Leverandørkontoudtog og rykkere

Her kan du læse, hvordan leverandørkontoudtog og rykkere håndteres på DTU, hvornår du kan blive kontaktet, hvis der mangler fakturaer eller handling i workflowet, og hvorfor korrekt håndtering er vigtig for rettidig betaling og for at undgå rykkere og gebyrer.

Leverandører sender løbende kontoudtog og rykkere til DTU, når der mangler betaling eller status på fakturaer.

Kontoudtog og rykkere gennemgås og afstemmes af Kreditor og Bogføring.

Gennemgangen viser, om der er:

fakturaer, som ikke er modtaget i DTU’s system
fakturaer, der er modtaget, men som afventer handling

Hvis der mangler fakturaer, indhenter Kreditor og Bogføring dem hos leverandøren.

Hvis en forfalden faktura afventer handling, retter AØR henvendelse til den relevante medarbejder eller enhed.

Hvad betyder det, når en faktura afventer handling?

Når en faktura afventer handling, betyder det, at der mangler noget, før den kan færdigbehandles og betales. Det kan fx være, at:

Varemodtagelse mangler
Den bestilte vare eller ydelse er endnu ikke registreret som modtaget.
Godkendelse mangler
Fakturaen skal godkendes af den relevante person i workflowet.
Afklaring af fakturaens indhold
Der er spørgsmål til pris, mængde eller hvad fakturaen vedrører.
Afklaring af rekvirent eller enhed
Fakturaen er landet hos den forkerte enhed og skal placeres korrekt.
Afventning af kreditnota
Der er fejl i fakturaen, og der er anmodet om en kreditnota fra leverandøren.

Når den manglende handling er på plads, kan fakturaen færdigbehandles og betales.

Kontakt

Karina Sonne Alfastsen Teamleder Afdelingen for Økonomi og Regnskab ksa@adm.dtu.dk