Tjenesterejseregler ved udstationering eller fast tjenestested i udlandet

Hvornår foreligger en tjenesterejse eller et fast tjenestested i udlandet?

Det skal for det første afgøres, om der er tale om en udstationering eller fast tjenestested i udlandet.

Instituttet/afdelingen vurderer og afgør i samarbejde med Koncern HR, om en ansat skal udstationeres, dvs. have et midlertidigt tjenestested for en længere periode, eller have et andet fast tjenestested.

En udstationering forudsætter:

• at rejsen er et nødvendigt led i tjenesten, og
• at instituttet/afdelingen har godkendt den som en tjenesterejse

En udstationering er en tjenesterejse af længere varighed. Der kan være tale om en udstationering, når den ansattes ophold på samme sted er af mindst 28 dages varighed, og når der overnattes på udstationeringsstedet. Ved en udstationering har medarbejderen derfor et midlertidigt tjenestested for en længere periode på mere end 28 dage.

Fast tjenestested i udlandet kan f.eks. komme på tale, når en medarbejder allerede opholder sig i udlandet på ansættelsestidspunktet og skal arbejde i udlandet i ansættelsesperioden, eller når opholdet i udlandet har en så permanent karakter, at det anses som et fast tjenestested. Der skal foretages en konkret vurdering i hvert enkelt tilfælde, og Koncern HR bistår instituttet/afdelingen i vurderingen heraf.

Følgende indgår bl.a. i vurderingen af, om der er tale om udstationering eller fast tjenestested i udlandet:

• opholdets længde
• en vurdering af alle relevante økonomiske forhold, herunder især udgifternes størrelse ved udstationering sammenlignet med udgifternes størrelse ved fast tjenestested i udlandet
• andre relevante forhold, som gør det mere hensigtsmæssigt for DTU, at medarbejderen udstationeres fremfor at have fast tjenestested i udlandet

Vurderingen af, om udstationering eller fast tjenestested i udlandet er mest økonomisk fordelagtigt for instituttet/afdelingen, foretages ved en sammenligning mellem den samlede udgift til godtgørelser ved udstationering i henhold til bl.a. tjenesterejseaftalen og den samlede udgift til evt. godtgørelse af udgifter ved (nyt) fast tjenestested i udlandet.

Der skal være tale om reelle udstationeringssituationer. Hvis der i lange perioder arbejdes fra det samme tjenestested i udlandet, skal det vurderes, om der i stedet er tale om en ansættelse med samme faste tjenestested i udlandet.

Det skal derudover vurderes, om medarbejderen vil være omfattet af danske overenskomster under opholdet i udlandet. Ved udstationering kan de danske overenskomster ofte gælde under udlandsopholdet, mens det ikke altid er tilfældet ved fast tjenestested i udlandet. Hvis medarbejderen ikke vil være omfattet af danske overenskomster, herunder f.eks. akademikeroverenskomsten og tjenesterejseaftalen, fastsættes vilkårene og DTU’s afholdelse af eventuelle økonomiske udgifter ved opholdet individuelt.

Flere tjenesterejser eller én sammenhængende udstationering eller fast tjenestested

Et udlandsophold kan bestå af flere tjenesterejser, én udstationering eller fast tjenestested i udlandet. Instituttet/afdelingen afgør om opholdet i udlandet skal tilrettelægges som flere tjenesterejser eller én sammenhængende udstationering.

Det afgørende er primært økonomien og hensigtsmæssigheden i øvrigt i de to situationer. I den økonomiske vurdering indgår en evt. udstationeringsnedsættelse i henhold til tjenesterejseaftalen som en vigtig faktor, da hoteldispositionsbeløbet og det udokumenterede nattillæg nedsættes fra den 29. dag.

Dækning af udgifter i henhold til bl.a. tjenesterejseaftalen i forbindelse med en udstationering

Ved en udstationering kan DTU dække medarbejderens udgifter i henhold til bl.a. tjenesterejseaftalen. Det aftales konkret i forbindelse med budgetlægning og forud for udstationeringen, hvilke udgifter DTU dækker i forbindelse med den konkrete udstationering. Det er derfor vigtigt at involvere AØR inden endelig aftale.

Tjenesterejseaftalens formål er at dække de merudgifter, der er forbundet med tjenesterejser. Ved merudgifter forstås alene de ekstraudgifter, som den ansatte påføres på en tjenesterejse. Det er maksimalt disse udgifter, som kan dækkes. Nedenfor er en oversigt over de væsentligste udgifter, som kan dækkes ved en udstationering.

Udgifter der kan dækkes i henhold til tjenesterejseaftalen mv.

Udgifter til måltider m.m. dækkes enten i form af time- og dagpenge eller som refusion af rimelige merudgifter til måltider og lignende mod dokumentation, jf. Personaleadministrativ Vejledning (PAV) afsnit 21.4.2.3. Et fast aftalt beløb vil oftest være økonomisk fordelagtigt for instituttet/afdelingen. Det anbefales derfor, at der indgås aftale om et fast beløb.

Aftalen kan gælde for hele eller dele af udstationeringsperioden. Det kan f.eks. være hensigtsmæssigt at  aftale et fast beløb fra det tidspunkt, hvor time- og dagpenge ville blive skattepligtig, jf. PAV afsnit 21.1.5.

Der ydes ikke procentgodtgørelse under udstationering, selv om merudgifter til måltider og lignende godtgøres mod dokumentation.

Udgifter til overnatning dækkes enten som refusion af dokumenterede udgifter inden for maksimumbeløbet pr. overnatning (hoteldispositionsbeløbet) eller som udokumenterede nattillæg. Hoteldispositionsbeløbet og det udokumenterede nattillæg nedsættes med ¼ fra og med den 29. dag.

Instituttet/afdelingen kan efter en konkret vurdering dække rimelige dokumenterede rejse- og flytteudgifter mv. for videnskabeligt personale til den pågældende medarbejder og i begrænset omfang i forhold til dennes evt. medfølgende familie. Det er ikke muligt at dække tilsvarende udgifter for det tekniske og administrative personale.

Beskatning

Mange af de beløb, som kan udbetales under udstationering, er enten ikke skattepligtige eller behandles efter særlige regler. Det er derfor vigtigt at undersøge de skattemæssige regler. Læs mere om den skattemæssige behandling.

Time- og dagpenge, der udbetales under udstationering i op til 12 måneder, er normalt ikke skattepligtige. Derimod er time- og dagpenge, der udbetales under udstationering ud over 12 måneder, altid skattepligtige.

Refusion af merudgifter mod dokumentation er normalt ikke skattepligtig, selv om udstationeringen varer mere end 12 måneder.

Værdien af eventuel fri bolig er som hovedregel et skattepligtigt personalegode på samme måde som løn.

Ph.d.-studerende

Ph.d.-studerende er ikke omfattet af tjenesterejseaftalen. Der kan i konkrete tilfælde dækkes omkostninger, dog højest svarende til gældende regler for befordringsgodtgørelse og time- og dagpenge. De beløbsmæssige grænser i tjenesterejseaftalen om befordringsgodtgørelse og time- og dagpenge vil være gældende.

Børns skolegang

Der er ved udstationeringer ikke mulighed for at få dækket omkostninger til børns skolegang.

Øvrige udgifter

Der kan som udgangspunkt ikke dækkes andre udgifter. Særligt kan der ikke betales kompensation for ægtefællens evt. tabte arbejdsfortjeneste, flybilletter til besøgende børn, flybilletter i forbindelse med ferie i Danmark, hardship eller dobbelt husførelse.

Dækning af udgifter i forbindelse med fast tjenestedsted i udlandet

I forbindelse med fast tjenestested i udlandet, vil der typisk blive indgået en individuel ansættelseskontrakt med den ansatte. Lønnen fastsættes under hensyntagen til stillingens karakter og indhold. Læs mere om lønfastsættelsen.

Lønniveauet skal godkendes af Moderniseringsstyrelsen, hvis det samlede lønniveau ekskl. såvel eget som arbejdsgiverens pensionsbidrag overstiger 518.000 kr. i grundbeløb (niveau 31. marts 2012).

Tjenesterejseaftalen gælder ikke ved fast tjenestested i udlandet. Det aftales derfor konkret i forbindelse med budgetlægning og forud for fast tjenested til udlandet, hvilke udgifter DTU kan dække.

Planlægning

Juridiske og økonomiske forhold i forbindelse med en udstationering/fast tjenestested i udlandet er ofte komplicerede og kræver kendskab til dansk lovgivning, overenskomstforhold og lovgivning mv. i det land, hvortil man udstationeres eller har fast tjenestested.

Det anbefales, at planlægning af en udstationering/fast tjenestested i udlandet starter senest et halvt år inden afrejsen, da en række forhold, som nævnt ovenfor, skal afklares. Koncern HR samt AØR bistår afdelingen/instituttet i denne proces.

Læs mere om retningslinjer for tjenesterejser, kørsel og udlæg