Spørgsmål og svar om ferie

Ferie optjenes løbende fra 1. september til den 31. august (ferieåret). Ferien kan holdes allerede i måneden efter, at den er optjent og 16 måneder frem. Det betyder, at ferieafholdelse skal ske i perioden fra 1. september – 31. december året efter.

Du vil fortsat optjene 2,08 feriedage pr. måned, dvs. 25 dages ferie pr. år.

Ferie optjenes løbende fra 1. september til den 31. august (ferieåret). Ferien kan holdes allerede i måneden efter, at den er optjent og 16 måneder frem. Det betyder, at ferieafholdelse skal ske i perioden fra 1. september – 31. december året efter.

Ferie planlægges efter drøftelse med nærmeste leder. Hvis ikke der er planlagt afholdelse af ferie varsles din ferie til afholdelse efter DTU's ferieretningslinje.

Der er mulighed for efter skriftlig aftale med nærmeste leder at afholde ferie på forskud i op til 10 feriedage i henhold til ferieretningslinjen.

For at gøre det lettere at se, hvor mange feriedage der kan lånes på forskud i løbet af ferieåret, kan du se oversigten nedenfor:

• 1. september – 1. april: Der kan lånes op til 10 feriedage
• 1. maj: Der kan lånes op til 8,32 feriedage
• 1. juni: Der kan lånes op til 6,24 feriedage
• 1. juli: Der kan lånes op til 4,16 feriedage
• 1. august: Der kan lånes op til 2,08 feriedage

Den skriftlige aftale kan være en mail. Det er en betingelse, at ferien kan optjenes inden for samme ferie år (1. september til den 31. august). I praksis vil det betyde, at hvis du ønsker at holde sommerferie i august måned, skal du sørge for at optjene dagene til det på forhånd. Hvis du derimod vil holde 2-3 ugers ferie i starten af ferieåret, f.eks. i oktober måned, og du ikke har optjent feriedagene, vil det være muligt efter aftale at holde betalt ferie på forskud (max 10 feriedage), inden hele ferien er optjent.

Det er DTU's overordnede holdning og forventning, at al optjent ferie og særlige feriedage afholdes, og at eventuel overførsel kun sker undtagelsesvis. Efter aftale er det dog muligt at overføre op til 5 almindelige feriedage og op til 5 særlige feriedage fra en ferieafholdelsesperiode til den næste.

DTU skal i videst muligt omfang sikre, at du har optjent betalt ferie til alle de dage, DTU holder lukket. Derfor varsles ferie til afholdelse mellem jul og nytår allerede i oktober. Hvis du herudover ønsker at holde ferie med løn, kan du indgå aftale om at holde ferie på forskud.

Hvis du er ansat på timeløn holder du ferie med feriegodtgørelse på 12,5 %. Feriegodtgørelsen indbetales løbende til FerieKonto. Når du skal holde ferie, skal du kontakte Feriepengeinfo og anmode om at få udbetalt feriegodtgørelsen.

Se mere på www.borger.dk.

Særlig feriegodtgørelse på 2,02% udbetales to gange årligt: ultimo maj (perioden 1. september til 31. maj) og ultimo august (perioden 1. juni til 31. august).

Der gælder særlige regler for overførsel af ferie, hvis du er feriehindret pga. barsel-, forældre-  eller adoptionsorlov.

Hvis du er feriehindret pga. barsels-, forældre- eller adoptionsorlov den 31. december, vil ferie op til 4 uger automatisk blive overført til afholdelse efter endt orlov.

Du skal være opmærksom på, at overført ferie skal afholdes i den efterfølgende ferieafholdelsesperiode ud over den ferie, du også løbende optjener i ferieåret.

Ferie udover 4 uger (op til 5 feriedage) udbetales, medmindre du har aftalt at disse feriedage også overføres til næste ferieafholdelsesperiode.

For særlige feriedage gælder det, at hvis disse ikke er afholdt den 30. april, bliver de overført til næste ferieår.

Ferie skal afholdes i videst mulig omfang, også hvis du har været fraværende i en stor del af ferieafviklingsperioden pga. barsel.

Hvis du er feriehindret på grund af barsel ved ferieafholdelsesperioden afslutning (den 31. december), vil der blive overført op til 4 ugers ferie til den efterfølgende ferieafholdelsesperiode. Ferie udover 4 uger kan enten udbetales eller overføres efter aftale.

Se svaret på ”Hvordan skal jeg forholde mig, når jeg er på barsel?” ovenfor.

Er du forhindret i at afholde din ferie pga. langvarig sygdom, vil ferien op til 4 uger automatisk blive overført til den efterfølgende ferieafholdelsesperiode, hvis du fortsat er fraværende pga. langvarig sygdom den 31. december (ved ferieafholdelsesperiodens udløb).

Ferie udover 4 uger kan udbetales eller aftales overført til den efterfølgende ferieafholdelsesperiode. 

For særlige feriedage gælder det, at hvis disse ikke er afholdt den 30. april, bliver de overført til næste ferieår.

Der gælder forskellige regler for varsling og afholdelse af ferie alt afhængig af, om du selv siger op, eller om du er blevet opsagt/afskediget.

Generelt

Generelt gælder det, at tilgodehavende ferie vil blive afregnet til Ferie-Konto. Særlige feriedage udbetales kontant.
Har du afholdt ferie på forskud modregnes den afholdte ferie, der endnu ikke er optjent, i dit krav på løn og feriebetaling.

Hvis du selv siger op

Hvis du selv siger op, gælder de almindelige regler om varsling og afholdelse, dvs. at restferie og hovedferie kan varsles med hhv. 1 eller 3 måneder. Hvorvidt DTU kan varsle din ferie, afhænger således af, hvornår du opsiger din stilling. Allerede fastlagt ferie, der ligger inden fratrædelsestidspunktet, holdes som planlagt. Dette gælder både for feriedage og særlige feriedage.

Hvis du bliver opsagt/afskediget

Da hovedferie skal varsles med 3 måneder og restferie med 1 måned, afhænger det af dit individuelle opsigelsesvarsel, om DTU kan varsle din ferie i opsigelsesperioden. Der udover gælder der særlige regler i forbindelse med fritstilling mm.

Hvis du stopper for at forlade arbejdsmarkedet

Der gælder særlige regler. Hvis du kan dokumentere, at du forlader arbejdsmarkedet på grund af helbred, alder eller hvis du fraflytter Danmark, udbetaler DTU den optjente ferie til dig kontant. 

Koncern HR skal have dokumentationen inden du forlader DTU.

De særlige feriedage, der ikke er afholdt eller varslet til afholdelse, udbetales altid kontant til dig ved fratrædelse, med mindre du aftaler med din nærmeste leder, at du gerne vil afholde dem inden du fratræder.

Hvis du er ny på DTU og kommer fra en ansættelse et andet sted, hvor du har optjent ferie, kan du have feriepenge fra Feriekonto. Når du afholder den ferie, du har optjent under en tidligere ansættelse, afholder du ferie fra DTU uden løn. Betalingen for ferien, feriegodtgørelse, udbetales fra Feriekonto.

Se mere på www.borger.dk.

Hvis du ikke allerede har oplyst DTU, at du har ferie fra tidligere arbejdsgiver, skal du oprette en sag i DTU Serviceportal.

Hvis du er ny på DTU og har feriepenge med fra A-kassen, som du ønsker at afholde, skal alt optjent ferie fra tidligere arbejdsgiver og optjent ferie fra DTU være afviklet inden.

Opret en sag i DTU Serviceportal, når du ønsker at gøre brug af dine dage fra A-kassen. Husk at skrive hvor mange dage der skal bruges og hvornår dagene ønskes afholdt.

Spørgsmål

Vi oplever udfordringer i Fusion, når medarbejdere går op i arbejdstid. Ferie optjenes som dage ud fra det tidligere timetal, og når medarbejderen går op i tid, medfører afholdelse af de optjente dage en lavere løn i den måned, ferien afholdes. Det giver udfordringer i dialogen med medarbejderne. Findes der en funktion i Fusion, der kan omregne de optjente feriedage, så de tilpasses den nye arbejdstid og dermed undgår lønreduktion ved afholdelse?

Svar

Vi har fuld forståelse for, at det kan være vanskeligt at forklare medarbejderne. Men når ferie er optjent på én beskæftigelsesgrad og afholdes på en anden, skal der laves en lønregulering. Det er ferievejledningen, som fastslår, at optjenings- og afholdelsesgrad skal være identiske – ellers skal ferielønnen reguleres. Se afsnit 5.2.2. i ferievejledningen. Vi har derfor ikke hjemmel til at undlade reguleringen.

Spørgsmål

Når medarbejdere går på orlov, bliver de automatisk ferieafregnet. Det opleves som uhensigtsmæssigt både for instituttet og medarbejderen – især ved korte orlovsperioder. Vi har fået at vide, at medarbejdere ved kort orlov i stedet skal registrere tjenestefri uden løn. Vi har også fået at vide, at HR vurderer i hvert enkelt tilfælde, om det skal være orlov eller tjenestefri uden løn. Hvem foretager denne vurdering, og kan der meldes nogle generelle retningslinjer ud?

Svar

Medarbejdere på barselsorlov ferieafregnes ikke.
Medarbejdere på anden orlov af mere end 1 måneds varighed ferieafregnes i henhold til Ferievejledningen (se afsnit 7.3). Hvis en medarbejder fratræder, og vi ikke kender til en forlængelse eller genansættelse i umiddelbar forlængelse, bliver medarbejderen også ferieafregnet.

Der skal altid søges om orlov, uanset længde, og ansøgningen skal indsendes i god tid, så vi kan nå at standse lønnen korrekt. 
Tjenestefri uden løn må ikke bruges i forbindelse med orlov.
Tjenestefri bruges kun, når en medarbejder aftaler at afholde ekstra frihed ud over det, vedkommende har ret til – typisk korte perioder. Man afholder fx mere ferie, end man har optjent, og betaler selv for ekstra ferie.Vi oplever desværre, at tjenestefri nogle gange anvendes til længere perioder, og at det først opdages ved godkendelse af timesedler. I sådanne tilfælde er der reelt tale om orlov, og der skal derfor indsendes en orlovsansøgning, inden perioden starter.

Forskellen på registreringerne er:

• Tjenestefri uden løn: medarbejderen trækkes i løn.
• Orlov: lønnen stoppes helt under orlovsperioden.

Et problem ved tjenestefri er, at der ikke altid er løn at trække friheden fra, hvis det registreres bagudrettet i timesedlerne. Derfor er korrekt brug af orlovsregistrering vigtig.