsvis via online-rekrutteringssystemet.
Der sendes et standardafslag via online-rekrutterings­systemet til alle eksterne ansøgere, der ikke har været til samtale. Ansøgere, der har været til samtale, skal så vidt muligt have et telefonisk afslag før et begrundet skriftligt afslag sendes.
Proces ved intern rekruttering
Søger en intern kandidat på et stillingsopslag fra et andet institut, gennemgår denne ansøger samme rekrutteringsproces som eksterne ansøgere og på lige vilkår.
Dvs. at den interne kandidat:
- Ansøger stillingen i henhold til kravene i opslaget
- Bliver vurderet ud fra de kvalifikationer, som vedkommende har i forhold til stillingsopslaget
- Modtager et personligt afslag, hvis vedkommende ikke går videre i processen
- Indkaldes til samtale, hvis vedkommende har de rette kvalifikationer til stillingen
Hele processen behandles fortroligt i forhold til kandidatens nuværende ledelse frem til en evt. aftale om ansættelse.
Hvis resultatet af en afsluttende samtale bliver, at både den interne kandidat og det nye institut ønsker at gå videre til en ansættelse af kandidaten, skal følgende ske:
- Institutdirektøren for det institut, hvor kandidaten er ansat orienteres af institutdirektøren, som ønsker at ansætte personen
- Det aftales, hvordan overgangen til den nye stilling kan ske ud fra et fælles ønske om at sikre den bedst mulige løsning for alle parter
Ansættelsesudvalg
Der bør nedsættes et rådgivende ansættelsesudvalg. Medlemmer af ansættelsesudvalget skal have præciseret deres roller og formålet med, at de sidder i udvalget. Der er udarbejdet en interviewguide til at understøtte processen i udvalget.
Test af kandidater
Der er mulighed for at teste kandidater. HR Rekruttering er certificeret i flere tests til brug i forbindelse med rekruttering af især ledere. Testen bruges primært til andet interview som grundlag for at tale om personlige kompetencer, adfærd og behov. De anvendte test opfylder de etiske standarder, som er udformet af Dansk Psykologforening.
VIP-ansættelser
For VIP-ansættelser er der særlige regler i ansættelsesbekendtgørelsen for videnskabelige medarbejdere ved universiteter, ligesom der på DTU er lokal praksis for processen ved VIP-ansættelser. En oversigt over den samlede proces for VIP-ansættelser findes her.
Lønfastsættelse
Sker i henhold til gældende overenskomster samt DTU’s lønpolitik.
Ansættelseskontrakt
Når lønfastsættelsen er sket, og al nødvendig information for at udarbejde ansættelseskontrakten er sendt fra instituttet/enheden til Koncern HR, sendes ansættelseskontrakten til den kommende medarbejder og tillidsrepræsentanten.
Ikrafttræden
Retningslinjen til politik for rekruttering er godkendt af direktionen og drøftet i HSU i marts 2017. Den træder i kraft ved offentliggørelse på DTU Inside.
Ændring
Retningslinjerne/politikken kan ændres med 3 måneders varsel efter behandling i HSU. Ændringer kommunikeres via DTU Inside.
Formål
Politikken beskriver, hvordan rekruttering finder sted på DTU. Politikken gælder for alle ansættelsesforhold på DTU.
Overordnet
Det er DTU’s politik at tiltrække dygtige medarbejdere, der lever op til universitetets værdier. DTU ønsker derfor at rekruttere engagerede, målrettede og proaktive medarbejdere - herunder internationale medarbejdere - med relevante faglige og personlige kvalifikationer.
Kvalificerede og motiverede medarbejdere er en forudsætning for at nå DTU´s mål, løse opgaverne effektivt og professionelt og videreudvikle DTU.
Intern rekruttering
- Intern rekruttering og mobilitet er én måde at udvikle og motivere dygtige medarbejdere. Derfor støtter DTU en politik, der
Gør det muligt og attraktivt at flytte mellem organisatoriske enheder og/eller mellem jobfunktioner, hvis de rette kvalifikationer er til stede, og der er et behov - Sikrer en proces, som håndterer denne mobilitet på en gennemsigtig og ansvarsfuld måde, som tager hensyn til alle involverede parter
Ligebehandling
DTU har ingen forbehold over for køn, alder, etnisk baggrund eller religion og fokuserer på ligebehandling af alle ansøgere.
Vellykket rekruttering
En vellykket rekruttering forudsætter, at
- DTU’s værdier og kultur står klart for ansøger
- Kandidaten har fået et så reelt billede som muligt af jobbet og DTU som arbejdsplads
- DTU og ansøgers forventninger og behov stemmer overens
Der i processen er et tæt samarbejde mellem instituttet/enheden og Koncern HR
Professionel rekruttering
DTU’s rekruttering skal opleves som professionel af ansøgere og ledere. DTU har som mål at afslutte rekrutteringer så hurtigt som muligt under hensyntagen til en høj kvalitet i processen. Kandidater, der får afslag på en ansøgning, skal føle sig så godt behandlet, at de ønsker at søge et andet job på DTU i fremtiden.
En professionel rekruttering er kendetegnet ved, at ansøgeren modtager hurtig respons på sin ansøgning, herunder eventuel indkaldelse til samtale, og at den eller de efterfølgende ansættelsessamtaler opleves som konstruktive og positive. Derudover er en hurtig sagsbehandling i forbindelse med ansættelseskontrakten med til at give et samlet billede af en professionel håndtering af rekruttering.
Ikrafttræden
Politik for rekruttering er er godkendt af direktionen og drøftet i HSU i marts 2017. Den træder i kraft ved offentliggørelse på DTU Inside.
Ændring
Politikken kan ændres med 3 måneders varsel efter behandling i HSU. Ændringer kommunikeres via DTU Inside
Supportsag til HR Opret din supportsag eller send spørgsmål til HR i DTU Serviceportal
Generelle spørgsmål til HR Ring til os mandag til fredag kl. 9.00-12.00 Telefon: 45255050