Når din medarbejder skal på barsel

Hvis din medarbejder skulle komme i den lykkelige situation, at der er familieforøgelse i vente eller har planer om afvikling af anden barselsrelateret orlov, skal dette varsles/anmeldes til dig og til  HR.

På DTU Inside og hos HR-konsulenten kan du søge information og få svar på de spørgsmål, der kan opstå i forbindelse med barsel, fødsel, adoption, omsorgsdage mv. 

Orlov til mødre
En kommende mor har ret til lønnet graviditetsorlov i op til seks uger før fødslen og skal varsle dette senest tre måneder før forventet fødsel.

Når medarbejderen har varslet sin graviditets- og barselsorlov i DTU Fusion, skal du via systemet godkende orloven før den sendes til Koncern HR. Når varslingen er registreret, vil medarbejderen modtage et bekræftelsesbrev i sin e-Boks. 

Efter fødslen har medarbejderen (moren) ret til barselsorlov i op til 10 uger. De to første uger heraf har medarbejderen pligt til at holde.

Senest seks uger efter fødslen skal medarbejderen give besked om, hvordan barsels- og forældreorloven ønskes afholdt (se afsnittet om yderligere (forældre)orlov).

Når  HR har fået meddelelsen, får medarbejderen et bekræftelsesbrev via e-Boks på hele orlovsperioden.

Orlov til fædre/medmødre
En far/medmor har, inden for de første 10 uger efter fødslen, ret til fædre/medmororlov i op til to uger.

Når medarbejderen har varslet sin fædre/medmororlov i DTU Fusion, skal du via systemet godkende orloven, før den sendes til Koncern HR. Når varslingen er registreret, vil medarbejderen modtage et bekræftelsesbrev i sin e-Boks. 

Snarest efter fødslen skal medarbejderen oplyse hr-compensation-and-benefits@dtu.dk om fødselsdatoen samt give besked om den præcise periode for afholdelse af fædreorloven. Dette af hensyn til Koncern HR’s søgning af dagpengerefusion.

Fædreorloven skal holdes umiddelbart i forbindelse med fødslen/ved barnets hjemkomst fra hospitalet eller, efter særlig aftale med dig, på et andet tidspunkt inden for de første 10 uger efter fødslen. 

Yderligere (forældre)orlov til mødre og fædre
Senest seks uger efter fødslen skal medarbejderen give instituttet besked, hvis vedkommende vil benytte sig af retten til at holde forældreorlov (op til 32 uger). Instituttet videregiver informationen til  HR.

Medarbejderen modtager en bekræftelse fra  HR på den samlede orlov, der holdes..

Udskydelse af orlov
Hver forældre har ret til at udskyde op til 5 uger uger af de 32 uger, hvis du ønsker at holde dem på et senere tidspunkt.

Ved udskydelse af orlov gælder, at:

• Den udskudte orlov skal holdes, inden barnet er fyldt ni år
• Udskyder medarbejderen orlov, kan medarbejderen ikke samtidig udstrække orloven (til 40 eller 46 uger)
• Retsbaseret orlov skal anmeldes inden for otte uger efter fødslen
• Medarbejderen kan udskyde maks. 5 uger af de 32 ugers forældreorlov
• Den pågældende periode (op til 5 uger) skal holdes i én samlet periode
• Medarbejderen skal give dig og HR besked senest 16 uger før, medarbejderen ønsker at gøre brug af den udskudte orlovsperiode. Afgives varsel ikke rettidigt, kan orloven først holdes, når korrekt varsel er udløbet.

Udstrækning af orlov
Forældreorloven kan udstrækkes til 40 eller 46 uger. Det er ikke muligt at udstrække dagpengene tilsvarende.

Helligdage mv.
Vær opmærksom på, at hvis der i en orlovsperiode ligger helligdage og lignende (f.eks. 1. maj og Grundlovsdag), vil disse dage tælle som orlovsdage, og der ydes ikke kompensation herfor.

Ferie og særlige feriedage
Afholdelse af ferie i forbindelse med orlov skal aftales med  HR og instituttet. Medarbejderen kan ikke afbryde din lønnede orlov for at holde ferie.

Der optjenes ferie og særlige feriedage i hele orlovsperioden.

Refusion
DTU modtager refusion fra Udbetaling Danmark for alle de perioder, hvor der udbetales løn (eneste undtagelse er to af de seks uger, hvor mor kan holde graviditetsorlov).

I samtlige orlovsperioder, hvor DTU udbetaler løn, søges der ligeledes om tilskud fra Barselsfonden. Dette gælder også ved sygdom på grund af graviditet.

Retten til løn
Forudsætningen for at medarbejderen kan modtage løn i orlovsperioder med lønret er, at DTU er berettiget til barselsdagpenge i henhold til barselsloven.

Det er medarbejderens ansvar, at der er dagpenge til rådighed og konsekvensen ved manglende refusion kan være løntræk, forældreorlov uden løn eller afvikling af anden frihed.

Omsorgsdage og tid
Koncern HR registrerer barnets fødselsdato, således at medarbejderen bliver tilskrevet omsorgsdage.

Kontakt til medarbejdere på orlov
Husk, at medarbejdere, der er på orlov, skal tilbydes en lønsamtale på lige fod med øvrige medarbejdere. 

Yderligere oplysninger
Du kan læse mere på de relaterede sider og links.