Administration af ferie

På DTU prioriteres medarbejdernes ferieafholdelse højt – dels af hensyn til medarbejderen, dels af hensyn til DTU´s mulighed for bedre økonomistyring. Ferie varsles derfor i henhold til DTU´s ferieretningslinje.

Varsling af hovedferie samt restferie

Ferie kræver planlægning, prioritering og ledelsesmæssig opfølgning. Koncern HR er behjælpelig og understøtter instituttets ledelse i at administrere ferie.

Ferieåret starter den 1. september. Primo oktober sender Koncern HR varslingsmails ud til alle medarbejdere for at varsle hovedferie for den kommende sommer samt varsle restferien, der skal være afholdt senest den 31. december.

Hovedferien varsles afholdt inden for perioden medio juni og medio august i henhold til DTU’s retningslinjer for ferie og særlige feriedage.

Det fremgår af varslingen, at ferien skal afholdes i uge 28, 29 og 30, medmindre den enkelte medarbejder aftaler andet med sin leder.

Det enkelte institut kan selv vælge, hvordan man planlægger afholdelse af hovedferien, så længe institutledelsen sikrer, at der ikke henstår restferiedage ved ferieårets afslutning

Hovedferien skal ifølge ferieloven varsles med tre måneder. Restferien skal ifølge ferieloven varsles med en måned.

I mailen vedr. hovedferien varsles desuden ferielukning på DTU, som er fredagen efter Kr. Himmelfartsdag og hverdagene imellem jul og nytår.

Da ferieåret er 12 måneder (1. september til 31. august) og ferieafholdelsesperioden 16 måneder (fra 1. september år 1 til og med 31. december år 2), kan den ferie, der varsles og anvendes i forbindelse med DTU´s lukkedage mellem jul og nytår enten være ferie optjent i perioden september-november eller være restferie, der er optjent i det nyligt afsluttede ferieår, der skal afholdes inden den 31. december.

Opfølgning

Det er kun feriedage udover 20 dage, der kan aftales overført. Dvs. alt andet ferie SKAL afholdes inden ferieafholdelsesperiodens udløb den 31. december. Den enkelte leder skal derfor løbende holde sig orienteret via Fusion-rapport om medarbejdernes mængde af feriedage, så det sikres, at alle feriedage kan afholdes inden 31. december.

Reminder af hovedferie / varsling af hovedferie for nye medarbejdere og varsling af særlige feriedage

Primo/medio januar sender Koncern HR en mail ud til alle medarbejdere om varsling af ikke afholdte særlige feriedage og en reminder i forhold til hovedferie og lukkedag efter Kr. Himmelfart.

Særlige feriedage kan tidligst varsles fra 1. januar. Særlige feriedage skal varsles med 1 måned og afholdes inden udgangen af april.

Hovedferien blev varslet i oktober måned. Ifølge DTU´s ferieretningslinje kan medarbejderen efter aftale ændre på, hvornår hovedferien skal afholdes frem til medio marts. Koncern HR sender yderligere en varslingsmail til alle medarbejdere i januar. Mailen er at betragte som en reminder for de medarbejdere, der allerede har modtaget en varslingsmail i oktober. DTU kan kun varsle ferie, der er optjent på afholdelsestidspunktet.

Krav til varsling af ferie

En varsling af ferie skal være skriftlig og individuel. En mail modtaget i ens indbakke betragtes som skriftlig og individuel.

Den enkelte medarbejder har mulighed for at få oplyst sin restferie saldo i DTU Fusion.

Institutter og administrative enheder kan trække ferielister for egne medarbejdere i DTU Fusion. 

Opfølgning og registrering af afholdt ferie

På trods af at ferien varsles afholdt i en bestemt periode, er det ledelsens pligt at følge op på, at den enkelte medarbejder får afholdt sin ferie og ikke mindst får registeret ferien i DTU Fusion.

Arbejdsgiver skal kunne dokumentere, at ferien er afholdt over for Arbejdsmarkedets Feriefond, så det er yderst vigtigt, at den afholdte ferie registreres i DTU Fusion. Eventuelle feriedage der står tilbage i DTU Fusion, om de er afholdt eller ej, skal afregnes til Arbejdsmarkedets Feriefond hvert år. Dette gælder for optjent ferie op til 20 feriedage. Hvis medarbejderen har haft en feriehindring og derfor ikke har holdt sin ferie, gælder der andre regler, som du kan læse mere om i afsnittet Overførsel af feriedage i forbindelse med en feriehindring.

Udgiften til afregning af feriedage til Arbejdsmarkedets Feriefond vil instituttet selv skulle afholde.

Overførsel af feriedage

Som det fremgår af de vedtagne retningslinjer for ferie, særlige feriedage og fridage, forventes det, at al optjent ferie og særlige ferie afholdes, og at overførsel af feriedage derfor kun sker undtagelsesvist.

Det er undtagelsesvist muligt at aftale overførsel af maksimalt 5 feriedage.

Anmodning om overførsel skal ske via DTU Fusion. Udover det antal dage der ønskes overført, påføres begrundelse for overførsel og hvornår det er planlagt, at de overførte dage afholdes i det kommende ferieår.

Vær opmærksom på, at når der indgås aftaler om overførsel af den femte ferieuge og/eller særlige feriedage til afholdelse på et senere tidspunkt, vil instituttet få en merudgift, hvis medarbejderen forlader sin stilling inden dagene er afholdt.

Overførsel af feriedage i forbindelse med en feriehindring

Hvis en medarbejder er feriehindret og fortsat er det ved ferieafholdelsesperiodens udløb (31. december), gælder der særlige regler for overførsel af ferie. Feriehindring er f.eks. barsel, anden orlov eller længerevarende sygdom. I denne situation vil ferie op til 4 uger (20 dage) blive overført automatisk til næste ferieafholdelsesperiode. Ferie udover 4 uger (mere end 20 dage) kan aftales overført til næste ferieafholdelsesperiode eller udbetales. Aftalen vedr. 5. ferieuge laves af medarbejderen i DTU Fusion, hvorefter den automatisk sendes til ledergodkendelse og efterfølgende til Koncern HR.

Vær opmærksom på, at overført ferie skal afholdes i den efterfølgende ferieafholdelsesperiode. Medarbejdere, der har fået overført 4 ugers ferie pga. en feriehindring, skal derfor afholde minimum 8 ugers ferie i den næste ferieafholdelsesperiode.

Bortfald af restferie og ikke afholdte særlige feriedage

Når ikke afholdte feriedage er varslet korrekt og der ikke er aftalt overførsel, vil restferie bortfalde pr. 31. december. Dette gælder ligeledes for særlige feriedage, dog blot at disse vil bortfalde den 30. april.

Ferieårshjulet

Det anbefales, at administration af ferie og særlige feriedage forankres hos lederne på instituttet eller anden relevant medarbejder, som løbende holder sig opdateret om, hvilke medarbejdere, der ikke har holdt deres hovedferie inden september og ligeledes restferien inden 31. december samt de fem særlige feriedage inden den 30. april.

Det er vigtigt, at institutledelsen hver september måned følger op overfor medarbejdere, der ikke har afholdt deres ferie i det ferieår, der er afsluttet 31. august. Institutledelsen skal sikre, at medarbejderne får afholdt ferien inden ferieafholdelsesperioden udløber den 31. december samme år.

Lige så vigtigt er det, at ledelsen hver januar danner sig et overblik over, hvilke medarbejdere, der har ikke afholdte særlige feriedage, som skal være afholdt inden den 30. april. Ferieårshjulet og denne vejledning kan være en hjælp til at styre denne administration.