Uanset anledningen til forplejningen skal du altid oplyse:
- Dato
- Sted
- Anledning
- Deltagerkreds - både interne og eksterne deltagere
Forplejning
Når du bestiller eller afholder forplejning på DTU, er der nogle få regler og dokumentationskrav, du altid skal kende til. På denne side kan du hurtigt få overblik over, hvad du skal oplyse, og hvilke rammer der gælder i forskellige situationer, fx møder, kurser eller repræsentation.
Når du bestiller eller afholder forplejning på DTU, gælder der faste krav til dokumentation og rammer for, hvad der kan afholdes.
Nedenfor finder du først de fælles krav, derefter regler opdelt efter typen af arrangement.
Sådan afgiver du oplysninger om forplejning
Hvordan du dokumenterer oplysningerne afhænger af, hvordan forplejningen er indkøbt.
DTU kreditkort eller kontant udlæg
Hvis du indkøber forplejning med DTU-kreditkort eller ved kontant udlæg, skal udgiften afregnes i DTU Expense. Her kan du indtaste oplysningerne i kommentarfelterne eller lægge dem i vedhæftede dokumenter.
Bestilling hos kantineleverandøren
Hvis du bestiller forplejning hos Compass Group, skal de relevante oplysninger angives direkte i Compass Groups bestillingssystem.
Bestilling via årsordre
Hvis du bestiller forplejning via en årsordre, fx Ebager eller Lyngby Smørrebrød, skal oplysningerne kunne fremskaffes på forespørgsel, fx via interne mødeindkaldelser, dagsordener eller lignende materiale.
Øvrige tilfælde
I alle øvrige tilfælde skal oplysningerne fremsendes ved anmodning fra AØR.
Sådan gør du med deltagerkreds
Når du angiver, hvem der deltog, gælder forskellige krav i forhold til dokumentation.
Hele enheder på DTU
Hvis mødet omfatter en hel organisatorisk enhed (fx en afdeling eller sektion), kan du nøjes med at skrive enhedens navn og det samlede antal medarbejdere. Du behøver ikke tage højde for fx sygefravær.
Andre møder
Her skal du angive de konkrete deltagere. Medarbejdere på DTU kan skrives med initialer. Eksterne deltagere skal aldrig skrives med fulde navne uanset anledningen.
Åbne møder uden deltagerliste (fx åbent hus eller jubilæum)
Hvis du ikke kan lave en egentlig deltagerliste, kan du i stedet vedhæfte en offentliggørelse af arrangementet. Det kan være en invitation eller annoncering.
Der kan afholdes udgifter til begrænset servering i forbindelse med møder og interne arrangementer af arbejdsmæssig og social karakter. Serveringen bør begrænses til kaffe/te/vand og evt. brød, frugt eller en let frokost ved heldagsarrangementer.
Møder med udelukkende interne deltagere bør ikke foregå på restaurant.
Møder med eksterne deltagere bør som hovedregel holdes i DTU's kantiner eller i Faculty Club.
Der kan afholdes rimelige udgifter til kaffe og te.
Frugtordninger kan afholdes efter godkendelse af institut-/afdelingsdirektøren. Du kan købe ind til lager med henblik på begrænset servering til møder, fx småkager. I den forbindelse ses der bort fra de gængse dokumentationskrav ved købet (oplysning om anledning og deltagere).
Der kan afholdes udgifter til begrænset servering i forbindelse med afvikling af kurser. Serveringen bør begrænses til kaffe/te/vand evt. med brød og frugt. Hvis kurset strækker sig over frokost, kan du bestille en begrænset frokost, fx en sandwich.
Kurser, som udelukkende omfatter interne deltagere, skal altid holdes på DTU Campus.
Ved interne møder afholdes normalt ikke udgifter til restaurationsbesøg for personale.
Øvrige interne arrangementer af arbejdsmæssig eller social karakter kan afholdes uden for DTU Campus på restauranter eller steder med restaurantlignende forplejning, hvor der kan serveres frokost.
I forlængelse af interne arrangementer kan der afholdes udgifter til en middag til rimelige priser på restaurant.
Du kan finde mere information om DTU's retningslinjer for arrangementer her
Ægtefæller og ledsagere
Der kan ikke afholdes udgifter til deltageres ægtefæller, familiemedlemmer eller andre ledsagere ved arrangementer på restaurant.
Drikkepenge
I Danmark er drikkepenge normalt inkluderet i regningen. Hvis du alligevel vil give ekstra, skal du selv betale det.
Ph.d.-forsvar
Efter et ph.d.-forsvar kan der afholdes udgifter til en middag til rimelige priser på restaurant for ph.d., censor, mentor, vejledere m.fl.
Kontakt
Gitte Hurup Sektionschef, Koncernøkonomi Afdelingen for Økonomi og Regnskab ghhe@adm.dtu.dk
Relaterede sider
Lederansvar og beløbsgrænser
Bemærk, at der ikke er faste beløbsgrænser for forplejning. Vurderingen af rimelighed ligger inden for ledelsesansvaret og skal altid afspejle anledning og deltagerkreds.
Du kan læse om lederansvaret for de økonomiske rammer her.
Alkoholpolitik
Ifølge DTU’s alkoholpolitik må der ikke serveres alkohol i arbejdstiden.
Du finder alkoholpolitikken her.
Køb forplejning korrekt
Forplejning skal indkøbes efter DTU's indkøbsregler, fx med kreditkort, katalog eller årsordre afhængigt af beløb og type.
Her kan du læse om, hvordan du foretage et indkøb.