Gaver
På DTU gives der gaver i forskellige anledninger til medarbejdere og eksterne modtagere. Det er vigtigt, at du kender reglerne og er opmærksom på, at gaver kan være skattepligtige.
Der gælder forskellige regler for gaver alt efter, om modtageren er ansat på DTU eller er en ekstern samarbejdspartner. I nogle tilfælde er gaver skattepligtige, hvilket du kan læse mere om her på siden.
Nederst på siden kan du få et overblik over, hvornår gaver kan gives, og hvilken type gave der er tilladt.
Gaver til eksterne samarbejdspartnere, studerende mv. er altid skattepligtige for modtageren.
Beløb som modsvarer arbejdsindsats
Hvis værdien af en gave eller beløbet på et gavekort tilnærmelsesvist modsvarer den indsats, der er præsteret, betragtes det som løn for og skal udbetales, og beskattes i tråd hermed.
Symbolske beløb
Hvis beløbet derimod er så lille, at det kun har karakter af at være en symbolsk påskønnelse, der langt fra modsvarer den arbejdsindsats, der er præsteret, har DTU ikke indberetningspligt til SKAT. Eksempel på et symbolsk beløb er et par flasker rødvin for et foredrag.
Beløbet er dog stadig skattepligtigt for modtageren. Beløbet, som modtageren selv skal indberette, er den værdi, som vedkommende vurderer, at gaven har for denne person. Det er dermed en individuel vurdering og ikke nødvendigvis indkøbsprisen.
Ved gavekort er det dog altid den påtrykte værdi, der skal indberettes af modtageren. DTU bør som statslig selvejende institution oplyse modtageren om denne indberetningspligt.
Kontakt
Gitte Hurup Sektionschef, Koncernøkonomi Afdelingen for Økonomi og Regnskab ghhe@adm.dtu.dk
Uanset anledningen skal du altid angive følgende på bilaget/konteringen, når du afregner udgiften til gaven:
- Modtagers fulde navn
- Dato
- Sted
- Anledning
Gaver på DTU gives i bestemte anledninger – fx jubilæer, fratrædelser, julegaver eller ved sygdom og begravelse. Der gives ikke gaver i forbindelse med private mærkedage som fødselsdage.
For at undgå skattepligt for medarbejderen er det vigtigt, at gaver ikke gives som kontanter. Gavekort (inkl. oplevelseskort) betragtes som kontanter og kan derfor ikke anvendes – hverken til julegaver eller til de såkaldte lejlighedsgaver (jubilæer, fratrædelser og lignede).
I stedet kan du vælge at markere anledningen med en donation til en anerkendt velgørende forening, som er godkendt af SKAT. Det kan eksempelvis være Kræftens Bekæmpelse eller Alzheimerforeningen. Beløbet skal svare til prisniveauet for den gave eller blomst, som donationen erstatter.
Hvornår kan du give gaver fra enheden?
Der kan gives en gave fra egen organisatoriske enhed i følgende tilfælde:
- En medarbejders 25-, 40- eller 50-års jubilæum i staten, på DTU eller i stillingen
- En medarbejders fratrædelse ved pensionering på grund af alder eller sygdom
- En medarbejders fratrædelse ved overgang til andet job uden for DTU, hvis medarbejderen har været ansat i en længere årrække
- En ph.d.-studerendes afslutning
- En elevs eller praktikants færdiguddannelse på DTU
- Et instituts, forskningscenters eller afdelings større jubilæum eller indvielse af nye lokaler
Gaver på tværs af enheder
Der kan gives én gave pr. enhed ved receptioner i anledning af 40- eller 50-års jubilæum og ved fratrædelser.
Julegaver
Direktionen kan beslutte at give en gave til alle medarbejdere i særlige anledninger, fx julegaver. Der kan ikke lokalt på enhederne tages beslutning om at give medarbejdere julegaver.
Symbolske gaver
Udover ovenstående punkter kan DTU give små, symbolske gaver som blomster, chokolade og lignede ved:
- Fastansættelse af medarbejder ved første faste stilling på DTU
- En medarbejders familieforøgelse
- En medarbejders hospitalsindlæggelse eller længerevarende sygdom
Ved en medarbejders – og i særlige tilfælde en tidligere medarbejders – dødsfald kan der afholdes udgifter til en passende opmærksomhed ved begravelsen eller bisættelsen.
Uanset anledningen skal du altid angive følgende på bilaget/konteringen, når du afregner udgiften til gaven:
- Modtagerens fulde navn
- Dato
- Sted
- Anledning
Der kan gives gaver i følgende situationer, hvis samarbejdspartnerens virksomhed eller institution markerer anledningen:
- Jubilæum
- Runde fødselsdage
- Fratrædelse eller pensionering
- Virksomhedsjubilæum eller indvielse af nye lokaler
I særlige tilfælde kan der også gives en passende opmærksomhed i forbindelse med en markant samarbejdspartners eller tidligere samarbejdspartners dødsfald.
Som alternativ til fysiske gaver eller blomster kan du vælge at markere anledningen med en donation til en anerkendt velgørende forening, som er godkendt af SKAT. Det kan eksempelvis være Kræftens Bekæmpelse eller Alzheimerforeningen. Beløbet skal svare til prisniveauet for den gave eller blomst, som donationen erstatter.
Du kan give en gave af symbolsk værdi, fx vin, chokolade eller blomster, som tak for et foredrag, for en studerendes deltagelse i et forsøg eller lignende. Gaven må ikke være af en størrelse, der modsvarer den præsterede arbejdsindsats, da det så vil udløse beskatnings- og indberetningspligt for DTU.
Bemærk, at det anbefales, at der ikke gives gavekort, herunder oplevelseskort, eller kontanter, da denne type gave, uanset beløb, altid udløser beskatnings- og indberetningspligt for DTU.