10 vigtige krav til udgiftsrapport ved tjenesterejse
For at din udgiftsrapport kan behandles hurtigt og korrekt, er det vigtigt, at alle krav er opfyldt. Her får du et overblik over de vigtigste punkter, du skal huske, når du indsender udgifter i forbindelse med tjenesterejser.
- Oplys sigende formål med udgiften/rejsen.
- Vedhæft gyldige bilag til alle udgifter – kreditkortkvitteringer er ikke gyldig som dokumentation, da der på kvitteringen skal fremgå hvad der er købt.
- Lokal transport og forplejning dækkes af time/dagpengene, hvis der rejses på time/dagpenge. Man kan derfor ikke få refunderet udgifter til lokal transport og forplejning hvis man får time/dagpenge.
- Ved repræsentation/forplejning skal fulde navne på alle deltagere være oplyst. Ved interne arrangementer på DTU er initialer eller afd.-/team-/sektionsnavn + antal deltagere ok.
- Tilføj Agenda/dagsorden/program – EU kræver en forklaring på hvorfor udgiften er relevant for projektet.
- Husk at vedhæfte selve tog-/busbilletten. Har man benyttet rejsekort skal udskriften fra rejsekortkonto vedhæftes, og navnet på rejsekort ejer skal fremgå. Opfyldning på rejsekort refunderes ikke.
- Afholdte udgifter vedrørende en fremtidig rejse tilknyttes en påbegyndt udgiftsrapport, ud- og hjemrejse datoer udfyldes og udgiftsrapporten færdiggøres senest 30 dage efter hjemkomst.
- Kreditkorttransaktioner, som ikke skal betales af DTU, tilknyttes en udgiftsrapport og klassificeres som personlig. Det skal ikke gøres via en udspecificering.
- Udspecificering bruges kun, når en udgift skal deles i en DTU-del og en personlig del, eller skal deles i flere projekter/opgaver.
- Original fly- og hotelbooking gebyr fakturaer fra CWT (se nedenstående eksempel) skal vedhæftes. Original hotelfaktura fra hotellet, som man modtog da man tjekkede ud, skal også vedhæftes til udgiftsrapporten.
