Tjenesterejse kombineret med privatrejse
Du kan godt kombinere en tjenesterejse med privat ferie eller et forlænget ophold, men der gælder særlige regler for, hvordan udgifter og forsikring dækkes på den tjenstlige og den private del af rejsen.
Opdeling af tjenesterejse og privatrejse
Du kan godt kombinere en tjenesterejse med privat ferie eller et forlænget ophold. Det afgørende er, at det tydeligt fremgår, hvilke dage der er tjeneste for DTU, og hvilke der er privat ferie, fordi denne opdeling bestemmer både hvilke udgifter DTU kan dække, hvornår rejseforsikringen gælder, og hvordan rejsen skal afregnes efterfølgende.
Udgifter og afregning
DTU dækker kun udgifter, der vedrører den tjenstlige del af rejsen. Private udgifter og meromkostninger til familie, ledsagere eller forlængede ophold betales af dig selv.
I rejseafregningen skal du dokumentere, hvordan rejsen er opdelt mellem tjeneste og privat med tydelig angivelse af datoer (og eventuelt klokkeslæt). Det er denne dokumentation, der afgør, hvad DTU kan refundere.
Hvis kombinationen af tjeneste- og privatrejse giver en lavere billetpris, kan DTU dække udgiften, men kun hvis besparelsen er dokumenteret.
Forsikring og dækning
DTU’s rejseforsikring dækker kun den tjenstlige del af rejsen. Feriedage eller privat ophold før, under eller efter rejsen skal være dækket af din egen private rejseforsikring.
Medbring DTU’s rejseforsikringskort, udstedt af Europæiske Rejseforsikring (ERV). Kortet kan bruges ved akut sygdom på tjenesterejsen, men ikke på den private del.
Har du en kronisk eller eksisterende sygdom, kan dækningen under tjenesterejsen kræve forhåndstilsagn fra ERV for at være gyldig. Den private del af rejsen er ikke omfattet af DTU’s rejseforsikring, og du skal derfor have egen privat rejseforsikring for den del.