Indkøbsprocesser og roller

Roller og ansvar i indkøbsprocessen tager udgangspunkt i DTU’s indkøbspolitik. Koncernindkøb fastlægger rammer, retningslinjer og aftaler, mens institutter og enheder gennemfører de konkrete indkøb inden for disse rammer. På denne side kan du se, hvordan roller og opgaver fordeler sig i praksis.

Indkøbsprocessen er organiseret på to måder. Nogle indkøb håndteres centralt af Koncernindkøb, mens andre gennemføres decentralt af institutter og enheder. Det afhænger blandt andet af indkøbets type, omfang og om der findes en rammeaftale på området.

Nedenfor kan du se, hvordan indkøbsprocessen er tilrettelagt og hvordan opgaver og ansvar fordeles mellem institutterne/enhederne og AØR, alt efter om den håndteres centralt eller decentralt.

Under hver finder du både en RACI, der viser rolle- og ansvarsfordelingen, og en procesbeskrivelse, der gennemgår forløbet trin for trin.

Decentralt Indkøb

Institutter og enheder står selv for at gennemføre indkøbet inden for DTU’s indkøbspolitik og rammeaftaler. Her er det typisk en rekvirent, indkøbssuperbruger og godkender/projektleder, der samarbejder om opgaven.

Centralt Indkøb

Nogle indkøb håndteres af Koncernindkøb - typisk når der er tale om større, komplekse eller fælles indkøb, som dækker flere institutter eller hele DTU. Koncernindkøb står for udbud, kontrakter og den samlede proces, i tæt samarbejde med de relevante enheder.

Hvad står RACI for?

R - Responsible:
den, der udfører opgaven

A - Accountable:
den, der har det overordnede ansvar for, at opgaven udføres korrekt

C- Consulted:
den, der bidrager med input eller vejledning

I - Informed:
den, der skal informeres, når opgaven er udført